LA CAISSE ET LES PROCEDURES DE …

1 35 LA CAISSE ET LES PROCEDURESDE DECAISSEMENTS/ENCAISSEMENTS / CP2D finitionLa caisseLa CAISSE est l endroit o est entrepos l argent en esp ces d une structure, elle doit tre sous scell s. L argent disponible ne sert th oriquement qu financer les d penses de faible de sorties de CAISSE (ou autorisations de d caissement)Le bon ou re u de sortie de CAISSE est le document pr -num rot et tabli par le caissier qui atteste de l accord donn par les personnes habilit es pour la r alisation de l achat. Ces autorisations de d caissement sont indispensables car tout paiement (ou remboursement) par la CAISSE doit au pr alable avoir t autoris.

2 NB : Des fiches d autorisation de d pense doivent aussi tre utilis es pour les d penses en ch que ou carte bancaire. Bons d entr es de caisseLe bon ou re u d entr e de CAISSE est le document pr -num rot tabli lors de chaque mise disposition des ressources par le responsable financier ou le comptable aupr s du caissier est constat e par les bons d entr e de CAISSE sign s par le caissier et le responsable financier ou le comptable . ObjectifsLa caisseDisposer d une CAISSE sous scell s permet de subvenir aux menues d penses quotidiennes correspondant aux besoins court terme de l u de caisseLe bon de sortie accompagn de l autorisation de d pense permet de retracer son circuit de validation et d ligibilit.

3 ConditionsLa caisseLa tenue de la CAISSE fonctionne selon les principes suivants : Principe d organisation : qui contraint toute structure d finir les t ches, les pouvoirs et les responsabilit s ainsi que les circuits de cheminement de l information, les proc dures et les instructions relatives au traitement des donn es comptables. Principe de s paration des fonctions incompatibles : de sorte permettre un cloisonnement qui prot ge le patrimoine de l organisation. Principe de contr le r ciproque : crois et permanent de la tr sorerie afin de minimiser autant que possible les risques d erreur, d omission et de malversation financi de sorties de caisseDe l autorisation de d pense la sortie de CAISSE : L autorisation de d pense est un document tabli par le demandeur et qui doit tre vis par au moins son sup rieur hi rarchique et le comptable .

4 Sur la base de l autorisation de d pense le caissier tablit un ordre de d caissement et le fait viser au b n technique / CP2 36 Fiche technique / CP2 L autorisation de d pense doit tre accompagn e des pi ces justificatives et comprendre les l ments suivants : l identit du demandeur, le montant total de la d pense pr vue, l `objet de la d pense, le nom du projet correspondant, les signatures (celle du demandeur et celle de la personne habilit e autoriser la d pense). Les pi ces justificatives doivent tre num rot es et class es m thodiquement d s leur enregistrement dans le suivi de CAISSE (cf. fiche CP11). Le journal de CAISSE et les pi ces justificatives sont conserv s par le comptable .

5 Les avances de fonctionnement doivent tre g r es de fa on rigoureuse (cf. fiche CP 14)L ligibilit des d penses (ces r gles s appliquent toute d pense quel que soit le mode de paiement)Une d pense est qualifi e d ligible, c est- -dire valable, lorsque : elle est pr vue au budget, elle est conforme au budget, c est- -dire dans les normes budg taires, elle est faite en conformit avec les r gles dict es dans le manuel des proc dures (ex : les proc dures d achat et de mise en concurrence des fournisseurs potentiels), elle est appuy e par une pi ce justificative probante (ex : la facture tablie en bonne et due forme cf. fiche CP5), elle est faite dans le cadre et l int r t de la d pense qui ne respecte pas ces crit res n est pas ligible, donc d pense sans contrepartie r elle de biens et services est consid r e comme un cas de malversation financi d entr es de caisseLors d encaissements, le caissier tablit un bon de CAISSE pr -num rot auquel est joint.

6 Soit le bordereau de retrait bancaire ou la photocopie du ch que dans le cas de retrait de fonds provenant de la banque, soit le re u d entr e de CAISSE provenant d une AGR ou des cotisations des membres ou des dons, des services payant (contribution des b n ficiaires). Tout fonds retir la banque doit d abord tre vers dans la CAISSE pour l tablissement du bon d entr e de CAISSE avant d tre utilis .Les entr es en CAISSE doivent tre notifi es dans le journal de CAISSE . RecommandationsLa CAISSE Il est fortement recommand de disposer d une CAISSE unique (par site ou tablissement) afin de faciliter les r gles de son fonctionnement et ainsi mieux garantir les op rations de contr le.

7 En l occurrence, la multiplication des caisses par bailleur est viter. Dans la mesure du possible, en fonction de la taille de l association et du volume des op rations trait es, l utilisation de la CAISSE doit tre limit e car elle comporte davantage de risques et d incertitudes que l utilisation d un compte. Le caissier doit effectuer des versements la banque lorsque sa CAISSE atteint un montant maximum fix l `avance. Faire des contr les inopin s et des inventaires p riodiques de CAISSE . ImplicationsLes proc dures li es la gestion de la CAISSE et aux autorisations d encaissements et de d caissements doivent tre pr d finies et valid es en interne.

8 Bancaire. A ce titre, il est souhaitable de d terminer un seuil plafonnant les d penses par CAISSE et de favoriser les paiements par ch ques ou virements. Il est pr f rable galement de ne pas laisser des sommes trop importantes en CAISSE . 37 Fiche technique / CP2 Demande de d caissement < 50 000 CFAn Date: Demandeur (nom + signature ) B n ficiaire: D tailIntitul sMontantBailleurLigne budg taire* TOTAL :Total en lettres : Autorisation de d date + signature Cash : A payer avant le.

9 comptable (pour ch ques) Virement : Ch que : n de ch que : Re uReceveur(s)nom(s)+ identit montantsignature(s)Pour acquit Date: CaissierDate + signature Exemple2 bons de sorties de CAISSE :1 pour les sorties < 50 000 CFApour les sorties > 50 000 CFA 38 Fiche technique / CP2 Demande de d caissement > 50 000 CFAn Date: 1 Demandeur (nom + signature ) B n ficiaire: D tailIntitul sMontantBailleurLigne budg taire* TOTAL :Total en lettres : Autorisation de d caissement2 Resp.

10 Service 3 RAF 4 Resp. comptabledate + signature Cash : A payer avant le : 5 Comptables 6 coordo (pour ch ques) Si > 100 000 Virement : Ch que : n de ch que.