ORGANISATION COMPTABLE - PLANETE EXPERTISES

1 ORGANISATION COMPTABLE PLANETE EXPERTISES SARL ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 2 INTRODUCTION GENERALE La comptabilit doit tre absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef d entreprise, mais aussi, et c est primordial, parce qu elle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis vis de tous les tiers avec qui l entreprise est en relation. Elle est donc soumise des obligations l gales strictes, et elle doit tre organis e de fa on faciliter le travail d enregistrement, d tablissement des tats annuels de synth se et de contr le. Il en r sulte : sur le plan juridique : l obligation de tenir certains livres et d appuyer les critures comptables sur des pi ces justificatives sur le plan organisationnel : de pr voir une ORGANISATION et des proc dures permettant de respecter les r gles juridiques.

2 Il doit de plus tre possible d examiner et contr ler la validit d un enregistrement en la comparant avec la pi ce de base ou la pi ce r capitulative. De s assurer de la concordance entre les op rations saisies dans les journaux et les comptes du Grand-livre ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 3 1 re Partie : L ORGANISATION DE LA COMPTABILITE Tous les partenaires de l entreprise tels que les clients, les fournisseurs, les banquiers, l Etat, les investisseurs, les pr teurs, etc. trouvent en comptabilit g n rale une source d information irrempla able. Elle leur permet de s informer sur la situation financi re de l entreprise et ses r sultats. Vu son caract re important et l gal, la comptabilit g n rale ne peut se faire selon la fantaisie de chacun, elle est r glement e et fait l'objet de dispositions l gales.

3 C'est pour cette raison que dans beaucoup de pays, la comptabilit des entreprises a donn lieu une normalisation dans le but d harmoniser la pr sentation des tats de synth se, les m thodes comptables et la terminologie utilis e. C'est ainsi que le l gislateur a d fini une m thodologie selon laquelle l'entreprise peut tenir sa comptabilit pour arriver aux objectifs vis s par la normalisation COMPTABLE , l' ORGANISATION COMPTABLE . L objectif de l ORGANISATION COMPTABLE pr conis est de d finir l architecture mat rielle l gale qui garantie la fiabilit et l'homog n it des informations. Cette ORGANISATION doit remplir les obligations formelles suivantes: a. Saisir et traiter tout fait, v nement ou situation n e dans l exercice de mani re exhaustive Toutes les op rations qui affectent le patrimoine d une entreprise doivent tre "enregistr es, chronologiquement, op ration par op ration et jour par jour".

4 I LES OBJECTIFS DE L' ORGANISATION DE LA COMPTABILIT ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 4 Ces enregistrements doivent tre "port s sous forme d critures sur un registre d nomm livre- journal ". b. R capituler les r sultats de ces traitements de fa on claire et sans compensation entre eux Tout enregistrement COMPTABLE doit pr ciser : L origine, le contenu, et l imputation du mouvement ainsi que les r f rences de la pi ce justificative qui l appuie. Les op rations de m me nature r alis es en un m me lieu et au cours d une m me journ e peuvent tre r capitul es sur une pi ce justificative unique. De m me les mouvements et informations doivent tre inscrits dans les comptes ou postes ad quats, avec la bonne d nomination et sans compensation entre eux.

5 C. Organiser les op rations d inventaire de fin d exercice La dur e de chaque exercice COMPTABLE est de douze mois. Exceptionnellement, elle peut tre inf rieure cette dur e pour un exercice donn . Les l ments actifs et passifs de l entreprise doivent faire l objet d un inventaire au moins une fois par exercice, la fin de celui- ci. A cette fin, le l gislateur a mis en place : L obligation de l inventaire annuel par l entreprise de tous ses l ments actifs et passifs valu s selon la loi. Cet inventaire est transcrit sur un livre appel livre d inventaire. Le principe de rattachement des charges et des produits l exercice qui les concerne et celui- l uniquement. d. Garantir la sinc rit et la fiabilit de ces traitements depuis leur origine jusqu leur aboutissement aux tats de synth se. La loi a pr vu une s rie de r gles aptes garantir la transparence et la fiabilit des enregistrements comptables, leur traitement et la pr sentation fid le de leurs traductions aux tats de synth se : ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 5 i.

6 Le livre journal et le livre d inventaire sont c t s et paraph s par le greffe du Tribunal de 1 re instance dont d pend l entreprise. ii. Ces documents doivent tre tablis et tenus sans blanc ni alt ration d aucune sorte. iii. Les documents comptables et les pi ces justificatives sont conserv s pendant dix ans . iv. Sauf circonstances exceptionnelles, les tats de synth se sont tablis au plus tard quatre mois apr s cl ture de l exercice ; la date effective de leur tablissement est fix e au 30 Avril de chaque ann e. En r sum , l' ORGANISATION COMPTABLE doit permettre: La description du syst me COMPTABLE et des proc dures; L'identification, la classification et la conservation des documents de base et des pi ces justificatives; L'exhaustivit de la saisie des informations; La continuit de traitement allant de l'enregistrement de base aux tats de synth se; Le respect des r gles de fonctionnement des comptes et d' tablissement des tats de synth se; Les corrections d'erreurs.

7 L' ORGANISATION de la comptabilit suppose l'adoption d'un plan de comptes, le choix de supports et la d finition de proc dures de traitement . Toute entreprise doit satisfaire aux conditions fondamentales suivantes de tenue de sa comptabilit : Tenir la comptabilit en monnaie nationale ; II LES R GLES FONDAMENTALES DE L' ORGANISATION DE LA COMPTABILIT ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 6 Employer la technique de la partie double garantissant l' galit arithm tique des mouvements "d bit" et des mouvements "cr dit" des comptes et des quilibres qui en d coulent; S'appuyer sur des pi ces justificatives dat es, conserv es, class es dans un ordre d fini, susceptibles de servir de moyen de preuve et portant les r f rences de leur enregistrement en comptabilit ; Respecter l'enregistrement chronologique des op rations.

8 Tenir des livres et supports permettant de g n rer les tats de synth se pr vus par la BCEAO.; Permettre un contr le COMPTABLE fiable et pr ventif des erreurs et des fraudes afin de prot ger le patrimoine; Contr ler par inventaire l'existence de la valeur des l ments actifs et passifs; Permette pour chaque enregistrement COMPTABLE d'en conna tre l'origine, le contenu, l'imputation du mouvement, la qualification sommaire ainsi que les r f rences de la pi ce justificative qui l'appuie. Le syst me d enregistrement de base de la comptabilit est constitu par : Un manuel d ORGANISATION COMPTABLE d crivant les proc dures et l ORGANISATION COMPTABLE lorsqu il est n cessaire la compr hension du syst me de traitement et la r alisation des contr les. Ce document est conserv aussi longtemps qu est exig e la pr sentation des documents comptables auxquels il se rapporte.

9 NB : Le manuel d ORGANISATION COMPTABLE est obligatoire pour les entreprises Un plan COMPTABLE qui r pond aux sp cificit s de l entreprise III LES SUPPORTS DE L' ORGANISATION COMPTABLE ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 7 Le livre journal qui est un registre c t et paraph , par le greffier du tribunal de premi re instance, dans lequel les op rations effectu es par les entreprises sont enregistr es chronologiquement. Le grand-livre qui est constitu par l ensemble des comptes individuels et collectifs. Chaque compte fait appara tre distinctement le solde au d but de l exercice, le cumul des mouvements d bits , celui des mouvements cr dits depuis le d but de l exercice (non compris le solde initial) et le solde la fin de p riode.

10 La balance, tat r capitulatif faisant appara tre pour chaque compte, le solde d biteur ou le solde cr diteur au d but de l exercice, le cumul des mouvements d biteurs et le cumul des mouvements cr diteurs depuis le d but de l exercice, le solde d biteur ou le solde cr diteur calcul s en fin de p riode. Elle constitue un instrument indispensable du contr le COMPTABLE . Le livre d inventaire qui est un support dans lequel sont transcrits le bilan et le compte des produits et charge de chaque exercice. Il est c t et paraph par le greffier du tribunal de premi re instance. Les proc dures d enregistrement Toute op ration COMPTABLE est traduite par une criture affectant au moins deux comptes dont l un est d bit et l autre est cr dit d une somme gale (principe de la partie double) selon les conventions suivantes : Les comptes d actif sont mouvement s au d bit pour constater les augmentations et au cr dit pour constater les diminutions ; Les comptes de passif sont mouvement s en sens inverse des comptes d actif ; IV LES PROC DURES D'ENREGISTREMENT ET DE traitement ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 8 Les comptes de charges enregistrent au d but les augmentations, et exceptionnellement les diminutions au cr dit.