La Rédaction Administrative

1 La R dactionAdministrativeElabor parMrAMMARIALILAR E D A C T I O NA D M I N I S T R A T I V EAMMARI Ali, ancien Moniteur de comptabilit , Adjoint Administratifet Financier, Directeur de CFPA,Inspecteuradministratifet Financier, et Directeur de REDACTION ADMINISTRATIVEA vant-propos:Pour comprendreles particularit s du style et de l criture Administrative , lad finition et la finalit doivent tre rappel termeadministrationsignifie aider, fournir, prononcer, diriger, c est aussil ensemble des services et des agents constituant les autorit s publiques. Celles-ci sontcharg es d assurer le (bon) fonctionnement des services publics. Cequis appuie sur )-La notion depuissance publique(les moyens) renvoie aux actes del administration. Ces actes constituent les pr rogatives (d cisions) et n cessitent une certainesolennit d une prudence dans les formulations, afin de d fendre l int r t g n )-La notion deservice public(le but) va au-del en se distinguant des autresactivit s par le fait que l administration est un service public.

2 Autrement dit, elle est au servicede la collectivit et vise satisfaire l int r t g n n cessite, donc, une neutralit , un respect, une courtoisie et une objectivit vis- -visde l ensemble des pr sent travail est le fruit d une exp rience acquise durant une carri red enseignement, de gestion et d ai group les sujets trait s au tour d un certain nombre de situationscourantes choisies et m thodiquement class sujettrait est analys au double point de vue du fond et de la analyse sert de base une s rie d exercice de r daction de lettres LAREDACTION Administrative (CORRESPONDANCE) et r le de lacorrespondance:Lar dactionjoue un r lemajeur dans toute administration ou entreprise. Bien con ue,elle contribue activement saprosp rit . Elle est la relation crite au sujetsd op rationsadministratives (ou commerciales) entre administratifs et d autres services administratifs,commerciaux,industriels,e ntre unepersonne et une administrationou encore entre effet, la r ception du courrier, sonenregistrement,sonexploitation, la suite luidonner et sonclassement en sont les phases correspondance consid r e comme messag re aupr sdes correspondants d uneadministration ou d une entreprise, la lettre doit inspirer confiance.

3 Elle le fera gr ce son aspectext rieur, la c l rit apport e r pondre. Quant au fond,on y appr ciera le sens administratif traduiten un style soign , bien adapt aux s souvent encore trait e comme une activit mineure, la correspondance s affirmepartout o l on a compris que la productivit tait conditionn e et tributaire des rapports avecl ext constitue, avant tout, une conomie de temps. C est l un avantage capital. Qu ils agisse de renseignements demander ou donner, de commande passer, d uneop ration r aliser,c est la lettre qui permet d agir de fa on avantageuse, en pargnantauxpersonnestout d placementon reux et toute perte de temps. Par cons quent une conomie d argent aussi, tant il est vrai qu unelettre bien r dig e suppl e und placement co teux.

4 C est elle qui touchera le destinataire sonadresse, dans son bureau, son atelier ou son magasin o elle ne risque pas de trouver porte est encore la lettre quiremplacerala personneet dans tous les cas confirmera toutentretien t l phonique de quelque une lettre, chaque terme doit tre pes , m dit . Par elle, l exp diteur vitera desengagements d savantageux comme on risque d en prendre facilement au cours d un entretien est elle encore qui, dans certains cas, vitera des propos trop vifs au cours d une conversation et quel on regrette ensuite, souvent trop , la correspondance permet de constituer des monographies des affairesoud op rationstrait es et garantit de ce fait un contr leefficace, une vue nettedesrelations avecl ext toute quit , il convient, cependant, de ne pas passer sous silence les insuffisances dela correspondance.

5 Il est vrai que rien ne vaut un entretien verbal face son interlocuteur et dont toutela lettre n est que le faible reflet sous l effet de l absence du ton, du regard et du geste. Il est, en outre,bien probl matique de pr voir et mesurer toutes les r actions du lecteur alors qu au cours d un change de vues verbal les interlocuteurs peuvent se plier l volution de l entretien avec tous sesal , l entretien est assujetti aux contingences(possibilit qu une chose peutarriver ou pas) locales; m me par t l phone il ne peut, dans tous les cas, atteindre le but vis . La lettreintervient alors pour suppl er cet entretien, pour pr ciser, compl ter etconfirmer les engagementspris de l expression crite:L expression crite, comme l expression orale, d veloppe diff rentes aptitudes, en effet:a)-Oser s exprimer en trouvant ses id es (notion de fluidit mentale) et ses mots(notion de fluidit verbale);b)-Organiser sa pens e, lui donner une logique d expression;c)-Effectuer des synth ses, avoir une pens e concise pour donner plus d efficacit l expression;d)-Adopter son expression (dimension relationnelle de l expression).

6 , pour quoi faire?:a)-Pourinformer, pour expliquer, c est- -dire faire conna tre et faire comprendrequelque chose quelqu un;b)-Pour questionner, poursolliciter (lettre de demande);c)-Pour argumenter, c est- -dire justifier un avis, une d cision;d)-Pour attribuer, pour refuser, pour confirmer, pour notifier (lettre de r ponse);e)-Pour contraindre, pour sanctionner, s agira, donc, dans un premier temps, de d terminer son ou ses objectif (s) decommunication puis dans un second temps, d identifier le document ad quatpour enfin r diger enstructurant son discours et en fonction de codes et conventions (dispositions r glementaires) documents finition:Le document quivaut un renseignement crit (du latin docere qui signifieinstruite). rents types de correspondances:a)-Correspondance personnelle(Expression libre);b)-Correspondance Administrative (Expression contr l e);c)-Correspondance commerciale(Expression contr l e).

7 Distingue trois domaines dans la hi rarchie des textes:a)-L gislatif(trait s, constitutions, lois, ordonnances);b)-R glementaire(D crets,arr t s, ils constituent le fondementet cadre l galde l administration)-2-c)-D application(Instructions, circulaires, notes, l arr t peut l tre). graphique des services de l Etat:L organisation graphique des services de l Etatest applicable dans l ensembledesservices d concentr s et d tablissements pr cise la transplantation territoriale de l organisation gouvernementale etles r gles g n rales de pr sentation des pr sentations ci-apr s des documents administratifs s appuient et illustrentcette LETTRE s d une bonne lettre:La lettre a pour missiond atteindre un but similaire celui qui est vis par toutentretien d affaires. En tant qu missaire d une administration ou d une entreprise, elle saura plaire parsa pr sentation, usez de termes pr cis, courtois et mod r exigera donc: Une bonne pr sentation:Sobri t dans l ordonnance g n rale et une dispositionagr able; Une pr cision et une clart :Dire exactement ce dont il s agit en mentionnant les d tailsindispensables, grouperles id es dans un ordre logique, rechercher la nettet et lenaturel dans l expression; Une concision:Ne dire que ce qui est n cessaire, viter toute prolixit (phrasecontenant un grand nombre de mots) ou circonlocution oiseuse (qui exprime unepens e de mani re indirecte ou impr cise).

8 Les r gles d ordre stylistiquequi pr valent en langue fran aise restent valables au m metitre que celles de la syntaxe et de la style:La plupart des lettres courantes,en correspondance, pr sentent un style impersonnelpuisqu en raison de la fr quente r p tition des m mes faits, il s est form pour les exprimer, toute unes riede tournures de phrases sp ciales qualifi es de phras ologie Administrative ou commerciale. Ellesne doivent, cependant, jamais tre contraires aux r gles de la syntaxe ou du bon go bien des cas, pourtant, le correspondancier devra user de qualit s de style qui nepeuvent s acqu rir que par la lecture approfondie d uvres litt raires. Comment, par exemple, faireappr cier ou amener le lecteur sans le heurter modifier son point de vue sur un objectif d termin ,concilier fermet et courtoisie sans avoirrecours certains artifices litt raires?

9 Enfin, n oublions pas que des qualit s de tact et de bon sens sont indispensables si la-3-lettredoitrendreder l tudedustyleuneconnaissance approfondie desdiff rentesphases de la vie d une administration ou d une entreprise, de bonnes aptitudes de saisie, laconnaissance d une ou de plusieurs langues trang correspondance, il faut viter le style t l graphique (la t l graphie est un syst me quipermet de transmettre rapidement et au loin des nouvelles), souvent, la compr hension du texte pr te :1)-La peur des chinois fit trembler lemonde;2)-Pendez pas retenir ou se souvenir qu en cas decontestation la lettre peut faire foi devantles tribunaux, et que toute lettre engage son signataire et qu elle est le reflet d un BRUYERE A DIT:Tout crivain, pour crire nettement, doit se mettre la place de ses lecteurs,examiner son propre ouvrage comme quelque chose qui lui est nouveau, qu il lit pour la premi re sentation de la lettre:Toute administration ou entreprisesoucieuse de se faire appr cier utilise du papier en-t te.

10 On choisira du papier de bonne qualit , d un grammage pas trop l ger, g n ralement blanc. C estl une question de go t et d l mise en page de la lettre passe, obligatoirement, par l organisation de votre lettredans l espace de la page et les typographies (caract res mobiles d imprimerie) contribuent plus qu onne le croit la compr hension du pr sentation de la lettre a, donc, une grande importance puisqu elle doit faireressortir des indices visuels qui guideront et faciliteront la lecture de l usager;En effet, la lettre est un espace organiser, d abord, en veillant limiter de pr f rencel ensemble de la lettre une seule page de format la mesure du possible, essayez d organiser la page de format A4 de la mani resuivante:a)-L en-t te occupera le un quart (1/4) sup rieur de la page;b)-Le corps occupera lamoiti centrale de la page.