Le dossier du mois Le fichier des écritures comptables

1 Le dossier du moisD C E M B R E 2 0 0 9N 36729 RFComptableM A I 2 0 1 4N 41629 RFComptableLe fichier des critures comptablesMarc Lamort de Gail, expert comptable, associ IncivoObligation de pr sentation du FEC en cas de v rification de comptabilit Nature de l obligation 31 Les contribuables concern s 31 P riode couverte par les FEC remettre 35 Exercices partir desquels le nouveau format du FEC est exig 35 Les sanctions pour d faut de transmission du FEC 35 Format et contenu du FEC Exigences r glementaires sur le format 37 fichier unique, fractionnable sous condition 37 Le contenu du FEC 38 Fourniture d un descriptif d taill 44 Les difficult s pratiques de constitution du FEC Disponibilit des champs du FEC variable selon les r gles comptables appliqu es 45 Difficult s d organisation du FEC li es au SI et l organisation comptables 46 L extraction et la constitution informatique du FEC 49 Nos r ponses aux probl matiques sp cifiques rencontr es 52L exploitation du FEC par le v mais aussi par l entreprise et son conseil Le FEC dans la proc dure de contr le fiscal 58 Les outils d analyse de donn es accessibles aux entreprises 60 Les contr les pr ventifs du FEC par les contribuables 60 Les apports du FEC pour

2 Le contribuable 631234Le fi chier des critures comptablesLe fi chier des critures comptablesLe fi chier des critures comptablesM A I 2 0 1 4N 416 RFComptable30 Les enjeux li s l obligation de remettre, en amont des contr les fi scaux, le FEC sous le format d fi ni par l arr t du 29 juillet 2013 sont importants. Attention, les tol rances de l administrationpour 2014 ne seront pasreconduites !Depuis janvier 2014, pour les contribuables soumis une obligation de tenue de compta-bilit , et qui le font avec l informatique, les v ri-fi cations de comptabilit d butent par la remise d un fi chier des critures comptables (le FEC ) des exercices soumis contr le (CGI art. 54 ; LPF art. L.)

3 13, L. 47 A-I et A. 47 A-1 modifi par l arr t du 29 juillet 2013). Le contribuable qui n est pas en mesure de fournir un FEC conforme aux exigences de l administration dans les d lais requis encourt des sanc-tions. Les enjeux li s cette nouvelle obligation sont donc importants. Avec cette pr sentation de la comptabilit sous format d mat rialis , qui initie d sormais les contr les fi scaux, la l gislation fran aise se rapproche de la m thode de contr le allemande (IDEA1). Avec le FEC, le v rifi ca-teur peut soumettre l ensemble des critures une analyse de coh rence l aide de logiciels d analyse de donn es, afi n de pr parer le contr le fi scal proprement dit. Si le v rifi cateur le juge utile, il pourra ensuite proc der un contr le fi scal des comptabilit s informatis es (CFCI), au cours duquel seront r alis s des traitements de donn es informatis es (LPF art.

4 L. 47 A-II).La DGFiP a r cemment pr cis ses exigences en mati re de : proc dures de rectifi cation et d imposition d offi ce dans le cadre du contr le des comptabilit s informatis es (BOFiP-CF-IOR-60-40) ; pr sentation de la comptabilit par la remise d une copie des FEC (BOFiP-CF-IOR-60-40-10) ; format obligatoire des FEC (BOFiP-CF-IOR-60-40-20) ; mise en uvre de traitements informatiques (BOFiP-CF-IOR-60-40-30).Elle offre, de plus, aux contribuables un service de questions / r ponses sur le site . Enfi n, les contr les fi scaux initi s au 1er trimestre 2014 ont t l occasion d appliquer cette nouveaut , r v lant beaucoup de diffi cult s pratiques. Ce dossier a vocation faire un point d tape pour aider les entre-prises et leurs conseils constituer leurs FEC et les A I 2 0 1 4N 41631 RFComptable1 Obligation de pr sentation du FEC 1 Obligation de pr sentation du FEC en cas de v rifi cation de comptabilit Depuis d but 2014, la nouvelle obligation la charge des entreprises et de leurs conseils est dans la repr sentation obligatoire, lors d une v rification de comptabilit , des documents comptables par la remise d une copie des fichiers des critures comptables (FEC), telles que d finies par le PCG.

5 Elle est assortie de lourdes DE L OBLIGATIONL orsque la comptabilit est tenue au moyen de syst mes informatis s, le contribuable satisfait l obligation de repr sentation des documents comptables (CGI art. 54) en remettant au d but des op rations de contr le, sous forme d mat rialis e r pondant aux normes d fi nies l article A. 47 A-1 du livre des proc dures fi scales, une copie des fi chiers des critures comptables d fi nies aux articles 420-1 et suivants du PCG (LPF art. L. 47 A-I).Les documents vis s par l obligation de pr sentation de la comptabilit correspondent tous documents comptables , inventaires, copies de lettres, pi ces de recettes et de d penses de nature justifi er l exactitude des r sultats d clar s (CGI art.)

6 54). LES CONTRIBUABLES CONCERN SPrincipeL obligation de pr sentation du FEC couvre le m me champ d application que celui de la proc dure de v rifi cation de comptabilit (LPF, art. L. 13).Seuls en sont exclus : les contribuables tenant une comptabilit manuelle ; les entreprises agricoles au r gime du les contribuables soumis l obligation de tenue de comptabilit , qui le font sur informatique, et une obligation de pr sentation de leurs documents comptables , sont vis s. NOTION DE COMPTABILIT INFORMATIS E Pour l administration fi scale, une comptabilit est dite informatis e , d s lors qu elle est tenue, m me partiellement, l aide d une application informatique ou d un syst me informatis (BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40- 30-13/12/2013).

7 Peu importe qu il s agisse ou non d un progiciel, ou d un module d ERP, d di la comptabilit . L utilisation d un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte) suffi t la qualifi cation d enregistrement comptable informatique se d fi nit, quant lui, comme une partie d une criture comptable comportant plusieurs donn es reli es logiquement entre elles pr cisant, pour un seul montant, sa date de valeur, son origine, son compte d affectation, son d bit et son cr dit ainsi que ses r f rences la pi ce justifi cative (BOFiP-CF-IOR-60-40-10- 80-18/02/2014).Le fi chier des critures comptablesLe fi chier des critures comptablesLe fi chier des critures comptablesM A I 2 0 1 4N 416 RFComptable32Le contexte d introduction du FEC : de l option l obligation Avant que le dispositif ne soit modifi partir de 2014 par la loi de finances rectificative pour 2012, les contribuables (LPF art.)

8 L. 47 A dans sa version ant rieure la modification par l article 14 de la 3e LFR pour 2012) : soumis une obligation de tenue de comptabilit et de pr sentation de leurs docu-ments comptables , sur r quisition de l administration, et tenant leur comptabilit sur syst me informatique,avaient la facult , depuis 2007, de remettre aux agents une copie des fichiers des cri-tures comptables sous forme d mat rialis e, dans un format non propri taire, exploi-table par l mesure tait pr sent e comme destin e faciliter la phase de prise de connais-sance de la comptabilit , afin d all ger le temps de pr sence du v rificateur dans l en-treprise (BOFiP-CF-IOR-60-40- 50-12/09/2012). Ainsi, les grandes entreprises entrant dans le champ de comp tences de la DVNI pouvaient d poser leur livre-journal via le portail Internet d di Altoweb.

9 L objectif affich par la DGFiP tait de v rifier la coh rence comptable ( quilibre des critures, coh rence avec la liasse fiscale).Le logiciel permettait d j de trier ou s lectionner des critures, l aide de crit res comme la date d criture, le num ro de compte g n ral utilis , le libell de l criture, le num ro de compte du PCG ou le num ro de r f rence de la pi ce justificative. N anmoins, cette option n a pas rencontr le succ s escompt par l administration. En pratique, les v rificateurs et les BVCI demandaient syst matiquement la communica-tion du livre-journal sous format d mat rialis au d but d un CFCI, ce qu acceptaient plus de 80 % des entreprises. Toutefois, certaines tentaient de complexifier la t che des contr leurs en remettant ces informations sous forme d impression papier du livre-journal.

10 Ce faisant, elles ne respectaient ni la loi ni la doctrine de l administration (BOFiP-CF-IOR-60-40- 30-12/09/2012). Cette facult est devenue une obligation de transmission d mat rialis e du FEC dans un format permettant son analyse, avec des sanctions lourdes la cl .Cette obligation s applique aussi bien lors d un contr le inopin , qui se transforme par la suite en v rification de comptabilit , que lors d un contr le fiscal d clench par envoi d un avis de v rification. Elle a t tendue tous les contribuables soumis par le CGI l obligation de tenir et de pr senter des documents comptables , quels que soient leur activit ou leur r gime d imposition, ou leur taille. Sont en effet galement vis es les entreprises non commerciales (BA, BNC), qu elles tiennent une comptabilit de droit commercial ou de tr sorerie, et les TPE y sont te-nues comme les grandes A I 2 0 1 4N 41633 RFComptableLes entreprises concern esD s lors qu elles tiennent leur comptabilit sur informatique, sont donc concern es : les entreprises industrielles et commerciales soumises un r gime r el d imposition, normal ou simplifi ; les entreprises soumises au r gime du micro BIC.