LES DIFFÉRENTS TYPES D’ÉCRITS

1 LES DIFF RENTS TYPES D' CRITS. Introduction Les administrations de l' tat sont, chacune, au centre d'un vaste r seau de relations avec les usagers, les lus, les collectivit s territoriales, les syndicats, les associations ou groupements divers, les autres services publics. Ces communications prennent diff rentes formes : orales bien s r, mais aussi crites. Elles permettent de constituer la m moire des services, de fixer des l ments de certitude, de fonder des d cisions. La lettre administrative et la note font partie des crits utilis s le plus couramment. Elles sont regroup es sous le terme de courrier . Pour tablir un panorama g n ral des moyens d' change de l'administration, il faut les resituer au sein de la typologie des diff rents crits. Le courrier : lettre et note propos de la lettre, la d finition du Petit Robert pr cise: crit que l'on adresse quelqu'un pour lui communiquer quelque chose . OBJECTIFS DE LA LETTRE ET DE LA NOTE. Une lettre est utilis e: - pour informer.

2 - pour r pondre une demande de renseignements ;. - pour demander des renseignements ;. - pour demander l'ex cution d'un travail ;. - pour faire des propositions (en vue de r gler une affaire, par exemple). Une note est utilis e: - pour donner des indications sur un travail effectuer;. - pour transmettre des instructions de port e g n rale l'int rieur de l' cole. - pour r sumer un ensemble de dossiers compos s de textes r glementaires (lois, d crets, arr t s, circulaires, ) afin de faire le point sur une question ou l'expliciter. Les diff rentes formes de la lettre La lettre administrative est utilis e pour des changes avec les services ext rieurs d'une m me administration, les autres administrations et les particuliers. On distingue deux TYPES de lettre administrative : - celle qui est adress e une autre administration;. - celle qui est adress e quelqu'un qui ne fait pas partie de l'administration. Dans le premier cas, elle est en forme purement administrative.

3 Dans le second cas, elle est en forme personnelle. La lettre en forme administrative : On l'utilise: - d'une mani re g n rale, avec les services publics;. - pour toute la correspondance relative la situation professionnelle des fonctionnaires. La lettre en forme personnelle : La lettre est en forme personnelle lorsque, en tant que fonctionnaire, vous devez vous adresser des personnes trang res l'administration : particuliers, lus, repr sentants d'associations, de syndicats, chefs d'entreprise, parents d' l ves, pr sidents d'association,.. c'est- -dire toute personne se trouvant hors des circuits strictement administratifs. Remarque : Cette forme est galement utilis e entre deux services publics dans les occasions o le caract re courtois doit tre soulign , par exempte lorsqu'il s'agit d'une r ponse une demande d'intervention ou lorsque qu'une cole sollicite une aide, une subvention, ou enfin pour une question qui n'est pas uniquement un probl me de l' tablissement.

4 1. RETENIR L'ESSENTIEL. Pour communiquer avec un destinataire ext rieur, l'administration utilise la lettre administrative. La lettre administrative peut tre en forme personnelle ou en forme administrative. La forme personnelle est utilis e pour les changes avec des personnes ext rieures l'administration. La forme administrative est utilis e pour les changes avec d'autres fonctionnaires. Par souci de courtoisie, la lettre en forme personnelle est parfois utilis e dans les changes entre administrations. La note est l'outil de communication interne l' tablissement. Pr sentation de la lettre en forme administrative CARACT RISTIQUE PRINCIPALE. La lettre en forme administrative est toujours chang e entre deux services publics ou entre des unit s administratives diff rentes. Elle a donc pour caract ristique principale de ne comporter ni formule d'appel ni formule de politesse. L MENTS DE PR SENTATION. Le timbre ou l'attache : Il est plac en haut et gauche de la lettre, il identifie l'administration mettrice et permet donc de d terminer l'origine du document.

5 Il comprend de haut en bas: - le nom de l' cole, - son adresse compl te, - les num ros de t l phone, de poste, de fax et son adresse lectronique, Le lieu d'origine et la date : Le lieu d'origine pr c de la date, en haut et droite de la lettre : il s'agit de la localit dans laquelle se situe l' metteur de l' crit. Remarque: afin de rester dans la norme administrative , vous vous attacherez ne pas d passer deux jours pour r pondre. En tout tat de cause, la loi du 12 avril 2000 relative l'am lioration des relations entre les administrations et les citoyens impose de donner une r ponse dans un d lai de deux mois. Si cette r gle n'est pas respect e, le destinataire peut consid rer qu'il s'agit d'un refus tacite et d clencher une proc dure contentieuse. Si vous devez entreprendre des recherches ou si vous attendez vous-m me une r ponse, il est important de faire une r ponse d'attente la personne qui vous a crit. Normalement, la date port e sur un courrier est celle du jour de la signature de ce courrier.

6 Elle doit tre crite en entier, sans abr viation. La suscription : Elle est plac e sous la date et d signe dans l'ordre: - la qualit de l'exp diteur, c'est- -dire celte de l'autorit signataire ;. - le destinataire;. - la voie hi rarchique (lorsqu'il y a des chelons entre l' metteur et le destinataire). L'autorit signataire : C'est le responsable de la structure mettrice de la lettre. Il est d sign uniquement par son titre (sa fonction), suivi de la pr position . L'autorit signataire ne fait pas pr c der son titre de Monsieur ou Madame . 2. Le destinataire : C'est galement le titre ou la fonction qui doit tre mentionn ici, pr c d cette fois de Monsieur ou Madame . L'adresse est indiqu e la suite. Remarque: il est important de noter que les noms patronymiques du signataire et du destinataire ne doivent pas tre mentionn s dans cette forme de lettre. Enfin, si le nom de la personne en charge du dossier est connu, il peut tre utile d'ajouter, apr s l'indication du destinataire, le nom du fonctionnaire responsable pr c d de la mention: l'attention de.

7 La voie hi rarchique : La hi rarchie administrative est constitu e d' chelons allant du responsable (par exemple, le directeur acad mique). jusqu' l'enseignant. La correspondance administrative doit tre transmise dans le respect de la voie hi rarchique : elle doit obligatoirement transiter par l'autorit interm diaire, c'est- -dire sous le couvert de cette autorit lorsqu'il y a des chelons interm diaires entre l' metteur et le destinataire. Avant d' voquer le formalisme relatif la notion de sous couvert , il convient de prendre en compte trois principes qui conditionnent la pr sentation. 1) Dans les changes entre deux administrations, il ne faut pas crire directement un fonctionnaire subordonn , mais l'autorit responsable : recteur pour un rectorat, directeur pour une direction d partementale, maire pour une commune, etc. 2) Dans les changes entre services d pendant d'une m me administration, la correspondance est toujours achemin e par la voie hi rarchique, c'est- -dire que tout courrier adress une autorit sup rieure doit l' tre.

8 Sous le couvert (S/c) de l'autorit dont l'auteur de la lettre d pend. 3) La voie hi rarchique doit tre respect e, quelle que soit la position hi rarchique du destinataire par rapport . celle de l' metteur. Ces obligations permettent aux chelons interm diaires d' tre inform s et ventuellement d' mettre un avis sur l'objet de la correspondance. La mention: Dossier suivi par .. Cette mention est obligatoire. La r glementation relative l'am lioration des relations entre l'administration et le public impose de d cliner clairement le pr nom, le nom et la qualit de la personne charg e du traitement d'un dossier ou d'une affaire, afin de permettre l'usager, le cas ch ant, de prendre contact avec la personne comp tente pour obtenir des renseignements ou des explications compl mentaires. Cette mention est indiqu e sous le timbre. Les formules d'identification : objet, r f rences et pi ces jointes - L'objet pr cise le th me de la correspondance et r sume l'essentiel de la question trait e.

9 - Les r f rences, plac es juste sous t'objet, rappellent les documents ant rieurs : visites, appels t l phoniques, textes r glementaires (class s par ordre d'importance et chronologiquement). Le corps de la lettre Il occupe la partie centrale de la page. La signature Elle est plac e en bas droite sous le corps de la lettre. En principe, une lettre administrative est sign e par le directeur de l' cole (celle figurant dans le timbre). 3. RETENIR L'ESSENTIEL. La lettre en forme administrative ne comporte ni formule d'appel ni formule de politesse. Elle doit respecter un formalisme rigoureux. Elle comporte obligatoirement les mentions suivantes : nom de l' cole, r f rences, objet et, ventuellement, pi ce(s). jointe(s). La suscription pr sente l' metteur et le destinataire avec la qualit de chacun. La qualit du destinataire est pr c d e de la mention Monsieur ou Madame. La signature comporte le pr nom et le nom de l' metteur. Pr sentation de la lettre administrative en forme personnelle.

10 CARACT RISTIQUE PRINCIPALE. Cette forme de lettre est toujours utilis e entre une administration (une cole, par exemple) et une personne priv e (un particulier, par exemple), ou entre deux services publics lorsque le caract re courtois doit tre soulign . C'est pourquoi elle comporte une formule d'appel et une formule de politesse. L MENTS DE PR SENTATION. l ments diff rents : Le destinataire En principe, est plac en haut droite du courrier. Les mentions relatives au destinataire sont les suivantes: - nom et pr nom, pr c d s de Monsieur, Madame, etc. ;. - qualit ( ventuellement) ;. - adresse compl te. Comparaison du formalisme entre les lettres en forme administrative et en forme personnelle La lettre en forme personnelle est avant tout une lettre ; elle a donc des points communs avec la lettre en forme administrative, mais aussi des diff rences, compte tenu de son destinataire. Le timbre (ou attache). l ments identiques entre les deux TYPES de lettres : la date, la mention dossier suivi par.