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1 2012 - Tous droits r serv s Les docs de REUSSIR SA RENTREE ADMINISTRATIVE Les docs de jurisanimation 2012 - Tous droits r serv s 2 REUSSIR SA RENTREE ADMINISTRATIVE Le mois de Septembre est pour de nombreux accueils symbole de reprise. Bien souvent, une nouvelle quipe d animation se met en place, avec de nouvelles perspectives, de nouveaux objectifs et de nouveaux projets. Pourtant, avant de se poser les multiples questions d ordre ducatif et p dagogique qui sont si ch res nos ACM, il convient de remplir les obligations administratives qui incombent chaque organisateur d accueil. Pour se faire et afin de red marrer sereinement votre rentr e administrative, jurisanimation vous propose un petit r capitulatif des principales obligations administratives ne pas oublier. Bonne lecture ! I/ Les d clarations En vertu de l article L. 227-5 du CASF, les personnes organisant l'accueil de mineurs ainsi que celles exploitant les locaux o des mineurs sont h berg s doivent en faire la d claration pr alable aupr s de l'autorit administrative, c est dire la DDCS.

2 Celle-ci peut s'opposer l'organisation de cette activit lorsque les conditions dans lesquelles elle est envisag e pr sentent des risques pour la sant et la s curit physique ou morale des mineurs. La proc dure comporte 3 tapes : La d claration des locaux, La d claration de l accueil, La fiche compl mentaire. Rappelons ici que les deux derni res tapes sont d mat rialis es et passent par une interface internet d di e TAM. Voyons de plus pr s le contenu de cette proc dure et de chaque tape. Les docs de jurisanimation 2012 - Tous droits r serv s 3 La d claration des locaux Tout local h bergeant un accueil collectif de mineurs doit tre d clar par son exploitant aupr s du pr fet (DDCS ou DDCSPP) du d partement du lieu d'implantation, au plus tard 2 mois avant la date pr vue pour sa premi re utilisation. A noter : Les locaux accueillant collectivement des mineurs sont des tablissements recevant du public (ERP). A ce titre, ils sont soumis des r gles de s curit inscrites dans le Code de la construction et de l habitation, dont la finalit essentielle est la sauvegarde des personnes.

3 Les ERP sont class s par type, selon la nature de leur exploitation (les ACM sont pr vus dans des tablissements de type R ), et par cat gorie, selon l effectif du public admis. 1/ La d claration des locaux Pour d clarer ses locaux, l exploitant doit envoyer la DDCS : Un formulaire de d claration d un local h bergeant des mineurs enti rement renseign (t l chargeable sur internet) ; Le plan des locaux et le plan d'acc s ; Selon les d partements : une copie du proc s verbal de la commission de s curit ou l arr t municipal d ouverture au public pour les ERP, le dossier technique amiante ; Une copie de l avis des services de la PMI si des mineurs de moins de 6 ans sont accueillis. 2/ La d livrance d'un r c piss Apr s instruction du dossier et en cas d avis favorable, la DDCS d livre un r c piss attestant la r ception de la d claration et assorti du num ro d'enregistrement du local. Toute modification ult rieure des l ments de la d claration ou dans l'am nagement, l' quipement ou l'utilisation des locaux, doit tre signal e par crit, dans les 15 jours suivants, la DDCS en pr cisant le num ro d'enregistrement du local.

4 La d claration de l accueil La d claration de l accueil est l une des principales obligations administratives incombant aux organisateurs d ACM. D ailleurs, le fait d organiser un accueil sans l avoir pr alablement d clar est puni de 6 mois d emprisonnement et de 3730 d amende. Cette d claration se d roule en trois tapes. 1/ La d claration de l organisateur Les personnes organisant un ou plusieurs ACM doivent en faire pr alablement la d claration au plus tard 2 mois avant le d but de l'accueil. Les docs de jurisanimation 2012 - Tous droits r serv s 4 Elle s effectue par t l -d claration sur internet gr ce l'application TAM, l adresse suivante : A noter : Pass ce d lai, une proc dure autobloquante, install e sur l application TAM, emp che de d clarer un accueil ou un s jour. L organisateur se trouve alors oblig d effectuer une demande une d rogation en contactant la DDCS. Parmi les informations contenues dans la d claration initiale, on retrouve notamment : L'identit de l'organisateur ; Le num ro de contrat et la compagnie d'assurance en responsabilit civile de l'organisateur ; Les renseignements concernant l'organisation de l'accueil ou du s jour ; Les locaux utilis s ; Le nombre de mineurs accueillis et de personnel encadrant ; L'accueil ou non de mineurs handicap s ; L'engagement sur l'honneur pr cisant notamment que les personnes employ es n'ont pas fait l'objet d'une mesure administrative d'interdiction.

5 Lorsque l'accueil d clar est ouvert pour la premi re fois des enfants de moins de 6 ans, l'avis pr alable du m decin responsable des services de la protection maternelle infantile (PMI) est sollicit par la DDCS. Cet avis porte sur l'adaptation des locaux et des modalit s d'organisation et de fonctionnement de l'accueil, au rythme de vie des enfants. Concernant l'envoi du projet ducatif la DDCS, valable pour l'ensemble des accueils que l organisateur organise, il doit tre effectu chaque modification de ce projet ducatif. 2 / La d livrance d'un r c piss Lorsque la DDCS re oit la d claration de l organisateur, elle accuse r ception de la d claration et d livre un r c piss (si la d claration est compl te). Ce r c piss comporte le num ro d'enregistrement de l'accueil. Attention, il n'exon re le d clarant d'aucune de ses responsabilit s. 3/ La fiche compl mentaire Au plus tard 8 jours avant le d but du s jour ou de chaque p riode d accueil, l'organisateur adresse la DDCS du lieu ou se d roule l accueil une fiche compl mentaire.

6 Comme pour la d claration initiale, il est n cessaire d utiliser l'application TAM (m me adresse internet). Les docs de jurisanimation 2012 - Tous droits r serv s 5 Cette fiche compl mentaire comporte notamment les informations suivantes : Les dates extr mes de l'accueil/de chaque p riode ; L effectif de mineurs par tranche d' ge (maximum pour un jour en accueil sans h bergement) ; Une personne joindre en cas d'urgence ; Le num ro de t l phone sur le lieu de l'accueil ; Pour les s jours itin rants : en cas d utilisation d un local en dur, le num ro de local devra tre pr cis ; L identit et qualification du directeur et membres de l' quipe d'encadrement ; L identit des autres personnes concourant l'accueil. II/ Le suivi administratif de l quipe p dagogique Outre les d clarations obligatoires, r ussir sa rentr e administrative implique aussi la r alisation du suivi administratif de l quipe p dagogique. Le contrat de travail Toute personne employ e en ACM doit avoir un contrat de travail, qu il s agisse du personnel technique et p dagogique ou de l quipe de direction.

7 Il existe plusieurs types de contrat de travail : CDI, CDD, Chacun a des caract ristiques particuli res et tous ne peuvent tre conclus par l ensemble des personnes travaillant en ACM (ex : une personne embauch e comme personnel d entretien ne peut conclure un CEE). On retiendra simplement ici qu un CEE peut tre propos au personnel p dagogique occasionnel par tout organisme ayant une activit d clar e d ACM, l exception des organismes publics (collectivit s territoriales) et les organisateurs d accueils p riscolaires. Par ailleurs, ce contrat doit notamment pr ciser l identit des parties, le montant de la r mun ration, les avantages en nature, la dur e du contrat, les conditions de rupture anticip e du contrat, le nombre de jours travaill s pr vus, les jours de Il doit tre dit en au moins 2 exemplaires et sign par les deux parties. A noter : En mati re de CDD, le d lai de remise du contrat de travail au salari est de 48 heures.

8 De plus, ce contrat doit obligatoirement tre tabli par crit. Les autres documents administratifs Outre le contrat de travail, le suivi administratif de l quipe p dagogique n cessite aussi la fourniture de plusieurs documents de la part des membres de l quipe. Parmi ces documents, on retrouve notamment : La copie de l attestation de la carte vitale ou de la carte elle-m me (si la personne a d j t immatricul e) ; Les docs de jurisanimation 2012 - Tous droits r serv s 6 La copie de la carte d identit ; Une autorisation parentale de travailler si la personne a moins de 18 ans ; Un document attestant que la personne remplie les obligations en terme de vaccinations obligatoires (BCG, DT Polio). Par exemple, la copie de la page vaccination du carnet de sant ou un certificat m dical attestant que la personne a re u les vaccins obligatoires ; La copie des dipl mes ou brevets (BAFA, BAFD, BPJEPS, ). Cette liste peut tre compl t e par d autres documents en fonction des besoins de chaque accueil.

9 III/ Autres obligations administratives Afin de vous aider remplir au mieux les obligations administratives qui incombent aux ACM chaque d but d ann e, il convient aussi de faire quelques rappels en mati re d affichage obligatoire et concernant le bureau du directeur . L affichage obligatoire Le code du travail oblige tout employeur afficher un certain nombre de documents dans les locaux utilis s par les salari s. Les ACM, qui n chappent pas la r gle, doivent galement afficher certains documents sp cifiques leur activit d accueil de mineurs. Ces documents sont les suivants : Les adresses et num ros d appel utiles : SAMU, gendarmerie, centre anti-poisson, All enfance maltrait e ; Les consignes sur la conduite tenir en cas d incendie et les plans d vacuation ; L avis relatif au contr le de s curit ; Le tableau des horaires de travail du personnel ; Le tableau des cong s et des repos hebdomadaire du personnel ; L adresse et le num ro de t l phone de l'inspection du travail comp tente ainsi que le nom de l'inspecteur comp tent ; L adresse et le num ro de t l phone du m decin du travail ou du service de sant au travail comp tent pour l' tablissement ; Les menus ; L interdiction de fumer dans les lieux affect s un usage collectif.

10 Les docs de jurisanimation 2012 - Tous droits r serv s 7 Le bureau du directeur d ACM Afin de terminer ce r capitulatif des principales obligations administratives ne pas oublier, je vous propose de proc der par limination . Pour se faire, observons les diff rents l ments se trouvant g n ralement dans le bureau du directeur d ACM. Il faut savoir qu ils peuvent quasiment tous tre demand s en cas d inspection. A noter : tous les l ments d j voqu s (les documents n cessaires pour les d clarations, les dossiers du ) ne sont pas mentionn s dans la liste qui suit : Le projet ducatif / Le projet p dagogique : pour rappel, ils doivent tre communiqu s aux parents ; La Convention Collective applicable au sein de l ACM (CCNA, ) : elle doit tre mise la disposition des salari s ; L attestation de souscription au contrat d assurance Responsabilit civile (cf. art. du CASF), ainsi que le contrat d assurance des locaux. Les documents relatifs aux vaccinations et aux renseignements d ordre m dical pour les mineurs (fiches sanitaires) ainsi que le registre de soin (qui doit tre rempli tous les jours) ; Le cahier de pr sence journali re des mineurs : il est surtout n cessaire pour les accueils sans h bergement ; La liste des personnes et organismes susceptibles d intervenir en cas d urgence ; Le registre de pr sence du personnel ; Le cahier de comptabilit tenu jour r guli rement ; Les instructions d partementales, les arr t s pr fectoraux et autres textes juridiques : si ces documents ne doivent pas obligatoirement se trouver dans le bureau du directeur, les informations qu ils mentionnent doivent tre connues de ce dernier.