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MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, …

MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA. Ag ncia Nacional de guas Diretoria Colegiada Jos Machado Diretor-Presidente Benedito Braga Oscar de Morais Cordeiro Netto Secret ria-Geral Mayui Scafuto AG NCIA NACIONAL DE GUAS. MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA. SECRETARIA-GERAL. Bras lia DF. 2005. Centro de Documenta o Setor Policial rea 5 Quadra 3 Bloco L. 70610-200 Bras lia DF. Fone : (61) 2109-5464 Fax : 2109-5265. Site: E-mail: Brasil. Ag ncia Nacional de guas MANUAL de Gest o de Documentos, Arquivos e Biblioteca ---- Bras lia : ANA, SGE, CDOC, 2005. 53 p ISBN. 1. Arquivo 2. Biblioteca 3. Documenta o 4. Gest o 5. MANUAL CDU SUM RIO. APRESENTA O. PARTE I. Centro de Documenta o - CDOC. Cap tulo I. 1 DEFINI O E PROP 11. ESTRUTURA .. 12. COMPET NCIAS. Centro de Documenta o ..13. Protocolo Processamento T cnico ..13. Arquivos Setoriais ..14. Arquivo PARTE II. Rotinas Cap tulo II. 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO.

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1 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA. Ag ncia Nacional de guas Diretoria Colegiada Jos Machado Diretor-Presidente Benedito Braga Oscar de Morais Cordeiro Netto Secret ria-Geral Mayui Scafuto AG NCIA NACIONAL DE GUAS. MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA. SECRETARIA-GERAL. Bras lia DF. 2005. Centro de Documenta o Setor Policial rea 5 Quadra 3 Bloco L. 70610-200 Bras lia DF. Fone : (61) 2109-5464 Fax : 2109-5265. Site: E-mail: Brasil. Ag ncia Nacional de guas MANUAL de Gest o de Documentos, Arquivos e Biblioteca ---- Bras lia : ANA, SGE, CDOC, 2005. 53 p ISBN. 1. Arquivo 2. Biblioteca 3. Documenta o 4. Gest o 5. MANUAL CDU SUM RIO. APRESENTA O. PARTE I. Centro de Documenta o - CDOC. Cap tulo I. 1 DEFINI O E PROP 11. ESTRUTURA .. 12. COMPET NCIAS. Centro de Documenta o ..13. Protocolo Processamento T cnico ..13. Arquivos Setoriais ..14. Arquivo PARTE II. Rotinas Cap tulo II. 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO.

2 Recebimento e Registro de Correspond ncias ..19. Distribui o e Tramita o de Correspond Produ o de Correspond ncias ..20. Expedi o de Correspond Forma o, Recebimento, Tramita o, Juntada, Anexa o, Apensa o, Desapensa o, Numera o de Folhas, Altera o de Numera o, Termo de Encerramento, Abertura de Volume, Retirada de Pe as, Reconstitui o e Observa es Gerais ..21. Forma o e Atua o ..22. Tramita Anexa o ..24. Apensa o ..25. Desapensa o ..26. Numera o de Folhas ..26. Altera o de Numera o ..27. Termo de Encerramento ..27. Abertura de Volume ..27. Desentranhamento de Pe as ..28. Desmembramento de Pe Reconstitui o ..29. Considera es Gerais ..30. Cap tulo III. 3 ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO. Classifica o de Opera es de Classifica o ..32. Arquivamento de Opera es de Arquivamento ..34. Empr stimo de Documentos ..34. Destina o de Documentos ..35. Elimina o de Guarda Permanente de Documentos ..35. Rotinas para Destina o dos Documentos dos Arquivos Setoriais.

3 36. Transfer ncia de Documentos ..36. Rotinas para Recebimento pelo Arquivo Central dos Documentos Transferidos dos Arquivos Rotinas para Destina o dos Documentos do Arquivo Central ..37. Anexos Modelo de Guia de Provid ncia de Documentos ..38. Modelo de Capa de Processos ..39. Modelo de Folha de Refer Modelo de Recibo de Empr stimo ..42. Modelo de Lista de Elimina o de Documentos ..43. Modelo de Guia de Transfer ncia de Documentos para o Arquivo Central ..44. Modelo de Guia de Recolhimento de Documentos para o Arquivo Nacional ..45. Modelo de Papeleta para Tramita o Interna ..46. Modelo de Papeleta para Controle de Divulga o ..47. GLOSS RIO .. 48. 52. REFER NCIA 53. SIGLAS. DC .. DIRETORIA COLEGIADA. DP .. DIRETOR-PRESIDENTE. DIRETOR BENEDITO BRAGA. DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO. SGE .. SECRETARIA-GERAL. PROCURADORIA-GERAL. COR .. CORREGEDORIA. AUDITORIA. AOR .. ASSESSORIA DE OR AMENTO E CONTROLE. GAB .. CHEFIA DO GABINETE. ASSESSORIA PARLAMENTAR.

4 Ascom .. ASSESSORIA DE COMUNICA O SOCIAL. ASSESSORIA INTERNACIONAL. STC .. SUPERINTEND NCIA DE TECNOLOGIA E CAPACITA O. SIH .. SUPERINTEND NCIA DE INFORMA ES HIDROL GICAS. SAS .. SUPERINTEND NCIA DE CONSERVA O DE GUA E SOLO. SUPERINTEND NCIA DE USOS M LTIPLOS. SAF .. SUPERINTEND NCIA DE ADMINISTRA O E FINAN AS. SUPERINTEND NCIA DE APOIO A COMIT S. SPR .. SUPERINTEND NCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS. H DRICOS. SUPERINTEND NCIA DE OUTORGA E COBRAN A. SUPERINTEND NCIA DE FISCALIZA O. SUPERINTEND NCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS. APRESENTA O. A informa o sempre se constituir em um dos mais importantes fatores para a adequada condu o de qualquer atividade. Faz -la chegar, em tempo e hora, aos locais onde necess ria, de modo a possibilitar corretas tomadas de decis o, uma necessidade permanente e se constitui no desafio maior que qualquer sistema de gest o de documentos precisa superar. A concep o apresentada neste MANUAL , longe de ser a definitiva, pretende atender as necessidades de gest o da informa o na Ag ncia, tendo em vista suas condi es atuais.

5 Preciso ter presente que essas condi es encontram-se em constante processo de transforma o, decorrente do amadurecimento institucional e da aplica o de modernas t cnicas de estrutura o organizacional, que buscam a otimiza o das atividades da Ag ncia. Assim, ao tempo em que se introduz essa nova arquitetura para gest o documental da ANA, pode-se j admitir que mudan as eventuais, ditadas pela din mica dessas transforma es inevit veis e necess rias, venham, em curto prazo, modific -la. At que as dificuldades estruturais proporcionadas pela inexist ncia de instala es apropriadas e de sistema informatizado sejam superadas, o funcionamento do Centro de Documenta o, tanto em termos materiais quanto de pessoal, ser improvisado, condicionando a implanta o a um cronograma gradual, coexistindo com as imperfei es que o atual sistema apresenta. Nesse particular, ressalta-se como indispens vel, para a implanta o do modelo proposto, o apoio participativo das unidades organizacionais, sempre orientado por postura cr tica construtiva que vise ao seu aprimoramento.

6 Significa dizer que todas as sugest es apresentadas, em qualquer fase, ser o bem-vindas e consideradas pelo Centro de Documenta o. PARTE I. CENTRO DE DOCUMENTA O CDOC. PARTE I. Centro de Documenta o - CDOC. Cap tulo I. 1 - DEFINI O E PROP SITO. O Centro de Documenta o - CDOC tem por finalidade a racionaliza o da produ o documental e a uniformiza o de procedimentos quanto ao recebimento, registro, produ o, expedi o, tramita o, consulta, empr stimo, classifica o, indexa o, arquivamento, avalia o, preserva o e reprodu o do conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pela Ag ncia Nacional de guas - ANA, em decorr ncia do exerc cio de suas atividades, bem como a aquisi o, sele o, disponibiliza o e dissemina o da produ o bibliogr fica de interesse dos t cnicos e do p blico em geral. O CDOC foi concebido como instrumento otimizador da informa o, objetivando dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas fun es, visando o apoio tomada de decis es.

7 11. - ESTRUTURA. O CDOC, unidade subordinada Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documenta o - CDOC e administrativamente s suas respectivas unidades organizacionais. Cabe a cada unidade organizacional a defini o do espa o f sico, dos recursos materiais e profissionais necess rios ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais. CENTRO DE. DOCUMENTA O . CDOC. PROTOCOLO PROCESSAMENTO ARQUIVOS ARQUIVO. BIBLIOTECA. GERAL T CNICO SETORIAIS CENTRAL. 12. - COMPET NCIAS. Ao CENTRO DE DOCUMENTA O, subordinado Secretaria-Geral, compete: gerir a pol tica de documenta o da ANA, garantindo a recupera o da informa o, o acesso ao documento e a preserva o de sua mem ria;. normatizar os procedimentos de recebimento, registro, produ o, expedi o, tramita o, arquivamento, avalia o, consulta e empr stimo de documentos de Arquivo;. fixar crit rios e normatizar os procedimentos para digitaliza o dos documentos.

8 Orientar e supervisionar a execu o das atividades dos Arquivos Setoriais;. normatizar os procedimentos de aquisi o, interc mbio, tratamento, alimenta o de base de dados, empr stimo e avalia o de documentos bibliogr ficos;. orientar a aplica o do C digo de Classifica o e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a Resolu o n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ;. elaborar, atualizar e orientar a aplica o do C digo de Classifica o e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da ANA, de acordo com a Resolu o n 14, de 2001 do CONARQ;. presidir a Comiss o Permanente de Avalia o de Documentos ;. estabelecer o interc mbio de informa es e experi ncias profissionais na rea de documenta o com institui es nacionais e estrangeiras;. promover o treinamento dos servidores e usu rios relativo s atividades de protocolo, processamento t cnico, arquivo e biblioteca.

9 Planejar a racionaliza o da produ o documental. Ao PROTOCOLO-GERAL compete: receber os documentos encaminhados ANA;. encaminhar os documentos de mbito externo;. atender o p blico. Ao PROCESSAMENTO T CNICO compete: cadastrar e tramitar os documentos recebidos;. 1. O Decreto n , de 3 de janeiro de 2002, disp e sobre a cria o da Comiss o Permanente de Avalia o de Documentos respons vel por orientar e realizar o processo de an lise, avalia o e sele o da documenta o produzida e acumulada no seu mbito de atua o, tendo em vista a identifica o dos documentos para guarda permanente e a elimina o dos destitu dos de valor. 13. aplicar o C digo de Classifica o de Documentos nos documentos recebidos;. aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos recebidos;. promover a digitaliza o dos documentos pass veis de serem digitalizados;. proceder autua o dos processos;. atender os usu rios internos. Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de Documenta o e administrativamente s suas unidades organizacionais, compete: tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e recebidos das demais.

10 Aplicar o C digo de Classifica o de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG;. arquivar os documentos;. aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG;. transferir documentos ao Arquivo Central;. atender s solicita es de empr stimo e consulta aos documentos sob sua guarda. Ao ARQUIVO CENTRAL compete: elaborar rotinas administrativas pr prias;. preservar o acervo arquiv stico produzido e recebido no desenvolvimento das fun es e atividades da ANA;. manter o interc mbio com as unidades organizacionais, visando . integra o e uniformiza o das atividades;. eliminar os documentos ap s a aprova o da lista de elimina o pela Comiss o Permanente de Avalia o de Documentos;. receber os documentos transferidos para o Arquivo Central;. atender s solicita es de empr stimo e consulta dos documentos sob sua guarda;. prestar assist ncia t cnica aos Arquivos Setoriais para classifica o, elimina o e transfer ncia de documentos.


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