Manual de procedimentos - DGO

1 M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s d a L C P A Manual de procedimentos Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso (LCPA) M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s d a L C P A Controlo do Documento Respons vel DGO Hist rico de vers es Vers o Data Autor Descri o Altera es DGO Vers o finalizada para divulga o. - DGO Altera es decorrentes da publica o do Decreto-Lei n. 127/2012, de 21 de junho (regulamenta o da LCPA). Inclus o de diversos esquemas sintetizadores para mais f cil apreens o das regras institu das. Inclus o de anexos. Todas as p ginas, exceto 33, 34 e 68 DGO Inclus o do conte do do Despacho n. 10074/2012, de 26 de julho, dos Ministros de Estado e das Finan as e Adjunto e dos Assuntos Parlamentares. Altera o na p gina 16, repagina o da p gina 17 a 20 DGO Altera o de reda o, face publica o em DR do Despacho n. 13037/2012, de 4 de outubro. Atualiza o dos diagramas de estados do Anexo III face s altera es na aplica o online dos FD.

2 Altera o nas p ginas 15, 76, 77 DGO Altera es decorrentes da Lei n 64/2012, de 20 de dezembro, da Lei n. 66-B/2012, de 31 de dezembro, que aprova o Or amento do Estado para 2013; e do Decreto-Lei n 36/2013 de 11de mar o relativo execu o or amental de 2013. Altera es refletidas nas p ginas 5, 9, 10, 16, 19, 55, 56 DGO Atualiza es decorrentes das altera es legislativas da Lei n. 22/2015, de 17 de mar o Lei n. 8/2012 de 21 de fevereiro e do Decreto-Lei n. 99/2015, de 2 de junho ao Decreto-Lei n. 127/2012, de 21 de junho. Adicionalmente, foram ainda introduzidos ajustamentos decorrentes da aprova o de procedimentos uniformizadores neste mbito, das atualiza es dos instrumentos de suporte aplica o da LCPA (mapas e diagramas), e, no sentido de facilitar a identifica o da compet ncia e a forma para a autoriza o de compromissos plurianuais por entidades da administra o central. Revis o completa (anexo III) M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s d a L C P A ndice Enquadramento.

3 1 Conceitos .. 1 Conceitos principais .. 2 Conceitos auxiliares .. 6 Articulado comentado .. 8 Fases da despesa e controlo .. 32 Descri o dos Processos .. 32 Processo de cabimenta o .. 34 Processo de compromisso .. 36 Calcular Fundos Dispon veis .. 40 Processo de processamento da obriga o .. 44 Processo de pagamento .. 46 Exemplos pr ticos de c lculo de fundos dispon veis .. 49 Notas pr vias ao preenchimento do Mapa de Fundos Dispon veis .. 49 Entidades sem pagamentos em atraso em 31 de dezembro do ano anterior .. 51 Entidades com pagamentos em atraso em 31 de dezembro do ano anterior .. 64 Entidades em que os pagamentos em atraso aumentaram .. 65 Conclus o .. 65 Anexo I Refer ncia r pida .. 67 Anexo II Funcionamento da aplica o online dos FD .. 70 Anexo III Exposi o de motivos da 4 Revis o do Manual de procedimentos da LCPA .. 72 Atualiza es introduzidas no Manual da LCPA decorrentes das altera es da Lei n. 22/2015, de 17 de mar o Lei n. 8/2012 de 21 de fevereiro.

4 73 Atualiza es introduzidas no Manual da LCPA decorrentes das altera es do Decreto-Lei n. 99/2015, de 2 de junho ao Decreto-Lei n. 127/2012, de 21 de junho .. 85 a 99 M a n u a l d e P r o c e d i me n t o s d a L C P A P g i n a | 1 Enquadramento O controlo da execu o or amental e, em particular, da despesa p blica constituiu um elemento cr tico para garantir o cumprimento das metas or amentais do Programa de Assist ncia Econ mica e Financeira (PAEF), celebrado com a Uni o Europeia (UE), o Fundo Monet rio Internacional (FMI) e o Banco Central Europeu (BCE). Neste mbito, o controlo dos pagamentos em atraso (arrears) assume uma relev ncia particular, sendo a n o acumula o de d vidas vencidas um crit rio permanente de avalia o. O princ pio fundamental o de que a execu o or amental n o pode conduzir acumula o de pagamentos em atraso. Neste sentido, foi aprovada a Lei n. 8/2012, de 21 de fevereiro - Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso (LCPA)1, sendo o presente Manual de procedimentos um instrumento de apoio t cnico sua aplica o, previsto no n.

5 2 do artigo 21. do Decreto-Lei n. 127/2012 de 21 junho2. Aquele Decreto-Lei veio proceder regulamenta o da LCPA, dando cumprimento ao estabelecido no artigo 14. da mesma e veio esclarecer alguns dos conceitos e express es nela utilizadas. Entre outros aspetos, simplifica o processo de assun o de compromissos decorrentes de despesas urgentes e imprevis veis, agiliza o processo decis rio na assun o de compromissos plurianuais pelos munic pios, dos institutos p blicos de regime especial, das institui es de ensino superior p blicas de natureza fundacional e das entidades p blicas empresariais no sentido do reconhecimento de boas pr ticas. Conceitos No mbito do programa de ajustamento constante do memorando de entendimento relativo s condicionalidades espec ficas de pol tica econ mica, negociado entre a Comiss o Europeia (CE) e o Governo portugu s, bem como do memorando de pol ticas econ micas e financeiras negociado com o FMI, o Governo comprometeu-se a aprovar, como a o priorit ria, uma defini o padr o de compromissos (commitments), passivo (liability), contas a pagar (payables), pagamentos em atraso (arrears) e fundos dispon veis (available funds).

6 A defini o destes conceitos permite uniformizar a informa o por parte das entidades p blicas. 1 Lei n. 8/2012, de 21 de fevereiro, alterada pelas Leis n. s 20/2012, de 14 de maio, 64/2012, de 20 de dezembro, 66-B/2012, de 31 de dezembro, e 22/2015, de 17 de mar o, ora em diante designado por LCPA. 2 Decreto-Lei n. 127/2012, de 21 de junho alterado pelas Leis n. s 64/2012 de 20 de dezembro e 66-B/2012, de 31 de dezembro e pelo Decreto-lei n. 99/2015, de 2 de junho ora em diante designado por Decreto-Lei n. 127/2012. M a n u a l d e P r o c e d i me n t o s d a L C P A P g i n a | 2 Conceitos principais Compromissos s o as obriga es de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e servi os ou da satisfa o de outras condi es. Os compromissos consideram-se assumidos quando executada uma a o formal pela entidade, como seja a emiss o de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo ou protocolo, podendo tamb m ter um car cter permanente e estarem associados a pagamentos durante um per odo indeterminado de tempo, nomeadamente, sal rios, rendas, eletricidade ou pagamentos de presta es diversas.

7 Data do compromisso data da ordem de compra, nota de encomenda, ou documento equivalente e que deve corresponder data de registo nos sistemas contabil sticos locais, que deve ocorrer em regra, pelo menos tr s meses antes da data prevista de pagamento, para os compromissos conhecidos nessa data. Data de vencimento do compromisso data em que o valor da fatura ou documento equivalente exig vel. Compromissos plurianuais s o os compromissos que constituem obriga o de efetuar pagamentos em mais do que um ano econ mico ou em anos econ micos distintos do ano em que o compromisso assumido. Exigem autoriza o pr via da entidade competente e registo no sistema inform tico central das entidades respons veis pelo controlo or amental em cada um dos subsectores da Administra o P blica. Passivos s o as obriga es presentes da entidade proveniente de acontecimentos passados, cuja liquida o se espera que resulte num exfluxo de recursos da entidade que incorporam benef cios econ micos.

8 Uma caracter stica essencial de um passivo a de que a entidade tenha uma obriga o presente (constitu da, por exemplo, aquando da entrega dos bens com a guia de remessa, contabilizados em rece o e confer ncia, ou com a fatura ou documento equivalente, provis es para riscos e encargos, ou em resultado de empr stimos contra dos). Uma obriga o um dever ou responsabilidade para agir ou executar de certa maneira e pode ser legalmente imposta como consequ ncia de: a) Um contrato vinculativo (por meio de termos expl citos ou impl citos); b) Legisla o; c) Requisito estatut rio; ou d) Outra opera o da lei. M a n u a l d e P r o c e d i me n t o s d a L C P A P g i n a | 3 EXEMPLOS DE CONCEITOS E DE REGISTOS DE PASSIVOS QUE T M APRESENTADO INCORRE ES/ INCONSIST NCIAS: Passivos n o s o compromissos (s ser o os que geram d vida); Passivos n o s o compromissos abatidos de pagamentos; N o s o passivos os valores de remunera es certas e permanentes ou outras despesas permanentes, que se verifica n o estarem em d vida no per odo de reporte (compromissos registados com o valor do ano em vez dos valores mensais para o per odo de reporte); Valores registados em passivos que n o t m correspond ncia em compromissos (constitui m pr tica a assun o de d vidas sem o seu registo na fase do compromisso, o qual est sujeito exist ncia de fundos dispon veis); Bens rececionados ou servi os prestados que n o se encontram registados em passivo (indevidamente).

9 As faturas correspondentes devem ser emitidas no prazo de 5 dias, nos termos do CIVA; Valores de faturas mantidas indevidamente em contas de rece o e confer ncia por um prazo que excede o limite razo vel (5 dias teis). Estas faturas logo que rececionadas devem ser conferidas no prazo razo vel com vista a serem contabilizadas em contas a pagar; Faturas rececionadas pelas entidades abrangidas pela LCPA cujo prazo de pagamento j se encontra expirado, por ato imput vel ao credor. Estas situa es poder o ter o seguinte tratamento: o Devolu o das faturas para emiss o de novo documento substitutivo com data correta; ou o Evid ncia cred vel do registo (audit vel) da entrada das faturas na entidade com contagem de prazo de vencimento a partir dessa data, sob comunica o ao credor. M a n u a l d e P r o c e d i me n t o s d a L C P A P g i n a | 4 Contas a pagar s o o subconjunto dos passivos certos, l quidos e exig veis (ex.)

10 : fatura ou documento equivalente, notas de abono, tal es nos termos do CIVA). Pagamentos em atraso s o representados pelas contas a pagar que permane am nessa situa o mais de 90 dias posteriormente data de vencimento acordada ou especificada na fatura, contrato, ou documentos equivalentes. Excluem-se deste conceito, para efeitos de aplica o da LCPA e do Decreto-Lei n. 127/2012 (n. 2 do artigo 4. ): As obriga es de pagamento objeto de impugna o judicial at que sobre elas seja proferida decis o final e execut ria, as quais devem ser consideradas no passivo, mas n o em contas a pagar , uma vez que as provis es para riscos e encargos n o constituem um passivo certo, l quido e exig vel; As situa es de impossibilidade de cumprimento por ato imput vel ao credor, as quais devem ser consideradas em contas a pagar , visto que a d vida se mant m, ainda que n o incorra em mora; Os montantes objeto de acordos de pagamento desde que o pagamento seja efetuado dentro dos prazos acordados, os quais permanecem em contas a pagar , acrescendo aos compromissos do m s/per odo/ano em que v o ser liquidados.