MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Gu a para su elaboraci n. tokikoberrikuntzaagendade innovaci nlocal MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS . Gu a para su elaboraci n 2 5 "Entre dos explicaciones, elige la m s clara; entre dos formas, la m s elemental; entre dos expresiones, la m s breve". Eugeni d' Ors (1881 1954); escritor. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS . Gu a para su elaboraci n 3 5 INDICE 1. Introducci 5 2. El MANUAL de 7 7 7 3. Bases para su elaboraci 9 Sensibilizaci 9 Participaci 10 Din mica de trabajo en 10 4. El proceso elaboraci 13 Organizaci 13 14 14 Dise o m todo y herramientas.

2 Inventario y ficha de 16 Elaboraci n inventario: Identificaci n de PROCEDIMIENTOS y sus documentos auxiliares, asignaci n 18 Revisi n, simplificaci n y descripci n de 20 Revisi n y Simplificaci 20 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS . Gu a para su elaboraci n 4 5 Descripci 22 Documentos 23 Diagrama de 23 Puesta en com n y revisi n general de PROCEDIMIENTOS y documentos 25 Conformaci 27 Validaci 29 Aprobaci 30 Edici n, comunicaci n y distribuci 31 Formaci 33 Revisi n y actualizaci 34 5. Bibliograf 36 6. 37 7. Contexto 40 41 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS .

3 Gu a para su elaboraci n 5 5 1. INTRODUCCION. Esta Gu a para la elaboraci n de un MANUAL de PROCEDIMIENTOS nace como consecuencia directa del desarrollo de las Agendas de Innovaci n Local. (AIL), iniciativa que EUDEL (Asociaci n de Municipios Vascos) despliega en colaboraci n con el Gobierno Vasco y Diputaciones Forales en su apuesta por la innovaci n como estrategia para conducir a Euskadi hacia la segunda transformaci n econ mica. La AIL tiene por objeto promover la innovaci n sistem tica en las formas de gobierno y en la prestaci n de servicios de las administraciones locales vascas creando, a su vez, un entorno que facilite el avance de las mismas en clave de apertura y de aportaci n de valor p blico.

4 As las cosas, gracias a la implantaci n de las Agendas de Innovaci n Local en diferentes municipios de nuestra Comunidad Aut noma se ha detectado, entre otras, la necesidad que tienen algunos de nuestros Ayuntamientos de realizar una simplificaci n y racionalizaci n de sus PROCEDIMIENTOS que favorezca, no s lo una gesti n m s eficiente y de calidad en los servicios que prestan a la ciudadan a, sino tambi n su integraci n en la Administraci n Electr nica mediante una herramienta de gesti n de expedientes, dando as cumplimiento a lo exigido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electr nico de los ciudadanos a los Servicios P blicos: Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes por medios electr nicos.

5 Facilitar el acceso de la ciudadan a a la informaci n y al procedimiento, con especial atenci n a la eliminaci n de las barreras que limiten dicho acceso. Hacer p blico a trav s de Internet un inventario actualizado de sus PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS que incluya informaci n de los mismos y de su grado de adaptaci n a la Ley. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS . Gu a para su elaboraci n 6 5 Experiencias desarrolladas por algunos Ayuntamientos recomiendan que la deseada simplificaci n y racionalizaci n de PROCEDIMIENTOS se lleve a cabo en el marco de un proceso de redacci n del MANUAL de PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS de cada Ayuntamiento.

6 Desde la iniciativa AIL se ofrece esta gu a para la elaboraci n de Manuales de PROCEDIMIENTOS con el objetivo de que los Ayuntamientos y Mancomunidades que est n interesados en iniciar el proceso de su redacci n puedan contar para ello con una herramienta m s de ayuda y orientaci n, accesible y de f cil comprensi n. La Gu a consta de tres partes, la primera en la que se define qu se entiende por MANUAL de PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS , y se exponen sus utilidades; la segunda parte en la que se establecen las bases que deben de tenerse en cuenta a la hora de iniciar el proceso de redacci n del MANUAL ; y la tercera, en la que se describe de manera pormenorizada la metodolog a a utilizar, y se ofrecen ejemplos y referencias de Manuales de PROCEDIMIENTOS elaborados por otros Ayuntamientos.

7 Esta gu a est conformada como documento navegable que mediante links permite el acceso al recurso referenciado desde el elemento referenciador. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS . Gu a para su elaboraci n 7 5 2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . CONCEPTO. El MANUAL de PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS de un Ayuntamiento es el documento en el que de manera ordenada y sistem tica se recoge la informaci n fundamental de cada uno de sus PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS : su significado, qui n lo puede solicitar, la documentaci n a aportar, por qu canales se puede tramitar, las obligaciones econ micas que se derivan, el plazo de tramitaci n, y el marco legal que lo soporta, facilitando, en su caso, los modelos de documentos necesarios para su cumplimentaci n.

8 UTILIDADES. Adem s de ayudar a la simplificaci n y racionalizaci n de los PROCEDIMIENTOS facilitando a su vez el tr nsito a la Administraci n Electr nica en la gesti n de los PROCEDIMIENTOS , el MANUAL de PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS tiene como funciones: Documentar y registrar el conocimiento de la Instituci n, garantizando que la informaci n se encuentre en poder de la organizaci n, y no nicamente de las personas que la conforman, para poder disponerlo, y poder ofrecerlo de manera universal al conjunto de la organizaci n, y de la ciudadan a, disminuyendo as los costes de formaci n e informaci n.

9 Favorecer la estandarizaci n y normalizaci n de las formas de trabajo convirti ndose en un m todo de trabajo en s mismo que aumenta la eficiencia de toda la organizaci n. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS . Gu a para su elaboraci n 8 5 Contribuir a la transparencia en la gesti n municipal. Introducir la cultura de la calidad y la mejora continua en la organizaci n. Al enumerar y revisar uno a uno los pasos que se realizan, permite la identificaci n de mejoras, de responsabilidades, su medici n, y simplifica al m ximo el proceso de b squeda de la falla o factor deficiente permitiendo su correcci n.

10 Permite iniciar el proceso de organizaci n de un servicio de atenci n integral a la ciudadan a, como los denominados SAC (Servicios de Atenci n a la Ciudadan a) ya que se trata de una de las herramientas b sicas e imprescindibles para iniciar un proceso para su implantaci n. Mejora la calidad del servicio a la ciudadan a ayudando a convertirlo en m s eficiente y eficaz. Promover la participaci n de las personas de la organizaci n y el trabajo en equipo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS . Gu a para su elaboraci n 9 5 3. BASES PARA SU ELABORACION. SENSIBILIZACI N Y COMPROMISO.