Microsoft Word JochenSchubert DIN 5008

1 Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 1 JochenSchubert Gesch ftsbriefe formatieren nach DIN 676 und din 5008 mit Microsoft Office Word 2003 1. DIN-Normen im Briefverkehr Vorteile von Normen Arten von Normen 2. Grundlegende Einstellungen Typografie Seitenr nder Briefkopf Falz-/Lochmarken mehrseitige Dokumente Dokumentvorlagen 3. Bestandteile des Gesch ftsbriefes Anschriftenfeld Bezugszeichenzeile / Informationsblock Betreff / Anrede / Brieftext Unterschrift / Anlagenvermerk Gesch ftsangaben / Gesellschaftsrechtliche Angaben 4. Brief- und Textelemente Zwischenr ume Zahlengliederungen Satzzeichen Fu noten Besondere Mathematische Ausdr cke und Einheiten 5. Textgestaltung AutoTexte erstellen Hervorhebungen Formatvorlagen Textgliederung durch Aufz hlungen und Nummerierungen Tabellen Inhaltsverzeichnisse 6. Vordrucke Form A nach DIN 676 Form B nach DIN 676 Briefblatt ohne Vordruck Briefblatt mit Informationsblock Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 2 JochenSchubert DIN-Normen im Briefverkehr Normen gew hrleisten die allgemeine Einhaltung bestimmter Regelungen in fast al-len Bereichen des t glichen Lebens - bei elektrischen Ger ten z.

2 B. , aber auch in vielen anderen Situationen trifft man auf Normen. Man kann nach dem Geltungsbe-reich drei verschiedene Hauptbereiche unterscheiden: DIN, Deutsche Industrie-Normen EN, Europ ische Norm ISO, International Organization for Standardization Auch im Briefverkehr gibt es entsprechende Normen, deren Einhaltung etliche Vortei-le mit sich bringen: Hauptinformationen wie Betreff, Erstelldatum befinden sich immer an gleicher Stelle und sind deshalb schnell auffindbar bessere Informationsaufnahme durch einheitliche Struktur aller Schreiben Gebrauch von Briefumschl gen mit Fenstern m glich durch feste Position des Anschriftenfeldes genormte Papierformate erleichtern Druck, Versandkosten und Ablagesyste-me Normen sollten bei allen Gesch ftsbriefen zwischen Unternehmen und ihren Kunden und Zulieferern beachtet werden. Aber auch bei Schreiben von Privatpersonen an Beh rden und Betriebe wird die Einhaltung empfohlen. Beim Briefverkehr gibt es mehrere Normen, die sich mit Gestaltung und Erstellung besch ftigen.

3 Besonders wichtig sind die folgenden: DIN 5008 Inhaltliche Gestaltung von Briefteilen Angaben zu Absender, Empf nger, Betreff und Anrede DIN 676 Regelung der Ma e von Einzel- und Endlosvordrucken Gr e und Position Anschriftenfeld Position der Falzmarken Form A und Form B vorhanden DIN 678 / DIN 680 Ma e von Briefh llen und Fensterbriefumschl gen z. B. gebr uchlich C5, DL DIN 476 Festlegung der Papierformate DIN-A-Reihe von A0 bis A7 DIN A4 f r Gesch ftsbriefe Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 3 JochenSchubert Grundlegende Einstellungen Typografie und Briefstil Schriftart Um ein einheitliches Erscheinungsbild Ihres Gesch ftsbriefes zu gew hrleisten, soll-ten Sie gut lesbare Schriftarten wie ARIAL, COURIER NEW oder TIMES NEW ROMAN verwenden. Nat rlich k nnen Sie auch firmeneigene Schriften verwenden, die zum Corporate Design der Firma passen. Schriftgr e Empfohlene Schriftgr en f r den Gesch ftsbrief liegen f r Anschriften und Brieftext im Bereich von 10 bis 12 pt.

4 (Punkten). Zusatzinformationen wie Leitw rter, Informa-tionsblock, Angaben zur Gesellschaft sowie Absenderadressen k nnen zwischen 6 und 8 pt. gro sein. Zeilenabstand In Gesch ftsbriefen ist prinzipiell ein einfacher Zeilenabstand zu verwenden. Ledig-lich bei Gutachten, Berichten ist ein 1,5-facher Zeilenabstand m glich. Bei der Aus-richtung Ihrer Abs tze gibt es keine Vorschriften der DIN. Ein linksb ndig ausgerich-tet erstellter Brief wirkt individueller und lebendiger, allerdings kann nat rlich auch Blocksatzausrichtung verwendet werden. Stil Gliedern Sie Ihren Brief in sinnvolle inhaltliche Abschnitte. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Aspekte und vermeiden Sie unn tige Wiederholungen, Floskeln und F llw rter. F r den Empf nger ist es einfacher, die haupts chlichen Inhalte zu erfassen, wenn Sie kurze S tze verwenden und auf Schachtels tze verzichten. Sprechen Sie Ihren Briefpartner m glichst immer pers nlich an.

5 Bleiben Sie auch bei schwierigen Korrespondenzpartnern stets h flich und sachlich. Dazu z hlt eben-falls, dass Sie sich f r Vers umnisse, Versehen oder Fehler entschuldigen. Wichtige Aussagen und Elemente Ihres Briefes sollten Sie hervorheben. Die ver-schiedenen M glichkeiten daf r - farbliche Hervorhebung oder Einr ckung sowie zu-s tzliche Leerzeilen - werden sp ter behandelt. Verwenden Sie diese M glichkeit aber sparsam, damit nicht der Lesefluss sowie das Gesamterscheinungsbild Ihres Briefes gest rt werden. Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 4 JochenSchubert Seitenr nder Moderne Gesch ftsbriefe k nnen im Format DIN A4 in drei Arten verwendet werden.

6 Unterschiede bestehen in der Einstellung des oberen Seitenrandes und damit in der Positionierung der Briefelemente: DIN 676 Briefbl tter mit Vordruck, Form A DIN 676 Briefbl tter mit Vordruck, Form B Briefbl tter ohne Vordruck Seitenr nder Form A Form B OBEN 2,7 cm 4,5 cm UNTEN nach Umfang Gesch fts-angaben nach Umfang Gesch fts-angaben LINKS 2,41 cm 2,41 cm RECHTS mindestens 0,81 cm mindestens 0,81 cm empfohlen 2,0 bis 2,5 cm empfohlen 2,0 bis 2,5 cm In den meisten Firmen werden bereits vorgedruckte Briefb gen verwendet. Um diese mit Microsoft Word beschreiben zu k nnen, ist die Erstellung einer oder mehrerer Dokumentvorlagen sinnvoll. Zum Einstellen Ihrer Seitenr nder w hlen Sie ber das Men DATEI den Eintrag SEI-TE Im sich ffnenden Dialogfeld legen Sie im Register SEITENR NDER die passenden R nder fest. Voraussetzung f r die korrekten Einstellungen sind DIN-gerecht gefertig-te Vordrucke. Ansonsten muss man den Briefvordruck einmal vollst ndig ausmessen.

7 Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 5 JochenSchubert Falz- und Lochmarken F r das Falten und Lochen von Briefen k nnen Sie sich entsprechende Marken - falls nicht schon vorgedruckt - selbstst ndig in Ihr Dokument einf gen. Falzmarken stellen sicher, dass Ihr Anschriftenfeld in einem genormten Briefumschlag mit Fenster voll-st ndig zu sehen ist. Je nachdem, ob Form A oder Form B der DIN 676 verwendet wird, ver ndern sich die Positionen der Falzmarken. Gemessen werden die Positionen jeweils von der oberen Blattkante (nicht Seitenrand!) aus. Die Falzmarkenhaben eine L nge von 0,5 cm und werden ca. 0,2 cm vom linken Blattrand eingef gt. Legen Sie Falz- und Lochmarken in der Kopf- und Fu zeile an. So ist sichergestellt, dass Sie auf allen Seiten zur Verf gung stehen und nicht versehentlich gel scht oder verschoben werden. Abstand von oberer Blattkante Form A Abstand von oberer Blatt kante Form B Obere Falzmarke 8,70 cm 10,50 cm Untere Falzmarke 19,20 cm 21,00 cm Lochmarke 14,85 cm 14,85 cm ffnen Sie das Men ANSICHT und w hlen KOPF- UND FU ZEILE.

8 F gen Sie mit Hilfe der Zeichnen-Symbolleiste eine gerade Linie ein. Klicken Sie die Linie doppelt an oder rufen den Eintrag FORMAT - auf. Im Register GR E k nnen Sie die L nge exakt bestimmen. Zur Positionie-rung wechseln Sie in das Register LAYOUT. ber die Schaltfl che gelangen Sie zu den er-weiterten Layouteinstel-lungen. Legen Sie die Po-sitionen in der nebenste-hend vorgegebenen Rei-henfolge fest. 123456 Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 6 JochenSchubert Mustervordruck DIN 676 Form A Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 7 JochenSchubert Mustervordruck DIN 676 Form B Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 8 JochenSchubert Mehrseitige Dokumente Nat rlich k nnen Gesch ftsbriefe auch mehrseitig sein. Gem DIN m ssen mehr-seitige Briefe oberhalb des Brieftextes nummeriert werden.

9 F gen Sie Seitenzahlen als Feld in der Kopfzeile. Auf der zweiten Seite wird der Brieftext in der zweiten Zeile unterhalb der Kopfzeile fortgesetzt. Aktivieren Sie im Men Ansicht den Eintrag Kopf- und Fu zeile. Setzen Sie die Ein-f gemarke an die gew nschte Position. Richten Sie die Seitenzahlen mit Hilfe des passenden Symbols rechtsb ndig aus. Aus der Symbolleiste f r Kopf- und Fu zeilen w hlen Sie im Eintrag AUTOTEXT EINF GEN den Punkt SEITE X VON Y aus. Wollen Sie f r die erste und die folgenden Seiten unterschiedliche Kopf- und Fu zeilen einrichten, aktivieren Sie im Men DATEI - SEITE die Option ERSTE SEITE ANDERS im Register LAYOUT. Eine neue Seite erreichen Sie, indem mit Hilfe des Men s EINF GEN ein manueller Seitenwechsel (Umbruch) einge-f gt wird. Alternativ k nnen Sie diesen mit Hilfe der Tas-tenkombination + w erlangen. Gestalten Sie dann die unterschiedlichen Kopfzeilen.

10 Die Kopfzeile der ersten Seite mit eingef gter Seitennum-merierung w rde wie folgt aussehen: Microsoft Word DIN 5008 Gesch ftsbriefe nach DIN 676 und din 5008 Seite 9 JochenSchubert Dokumentvorlagen Damit Sie Ihre Gesch ftsbriefe nicht jedes Mal neu anlegen m ssen, bietet es sich an, Ihren Brief als Dokumentvorlage abzuspeichern. So k nnen Sie jederzeit einen neuen leeren Briefvordruck ffnen und m ssen nicht andere Dokumente berschrei-ben. Zum Speichern eines Vordrucks als Dokumentvorlage gehen Sie wie folgt vor. Erstel-len Sie Ihren Brief mit allen Grundinformationen wie Absenderadresse, Informations-block, Gesch ftsangaben, Briefkopf, Textfeld oder Tabelle f r Anschriftenfeld usw. Rufen Sie das Men DATEI - SPEICHERN auf. Im sich ffnenden Dialogfeld m ssen Sie dann darauf achten, dass Sie bei Dateityp statt WORD-DOKUMENT (*.DOC) die Auswahl auf DOKUMENTVORLAGE (*.DOT) setzen. Es ffnet sich automatisch der Standardordner VORLAGEN.