MusterMuster ...

1 entwurf Stand vom MusterMusterMusterMuster----Dienstanweis ungDienstanweisungDienstanweisungDiensta nweisung f r die Finanzbuchhaltung und die Gemeindekasse der Gf r die Finanzbuchhaltung und die Gemeindekasse der Gf r die Finanzbuchhaltung und die Gemeindekasse der Gf r die Finanzbuchhaltung und die Gemeindekasse der Ge-e-e-e-meinde/der Stadt/der Samtgemeinde/des Landkreises/der Rmeinde/der Stadt/der Samtgemeinde/des Landkreises/der Rmeinde/der Stadt/der Samtgemeinde/des Landkreises/der Rmeinde/der Stadt/der Samtgemeinde/des Landkreises/der Re-e-e-e-gion/des Zweckverbandesgion/des Zweckverbandesgion/des Zweckverbandesgion/des Zweckverbandes Inhalt:Inhalt:Inhalt:Inhalt: Pr ambelPr ambelPr ambelPr ambel 1. Abschnitt Aufbau- und Ablauforganisation 1111 GeltungsbereichGeltungsbereichGeltungsbe reichGeltungsbereich 2222 OrganisatOrganisatOrganisatOrganisation und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche ion und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche ion und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche ion und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung) Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung) Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung) Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung) 2.

2 Abschnitt Anordnungswesen 3333 Erledigung des AufgabenbereichsErledigung des AufgabenbereichsErledigung des AufgabenbereichsErledigung des Aufgabenbereichs ZahlungsanweisungZahlungsanweisungZahlun gsanweisungZahlungsanweisung 4444 Haushalts berwachung und Bewirtschaftung von HauHaushalts berwachung und Bewirtschaftung von HauHaushalts berwachung und Bewirtschaftung von HauHaushalts berwachung und Bewirtschaftung von Hausssshaltsrehaltsrehaltsrehaltsresten gem sten gem sten gem sten gem 25 25 25 25 und 26 GemHund 26 GemHund 26 GemHund 26 GemHKKKKVOVOVOVO 5555 Verf gungsberechtigungen zur Ausf hrung des HauVerf gungsberechtigungen zur Ausf hrung des HauVerf gungsberechtigungen zur Ausf hrung des HauVerf gungsberechtigungen zur Ausf hrung des Hausssshaltsplanshaltsplanshaltsplanshal tsplans 6666 Form und Inhalt der KassenanordnungenForm und Inhalt der KassenanordnungenForm und Inhalt der KassenanordnungenForm und Inhalt der Kassenanordnungen 7777 Erledigung des Aufgabenbereichs ZahlungsabwicklungErledigung des Aufgabenbereichs ZahlungsabwicklungErledigung des Aufgabenbereichs ZahlungsabwicklungErledigung des Aufgabenbereichs Zahlungsabwicklung 3.

3 Abschnitt Verwaltung der Zahlungsmittel 8888 Gesch ftsgang dGesch ftsgang dGesch ftsgang dGesch ftsgang der Gemeindekasseer Gemeindekasseer Gemeindekasseer Gemeindekasse 9999 Verwaltung der Geldbest ndeVerwaltung der Geldbest ndeVerwaltung der Geldbest ndeVerwaltung der Geldbest nde 10101010 T gliche Abstimmung der Bankkonten T gliche Abstimmung der Bankkonten T gliche Abstimmung der Bankkonten T gliche Abstimmung der Bankkonten 11111111 Behandlung von Kleinbetr genBehandlung von Kleinbetr genBehandlung von Kleinbetr genBehandlung von Kleinbetr gen 12121212 Aufbewahrung, Bef rderung und Entgegennahme von ZahlungsmittelnAufbewahrung, Bef rderung und Entgegennahme von ZahlungsmittelnAufbewahrung, Bef rderung und Entgegennahme von ZahlungsmittelnAufbewahrung, Bef rderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln 13131313 AuszahlungenAuszahlungenAuszahlungenAusz ahlungen 14141414 Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder KEinsatz von Geldkarte, Debitkarte oder KEinsatz von Geldkarte, Debitkarte oder KEinsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte sowie Schecksreditkarte sowie Schecksreditkarte sowie Schecksreditkarte sowie Schecks 15151515 Unterschriften im BankverkehrUnterschriften im BankverkehrUnterschriften im BankverkehrUnterschriften im Bankverkehr 16161616 Ermittlung der Liquidit t, Liquidit tsplanung, GeldanlageErmittlung der Liquidit t, Liquidit tsplanung, GeldanlageErmittlung der Liquidit t, Liquidit tsplanung, GeldanlageErmittlung der Liquidit t, Liquidit tsplanung, Geldanlage 4.

4 Abschnitt Buchf hrung 17171717 Allgemeine Regelungen zu den BuchungsverfahrenAllgemeine Regelungen zu den BuchungsverfahrenAllgemeine Regelungen zu den BuchungsverfahrenAllgemeine Regelungen zu den Buchungsverfahren 18181818 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer VeDokumentation der eingegebenen Daten und ihrer VeDokumentation der eingegebenen Daten und ihrer VeDokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Ver r r r nnnnderungenderungenderungenderungen 5. Abschnitt Automatisierte Datenverarbeitung entwurf Stand vom 19191919 Freigabe von Verfahren und BerechtigungenFreigabe von Verfahren und BerechtigungenFreigabe von Verfahren und BerechtigungenFreigabe von Verfahren und Berechtigungen 6. Abschnitt Niederschlagung, Stundung, Erlass und Insolvenzverfahren 20 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen und Insolvenzverfa20 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen und Insolvenzverfa20 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen und Insolvenzverfa20 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen und Insolvenzverfah-h-h-h-renrenrenren 7.

5 Abschnitt Handvorsch sse, Zahlstellen und Sonderkassen 21 Handvorsch sse, Zahlstellen und Sonderkassen 21 Handvorsch sse, Zahlstellen und Sonderkassen 21 Handvorsch sse, Zahlstellen und Sonderkassen 21 Handvorsch sse, Zahlstellen und Sonderkassen 8. Abschnitt Innere und u ere Sicherheitsvorkehrungen, Schlussvorschriften 22222222 Unterschriftsbefugnis, Befugnisse der Verwendung elekUnterschriftsbefugnis, Befugnisse der Verwendung elekUnterschriftsbefugnis, Befugnisse der Verwendung elekUnterschriftsbefugnis, Befugnisse der Verwendung elekttttronronronronischer Signaturenischer Signaturenischer Signaturenischer Signaturen 23232323 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenst nden (Verwahrgelass)Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenst nden (Verwahrgelass)Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenst nden (Verwahrgelass)Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenst nden (Verwahrgelass) 24242424 Aufbewahrung von UnterlagenAufbewahrung von UnterlagenAufbewahrung von UnterlagenAufbewahrung von Unterlagen 25252525 Sicherheitseinrichtungen und Sicherheitseinrichtungen und Sicherheitseinrichtungen und Sicherheitseinrichtungen und vorkehrungenvorkehrungenvorkehrungenvork ehrungen 26262626 InkrafttretenInkrafttretenInkrafttretenI nkrafttreten Pr ambelPr ambelPr ambelPr ambel Nach 41 Abs.

6 1 der Verordnung ber die Aufstellung und Ausf hrung des Haus-haltsplans sowie die Abwicklung der Kassengesch fte der Gemeinden auf der Grundlage der kommunalen Doppik (Gemeindehaushalts- und kassenverordnung GemHKVO vom 22. Dezember 2005 Nds. GVBl. S. 458 in der jeweils geltenden Fassung) haben die Gemeinden, St dte, Samtgemeinden, Landkreise, Zweckver-b nde und die Region Hannover in Niedersachsen zur Sicherstellung der ordnungs-gem en Erledigung der Aufgaben der Zahlungsanweisung, und der Zahlungsab-wicklung, insbesondere dem Umgang mit Zahlungsmitteln, eine Dienstanweisung zu erlassen. Bei der Erstellung dieser Musterdienstanweisung haben folgende Verb nde und Vereinigungen mitgewirkt: - Fachverband der K mmerer (FK) Niedersachsen e. V. - Fachverband der Kommunalkassenverwalter (KKV) Niedersachen e. V. -- Gruppe INTECON GmbH Wirtschaftspr fungsgesellschaft Osnabr ck Die vorgeschlagenen Regelungen sind je nach den rtlichen Spezifika zu modifizie-ren.

7 Die kursiv dargestellten Textpassagen sind nicht zwingend, sondern geben zu-s tzliche Hinweise. entwurf Stand vom Dienstanweisung gem Dienstanweisung gem Dienstanweisung gem Dienstanweisung gem 41 Abs. 1 GemHKVO1 GemHKVO1 GemHKVO1 GemHKVO f r die Gemeinde/Samtgemeinde/die Stadt/den Landkreis/f r die Gemeinde/Samtgemeinde/die Stadt/den Landkreis/f r die Gemeinde/Samtgemeinde/die Stadt/den Landkreis/f r die Gemeinde/Samtgemeinde/die Stadt/den Landkreis/ die Region/den Zweckverband ..die Region/den Zweckverband ..die Region/den Zweckverband ..die Region/den Zweckverband .. (im Folgenden f r die Gemeinde )(im Folgenden f r die Gemeinde )(im Folgenden f r die Gemeinde )(im Folgenden f r die Gemeinde ) AbschnittAbschnittAbschnittAbschnitt AufbauAufbauAufbauAufbau---- und Ablauforganisation und Ablauforganisation und Ablauforganisation und Ablauforganisation 1111 GeltungsbereichGeltungsbereichGeltungsbe reichGeltungsbereich (1) Diese Dienstanweisung gilt f r alle Organisationseinheiten der Gemeinde, die Aufgaben der Zahlungsanweisung, der Buchf hrung und der Zahlungsabwicklung nach den haushalts- und kassenrechtlichen Vorschriften der NGO und der GemHK-VO wahrnehmen; darin eingeschlossen sind auch die Aufgaben zur Erledigung der haushaltsunwirksamen Einzahlungen und Auszahlungen gem 14 GemHKVO.

8 Alternativ (2) Gem 98 Abs. 5 Satz 2 NGO wird abweichend von 98 Abs. 5 Satz 1 NGO die Auf-sicht ber die Gemeindekasse von der B rgermeisterin/dem B rgermeister gem 98 Abs. 2 NGO einer/einem Mitarbeiterin/Mitarbeiter schriftlich bertragen. 2222 Organisation und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche ZaOrganisation und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche ZaOrganisation und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche ZaOrganisation und Verantwortliche f r die Finanzbuchhaltung (Aufgabenbereiche Zah-h-h-h-lungsanweisung und Zahlungsabwicklung) lungsanweisung und Zahlungsabwicklung) lungsanweisung und Zahlungsabwicklung) lungsanweisung und Zahlungsabwicklung) (1) Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich bertragenen eigenen und auf-tragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr und gliedert sich in die Bereiche Zah-lungsanweisung und Zahlungsabwicklung.

9 Die Zahlungsabwicklung und die Vollstre-ckung von ffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen werden von der Gemeindekasse erledigt. (2) Der Finanzbuchhaltung k nnen weitere Aufgaben durch die B rgermeisterin/den B rgermeister bertragen werden. Die bertragung ist nur zul ssig, wenn Vorschrif-ten der Nieders chsischen Gemeindeordnung, der Nieders chsischen Landkreisord-nung, des Nieders chsischen Gesetzes ber die kommunale Zusammenarbeit und des Gesetzes ber die Region Hannover nicht entgegen stehen und dies im Interes-se der Gemeinde liegt. Ferner d rfen die eigenen Aufgaben nicht beeintr chtigt wer-den und es ist zu gew hrleisten, dass die weiteren Aufgaben bei der Pr fung der Fi-nanzbuchhaltung mitgepr ft werden k nnen. Die Vorschriften der GemHKVO gelten f r die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist. (3) F r die Regelung der Finanzbuchhaltung ist die B rgermeisterin/der B rgermeis-ter zust ndig; alternativ die in 1 Abs.

10 2 bestimmte Person. Die Stellvertretung regelt sich nach den rtlichen Bestimmungen. entwurf Stand vom (4) Die Leiterin/der Leiter der Gemeindekasse (nachfolgend die Kassenleitung) und die Stellvertretung werden von der B rgermeisterin/dem B rgermeister gem 98 Abs. 2 NGO schriftlich bestellt. (5) alternativ : Bei organisatorischer Trennung der Finanzbuchhaltung in Buchhal-tung und Zahlungsabwicklung ist zus tzlich eine Verantwortliche/ein Verantwortli-cher und eine Stellvertreterin/ein Stellvertreter f r die Buchf hrung zu bestellen. (6) Sobald die Verantwortliche/ der Verantwortliche nach Abs. 4 (alternativ: und ) die ordnungsgem e F hrung der Finanzbuchhaltung bzw. der Zahlungsab-wicklung gef hrdet sieht, hat sie/ er die B rgermeisterin/den B rgermeister (alternativ die Aufsicht nach 1 Abs. 2) zu verst ndigen. AbschnittAbschnittAbschnittAbschnitt AnordnunAnordnunAnordnunAnordnungsweseng swesengswesengswesen 3333 Erledigung der ZahlungsanweisungErledigung der ZahlungsanweisungErledigung der ZahlungsanweisungErledigung der Zahlungsanweisung (1) Zur Erstellung und Erteilung der Kassenanordnungen und deren Dokumentation in den B chern ( 40 Abs.)