NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL …

1 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS para EL ABASTECIMIENTO Y control DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Este documento ha sido elaborado conPDFmail(Copyright RTE Multimedia) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS para EL ABASTECIMIENTO Y control DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES. 25/01/2011 1 I. OBJETIVO Establecer NORMAS y procedimiento para la adquisici n de combustible y lubricantes a los distintos veh culos de la Empresa. II. ALCANCE A todas las reas de la Empresa solicitantes de combustible y lubricantes para uso exclusivo de veh culos operativos de SERPOST III.

2 BASE LEGAL Estatuto de SERPOST Decreto Legislativo N 685 Ley de Creaci n de SERPOST Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones del Estado. Decreto Supremo N 184-2008-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Resoluci n de Contralor a General N 320-2006-CG NORMAS de control Interno Directiva de Gesti n FONAFE. Normativa interna IV. NORMAS 1. El rea de Transporte de la Gerencia Postal es responsable de la elaboraci n del programa en el Plan Anual de Contrataciones de suministro de combustibles y lubricantes para uso exclusivo de los veh culos de SERPOST.

3 2. El rea de Transporte de la Gerencia Postal, realizar el requerimiento a la Subgerencia de Log stica, seg n stock y/o programa de suministro de los combustibles y lubricantes. 3. La Subgerencia de Log stica evaluar y efectuar el tr mite respectivo para la adquisici n de combustible y lubricantes seg n programa de suministro y lo estipulado en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y la Directiva de Gesti n FONAFE. 4. El proveedor ser elegido mediante proceso de selecci n, y el periodo del contrato ser el que se estipule en el mismo, pudiendo realizarse adquisiciones adicionales o complementarias de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

4 5. Corresponde al rea de Transporte el control y supervisi n del consumo de las unidades, debiendo realizar reportes mensuales en los cuales indiquen recorrido, kilometraje y rendimiento por gal n a fin de sustentar los consumos por veh culo. 6. El Almac n de dep sito de lubricantes, llevar el control , supervisi n y despacho de los mismos, seg n lo requerido por el rea de Transporte. 7. El Departamento de Abastecimiento y Servicios Generales efectuar el control de la cantidad y distribuci n del combustible contratado, debiendo, en coordinaci n con el rea de Transporte garantizar el stock de combustible y lubricantes para todo el parque automotor.

5 Este documento ha sido elaborado conPDFmail(Copyright RTE Multimedia) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS para EL ABASTECIMIENTO Y control DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES. 25/01/2011 2 8. El responsable del Almac n elaborar el Inventario Diario y un informe mensual solo en el consumo de lubricantes, detallando el balance y se alando la cantidad del consumo por veh culo y el stock final, debiendo remitir a la Subgerencia de Log stica los reportes de consumos. 9. El Almac n asignar a un trabajador que se encargue del control y suministro de lubricantes. Combustible asignado a veh culos no vinculados al proceso operativo 10.

6 Los funcionarios a los que se les asignen veh culos y estos veh culos no intervengan directamente en el proceso operativo, podr n acceder a una dotaci n de combustible, la cual ser otorgada por la Gerencia de Administraci n de Recursos, seg n los dispositivos de Gesti n de FONAFE y lo aprobado por la Gerencia General. V. PROCEDIMIENTO 1. DEL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE a. La entrega del Suministro de Combustible se realizar en las estaciones de Servicios del contratista, directamente a los veh culos que indique SERPOST a la presentaci n y entrega de los documentos que autoricen la recepci n.

7 B. El contratista deber ofrecer un sistema de control y despacho, siendo este por medio de vales, llenados estos por SERPOST , los mismos que sin costo alguno ser n provistos de talonarios por el contratista. c. para efectos de control de suministro de combustible de 90 Octanos y Petr leo Diesel, SERPOST entregar a los choferes vales de consumo de combustible, debidamente visados por el rea usuaria a la que corresponda la unidad vehicular, consignado necesariamente el n mero de placa, tipo de combustible, cantidad abastecida, fecha, firma y n mero de DNI del chofer.

8 D. para el caso del consumo de combustible de 84 Octanos, ste ser suministrado de manera directa por cada Administraci n Postal en la estaci n de servicio m s cercana, realiz ndose los pagos por dicho consumo directamente con el fondo fijo asignado a la Administraci n Postal. e. La presentaci n del kilometraje ser condici n necesaria para la atenci n del suministro de combustible para cada veh culo. f. La autorizaci n del abastecimiento de la Gasolina de 90 Octanos y Petr leo Diesel D2 estar a cargo del Area de Transporte. En lo que refiere a Gasolina de 84 Octanos y veh culos menores, estar a cargo de cada Administraci n Postal.

9 G. El contratista verificar que la dotaci n del combustible se realice exclusivamente en los veh culos de SERPOST , para lo cual la Empresa le remitir al contratista la relaci n de veh culos a atenderse. Este documento ha sido elaborado conPDFmail(Copyright RTE Multimedia) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS para EL ABASTECIMIENTO Y control DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES. 25/01/2011 3 2. DEL TRAMITE DE PAGO DE COMBUSTIBLE rea de Abastecimiento y Servicios Generales a. En el caso del consumo de combustible de 90 Octanos y Petr leo Diesel, el contratista remitir a SERPOST , en forma quincenal los vales utilizados, adjuntado para ello los respectivos vouchers, asimismo, entregar un reporte consolidado detallando las fechas, n mero de vales, placas, cantidad abastecida y tipo de combustible.

10 B. El rea de Transporte ser responsable de realizar el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA), para el caso de Petr leo Diesel y Gasolina de 90 Octanos. c. Una vez verificada la cantidad de vales utilizados por SERPOST se proceder a realizar la Orden de Compra, la misma que se entregar el original al contratista. d. Por cada Orden de Compra de combustible de 90 Octanos y Petr leo Diesel, el rea de Almac n elaborar la Nota de Ingreso correspondiente, en forma de regularizaci n, debido a que el combustible no ingresa directamente al Almac n. e. Por cada consumo quincenal, el Jefe del rea de Transporte ser responsable de emitir el Informe de Conformidad correspondiente o el Acta de Observaci n si fuere el caso, entregando copia de la misma al contratista y el original a la Subgerencia de Log stica para el tr mite de pago o reclamo correspondiente.