NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA …

1 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACI N DE LA planilla DE REMUNERACIONES Este documento ha sido elaborado conPDFmail(Copyright RTE Multimedia) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACI N de planilla de REMUNERACIONES. 04/07/2013 2 I. OBJETIVO Establecer las NORMAS y PROCEDIMIENTOS para la elaboraci n de la planilla de remuneraciones. II. ALCANCE A la Gerencia de Administraci n de Recursos a trav s de la Sub Gerencia de Recursos Humanos- Departamento de Administraci n de personal , rea de Remuneraciones, Sub Gerencia de Finanzas por medio de los Departamentos de Contabilidad y Tesorer a . III. BASE LEGAL Estatuto Social de SERPOST Decreto Legislativo N 685 Ley de Creaci n de SERPOST Resoluci n N 031 GCRIPSS-98 Actualizaci n del Nuevo formato de Pagos y Declaraci n Jurada de Trabajadores.

2 Decreto Supremo N 001-98-TR NORMAS Reglamentos a Obligaci n de los Empleadores a llevar planilla de pago. Decreto Supremo N 003-2010-TR Que modifica el N 001-98-TR Que establece NORMAS reglamentarias relativas a la obligaci n de los empleados de llevar planillas de pago. Decreto Supremo N 011-98-TR Ampliaci n de pago para la adecuaci n de planilla de pago autorizado a lo dispuesto en el Decreto Supremo. Decreto Ley N 25897 Ley de Creaci n del Sistema Privado de Adecuaci n del Fondo de Pensiones. Directivas de Gesti n FONAFE. Resoluci n de Contralor a General de la Rep blica N 320-2006-CG NORMAS de Control Interno. Normativa Interna. IV. NORMAS 1. La Gerencia de Administraci n de Recursos aprobar los formatos propuestos por la Subgerencia de Recursos Humanos que se utilicen en este documento normativo.

3 2. La Subgerencia de Recursos Humanos a trav s del Departamento de Administraci n de personal es el responsable de administrar la planilla del personal permanente, funcionarios y sujeto a modalidad. 3. El monto de la Remuneraci n en la planilla de fin de mes corresponde al 100% de la remuneraci n del trabajador, debiendo deducirse los descuentos de ley (AFP, SNP, 5ta , Categor a) judiciales, faltas, tardanzas, pr stamos y/ otros previa autorizaci n escrita de descuento. planilla DE PAGO DE HABERES Recopilaci n, Clasificaci n y an lisis de informaci n 4. La Subgerencia de Recursos Humanos establecer el cronograma para la entrega de informaci n para la elaboraci n de la planilla de remuneraciones; asimismo comunicar de manera oportuna ante alguna variaci n a las reas de la empresa que emitan dicha informaci n.

4 Este documento ha sido elaborado conPDFmail(Copyright RTE Multimedia) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACI N de planilla de REMUNERACIONES. 04/07/2013 35. El rea de Remuneraciones del Departamento recibir los documentos de las reas que emitan informaci n; elaborar la planilla , realizar los an lisis y c lculos correspondientes. 6. El rea de Remuneraciones clasificar por conceptos la documentaci n, ingresando cada uno de ellos mediante el c digo correspondiente; en caso no exista el c digo, crear uno especifico para el tipo de movimiento, previa coordinaci n con el Departamento de Contabilidad. Ingreso de Informaci n 7. La informaci n para la elaboraci n de la planilla deber estar completa bajo responsabilidad del rea emisora del mismo; los datos ser n ingresados al sistema por interfase y/o por movimiento para lo que se deber tener presente la situaci n laboral del trabajador.

5 Del personal que ingresa a la Empresa (Contrato indeterminado y determinado) 8. Se deber tener en cuenta la fecha de ingreso del personal nuevo, reingresante o que cambia de condici n laboral (sujeto a modalidad a permanente). Para efectos del c lculo del pago de remuneraciones, gratificaciones, CTS, utilidades y otros. VI. PROCEDIMIENTOS PROCESO DE planilla 1. El rea de Remuneraciones ingresar al Sistema de Planillas toda la informaci n teniendo en consideraci n los rubros o conceptos. 2. Se imprimir la informaci n ingresada para verificar que coincida con la remitida con la enviada por las diferentes reas involucradas. 3. De manera aleatoria se verificar que los c lculos por deducciones de ley (IR 5ta categor a, AFP, ONP, etc.) y aportaciones (ESSALUD) est n correctamente calculados por el sistema; se deber conocer el n mero exacto de personal , teniendo en cuenta las licencias, subsidios, vacaciones, ceses, personal nuevo en relaci n al total del personal del mes anterior.

6 REPROCESO DE planilla 4. De ser el caso se podr modificar y/o adicionar datos en la planilla lo que significa volver a procesar la planilla . CIERRE DE planilla 5. Concluida la elaboraci n de la planilla se efectuar el cierre, lo que significa que los ingresos adicionales que se realicen posterior a dicho cierre, ya no afectar n la planilla trabajada. 6. Elaborar las Solicitudes de Cheques que generen las planillas de pago, teniendo en cuenta las fechas consignadas en el cronograma de pago. 7. La Solicitud de Cheque ser distribuida de la siguiente manera: Original y 1ra Copia : Departamento de Contabilidad. Este documento ha sido elaborado conPDFmail(Copyright RTE Multimedia) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACI N de planilla de REMUNERACIONES.

7 04/07/2013 42da Copia : Departamento de Administraci n de personal - rea de Remuneraciones. PAGO DE APORTACIONES Y CONTRIBUCIONES: ESSALUD, SNP 5TA CATEGOR A 8. Actualizar la base de datos en el Sistema de planilla y Beneficios Sociales del personal permanente y contrato sujeto, de acuerdo a las NORMAS y/o disposiciones legales vigentes. 9. Al cierre de planillas se verificar la informaci n, teni ndose en cuenta las afectaciones del personal con fecha de cese dentro del mes, a fin de evitar pagos extempor neos. 10. Verificar que toda liquidaci n est gravada en el mismo mes en que se produjo el cese. 11. Verificar que est n afectas las remuneraciones del personal activo, nuevo y las liquidaciones del personal cesado a la fecha.

8 12. Realizar el proceso en el Programa T Registro y Plame de SUNAT. (El T-Registro debe ser actualizado diariamente por el rea de Registro y Control de personal ) 13. Elaborar la respectiva solicitud de cheque y se remitir al Departamento de Contabilidad para el tr mite respectivo. 14. El Departamento de Tesorer a realizar el pago a la SUNAT en forma electr nica utilizando la p gina web de la SUNAT, seg n el archivo generado por el Plame-SUNAT y dentro del cronograma de obligaciones tributaria impuesto por el ente correspondiente. 15. Con el proceso bajo este sistema, no ser necesario emitir los reportes de la Declaraci n Jurada, la misma que ser reemplazada por el comprobante de pago emitido por la SUNAT.

9 ELABORACI N DE LA planilla DE PAGO DE APORTACIONES PREVISIONALES AL SPP (AFP) 16. Recibir los contratos de afiliaci n enviados por las diferentes AFP s o cartas de notificaci n de los propios trabajadores (hasta antes del cierre de la planilla de fin de mes). 17. Verificar los datos del nuevo afiliado permanente o sujeto a modalidad. 18. Verificar si el afiliado mantiene v nculo laboral de dependencia con la Empresa, de no existir dependencia se devolver el contrato de afiliaci n a la respectiva AFP, adjuntando una copia del mismo para cualquier eventualidad. 19. Verificar si el nuevo afiliado se encuentra de vacaciones en el mes de inicio de la primera aportaci n, de ser ste caso, deber tenerse presente para la elaboraci n de la planilla de vacaciones.

10 En caso que el nuevo afiliado se encuentre de vacaciones a la fecha de recepci n del contrato o ste se recepcione despu s del cierre de planilla de vacaciones, siendo aquel el primer mes del primer devengue, se proceder a ingresar en el Sistema de planilla en el mes siguiente los datos del nuevo afiliado: C digo de la AFP a la que pertenece. C digo del afiliado (CUSPP). Fecha de firma del contrato. Este documento ha sido elaborado conPDFmail(Copyright RTE Multimedia) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACI N de planilla de REMUNERACIONES. 04/07/2013 520. En caso el trabajador no declare estar afiliado a alguna AFP o si no cuenta con la ficha de datos personales, la Empresa deber verificar en la p gina web de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP si se encuentra o no afiliado.