NOTATPLIGT - holbaek.dk

1 NOTATPLIGT Som medarbejdere i kommunen er vi omfattet af reglerne om NOTATPLIGT . Det betyder, at vi har pligt til at notere mundtlige oplysninger i en sag, hvis de har betydning for den afg relse, vi efterf lgende skal tr ffe, eller hvis de i vrigt er v sentlige. Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk tr ffes en afg relse, eller om sagen henl gges, uden at der er truffet en afg relse. HVORFOR HAR VI NOTATPLIGT ? Der er tre hensyn bag bestemmelserne om NOTATPLIGT , der alle er med til at sikre borgernes retssikkerhed. Det f rste hensyn er af ordensm ssig karakter og betyder, at kommunen gennem sine journalnotater har overblik over en sag og kan dokumentere alle oplysninger og ekspeditioner. Journalen skaber klarhed over sagens faktiske omst ndigheder. Det betyder, at kommunen gennem sine journalnotater har et tilg ngeligt overblik over sagen, s for eksempel en ny sagsbehandler kan overtage sagen uden at skulle starte forfra.

2 Det andet hensyn er borgerens ret til aktindsigt og partsh ring. Borgeren kan ikke h ndh ve sin ret til at se alle oplysninger, hvis de ikke er noteret p sagen. Hvis oplysninger ikke fremg r af sagen, har borgeren ikke mulighed for at f indblik i, hvordan kommunen ser sagen. Det tredje hensyn er andre myndigheder og personers adgang til at f re kontrol med, at sagen er behandlet korrekt. Eksempler kan v re anken vn og Ankestyrelsen, der har brug for alle oplysninger for at kunne tage stilling til en klage. HVOR FINDES REGLERNE OM NOTATPLIGT ? Reglerne om NOTATPLIGT fremg r af offentlighedslovens 6, som lyder: I sager, hvor der vil blive truffet afg relse af en forvalt-ningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedr rende en sags faktiske omst ndigheder, der er af betydning for sagens afg relse, eller som p anden m de er bekendt med s danne oplysninger, g re notat om indholdet af oplysningerne.

3 Det g lder dog ikke, s fremt oplysningerne i vrigt fremg r af sagens dokumenter. Ved siden af 6 g lder desuden en almindelig forvaltningsretlig grunds tning (dvs. en regel der g lder p samme m de som en lov). 6 suppleres af en almindelig retsgrunds tning om, at alle v sentlige ekspeditioner skal skrives ned. Retsgrunds tningen forpligter os til at notere alle v sentlige ekspeditioner i sagen. Retsgrunds tningens anvendelsesomr de begr nser sig ikke til oplysninger af betydning for sagens afg relse, men r kker ud over dette. En v sentlig ekspedition i sagen kan for eksempel v re, at en borger ringer ind og rykker for svar i sin sag og f r en orientering om den forventede sagsbehandlingstid. Det f lger desuden af principperne for god forvaltningsskik, at kommunen skal s rge for, at der skabes et tillidsforhold mellem borgeren og kommunen.

4 Dette kan ske ved, at kommunen sikrer sig dokumentation for, hvad der er sagt og gjort i en sag. N r vi overholder notatpligten, er vi med til at sikre benhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen, hvilket er en foruds tning for, at borgeren kan have tillid til kommunen. EKSEMPEL En borger p kontanthj lp ringede til jobcentret og meldte sig syg inden sin jobsamtale. Den telefoniske henvendelse blev ikke noteret i journalen og blev dermed ikke givet videre til sagsbehandleren. Jobcentrets tilsides ttelse af notatpligten havde den konsekvens for borgeren, at hans kontanthj lp blev bragt til oph r p baggrund af udeblivelse fra jobsamtale, og at han dermed stod uden fors rgelse. HVILKE OPLYSNINGER ER OMFATTET AF NOTATPLIGTEN? De oplysninger, der skal noteres, er: Faktiske oplysninger i den konkrete sag, herunder: oplysninger, der er modtaget mundtligt (ved personligt fremm de, ved aftalt m de eller telefonisk) oplysninger, der har betydning for den afg relse, der skal tr ffes oplysninger, der i vrigt er vigtige for sagen ( opf lgningssamtaler eller mundtlig partsh ring) oplysninger om v sentlige ekspeditioner i sagen ( oplysninger om, at borgeren skal fremsende yderligere dokumentation eller oplysninger om udmeldt sagsbehandlingstid).

5 Det, der afg r, om en oplysning skal noteres er, om oplysningen bidrager til sagens bevism ssige grundlag eller skaber klarhed med hensyn til sagens faktiske omst ndigheder. HVAD HAR VI PLIGT TIL AT NOTERE? Vi har pligt til at notere generelle oplysninger, s ledes at notatet blandt andet kan tids- og stedf stes. Det drejer sig helt overordnet om navn p en borger, der henvender sig, dato for henvendelsen og eget navn. Derudover har vi pligt til at notere rsagen til henvendelsen, indholdet af henvendelsen samt eventuel r dgivning eller vejledning, vi har ydet, og information om andre v sentlige ekspeditioner. Vi har ikke pligt til at notere vores egne standpunkter, argumenter eller vurderinger med hensyn til en sags afg relse, faktisk forvaltningsvirksomhed som undervisning, hjemmepleje mv., oplysninger der i vrigt fremg r af sagen samt gengivelse af g ldende ret.

6 Det er vigtigt, at de oplysninger, der noteres, er relevante. EKSEMPEL Teknik- og Milj forvaltningen havde i en tilsynssag fejlagtigt undladt at tage notat ved de tilsyn, hvor der ikke kunne konstateres problemer, og som dermed ikke medf rte handling i sagen. Forvaltningens tilsides ttelse af notatpligten havde den konsekvens for parterne i sagen, at der opstod tvivl og mistillid om hele den sagsbehandling, der var foretaget i sagen, da forvaltningen ikke kunne dokumentere alle tilsyn. HVOR SKAL VI NOTERE? Der er som udgangspunkt ingen formkrav knyttet til notatpligten. Dog har kommunen flere steder organiseret sig s dan, at man som medarbejder i kommunen noterer ned i elektronisk form og i et dertil indrettet journalsystem. Det har den fordel, at notaterne ligger samlet og i kronologisk r kkef lge og vil kunne frems ges. Derudover vil den elektroniske journal i de fleste tilf lde automatisk generere dato og sagsbehandler-id.

7 HVORDAN SKAL VI NOTERE? Det er ikke n dvendigt at notere ordret ned fra et m de eller en telefonsamtale. Vi skal alene skrive et referat af samtalen, hvor de vigtigste pointer og aftaler fremg r. Vi skal holde os for je, hvilken funktion oplysningen har i sagsbehandlingen, og at oplysningen skal kunne bruges konkret. I forhold til sprogbruget er det vigtigt at t nke p , at ogs andre end kolleger skal kunne forst det noterede. Det kunne v re borgeren (eller en partsrepr sentant) i forbindelse med meddelelse af aktindsigt eller et anken vn i forbindelse med en klage. Sproget skal derfor v re letforst eligt, og vi skal tilstr be at undg uofficielle forkortelser, koder og andet indforst et sprogbrug. HVAD SKER DER, HVIS VI IKKE NOTERER? En tilsides ttelse af notatpligten medf rer ikke automatisk, at den afg relse, vi har truffet, bliver ugyldig.

8 Tilsides ttelsen kan dog have indirekte betydning, idet bevisbed mmelsen kan ndre sig, n r kommunen har fors mt sin pligt til dokumentation. NOT R HURTIGST MULIGT Det er vigtigt, at oplysninger noteres s hurtigt som muligt for at sikre, at gengivelsen bliver s n jagtig som mulig. EKSEMPEL En borger p kontanthj lp ans gte mundtligt om f rtidspension i jobcentret. Den mundtlige ans gning blev ikke noteret i journalen af sagsbehandleren. Jobcentrets tilsides ttelse af notatpligten havde den konsekvens for borgeren, at han f rst p et senere tidspunkt blev tilkendt f rtidspension, uanset om han allerede p det f rste ans gnings-tidspunkt var berettiget hertil. Har kommunen gjort, som den skulle, og lavet omhyggelige notater om alt det v sentlige i en sag, till gges notaterne stor beviskraft. Har kommunen omvendt tilsidesat pligten til at tage notat, ndrer bevisbyrden sig og bliver fordelt ligeligt mellem borgeren og kommunen.

9 En anden konsekvens er, at borgeren risikerer at lide et retstab. Selvom en borger ikke lider retstab, vil borgeren ofte miste tillid til kommunen, hvis borgeren kan se, at sagen ikke indeholder alle oplysninger. L S MERE OM NOTATPLIGT Folketingets Ombudsmands beretning for 1989, s. 138 ff. Offentlighedsloven 6 HUSKELISTE FOR NOTATPLIGT Tag notat af alle mundtlige oplysninger, som er vigtige, relevante og konkrete, og som ikke allerede fremg r af sagen Tag notat af alle v sentlige ekspeditioner Anvend et letforst eligt sprog og undg indforst ede koder og forkortelser Skriv notatet hurtigst muligt