PENTADBIRAN KONTRAK DALAM PEROLEHAN …

1 PENTADBIRAN KONTRAK DALAM PEROLEHAN KERAJAAN PK4/2014 No Perkara Tanggungjawab 1. PEROLEHAN Secara Tender Setuju Terima Tender Surat Niat (a) Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada petender yang mana kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk kepada persetujuan syarat-syarat LGM yang dikehendaki dipatuhi oleh petender sama ada melalui rundingan atau cara-cara lain. Surat Niat ini tidak mengikat kedua-dua pihak kepada satu KONTRAK . Unit PENTADBIRAN Unit Pemesan/Ketua Projek (b) Sekiranya LGM bercadang untuk menerima sesuatu tawaran tetapi dengan beberapa syarat yang mesti dipatuhi oleh petender terlebih dahulu, maka Surat Niat hendaklah format dan kandungan Surat Niat adalah seperti di Lampiran Surat Setuju Terima (a) Surat Setuju Terima ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan DALAM dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui selepas rundingan DALAM Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.

2 Sehubungan dengan itu,apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian KONTRAK . Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian KONTRAK . Unit PENTADBIRAN .(b) Apabila semua perkara telah diselesaikan dan tiada rundingan lanjut diperlukan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga PEROLEHAN diperolehi dan DALAM tempoh sah laku tender. (c) Bagi KONTRAK bekalan dan perkhidmatan , contoh Surat Setuju Terima adalah di Lampiran , manakala bagi KONTRAK kerja, hendaklah menggunakan Borang JKR 203D di Lampiran Unit PENTADBIRAN (d) Satu ikatan KONTRAK wujud di antara kedua-dua pihak setelah Surat Setuju Terima ditandatangani dan dikembalikan oleh petender kepada LGM.

3 Unit PENTADBIRAN Unit Pemesan/Ketua Projek (e) Surat Setuju Terima hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa untuk menandatangani oleh pihak LGM. Surat Penurunan Kuasa perlu ditandatangan oleh Ketua Pengarah. Unit PENTADBIRAN KONTRAK Formal (a) Pegawai yang diberikuasa untuk Menandatangani bagi pihak LGM (i) Semua KONTRAK yang dibuat di LGM bagi pihak Kerajaan hendaklah, jika diturunkan secara bertulis, dibuat atas nama Lembaga Getah Malaysia dan akan ditandatangani oleh Ketua Pengarah atau oleh mana-mana pegawai LGM yang diberi kuasa dengan sewajarnya secara bertulis oleh Ketua Pengarah, sama ada khususnya DALAM mana-mana hal tertentu, atau amnya bagi semua KONTRAK di bawah suatu nilai yang tertentu DALAM agensinya atau selainnya sebagaimana dinyatakan DALAM pemberian kuasa itu.

4 Unit PENTADBIRAN (ii) Satu daftar pemberian kuasa dari Ketua Pengarah kepada pegawai-pegawai lain yang telah dinamakan perlu disediakan (iii) Sehubungan dengan peruntukan di atas, LGM hendaklah memastikan pemberian kuasa telah dibuat secara bertulis dari Ketua Pengarah LGM kepada pegawai lain yang telah dinamakan (atas jawatan) sebelum KONTRAK ditandatangani. (iv) Semua perjanjian KONTRAK dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengannya atau apa-apa pindaan ke atas perjanjian KONTRAK yang memerlukan tandatangan hendaklah dibuat dengan menggunakan dakwat hitam yang kekal. Ini adalah untuk mengelakkan tandatangan tersebut menjadi pudar DALAM masa yang singkat.

5 Unit PENTADBIRAN Pegawai Tadbir Undang-Undang Tempoh Bagi Menandatangani KONTRAK KONTRAK hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya empat (4) bulan dari tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Tarikh kuat kuasa KONTRAK (effective date) hendaklah dinyatakan sebagai tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh petender yang berjaya manakala tarikh KONTRAK ialah tarikh KONTRAK ditandatangani oleh kedua-dua pihak. Unit Pemesan Unit Pemesan/Ketua Projek Pegawai Tadbir Undang-Undang Pengedaran dan Penyimpanan Dokumen KONTRAK Dokumen KONTRAK asal yang telah ditandatangani perlu dikemukakan kepada Pegawai Tadbir Undang-Undang.

6 Dokumen KONTRAK yang telah ditandatangani 3 salinan asal akan disimpan oleh: Pegawai Tadbir Undang-Undang a) Ketua Projek/Program/Unit b) Unit PENTADBIRAN ; dan c) Kontraktor /pembekal PENTADBIRAN KONTRAK Pengurusan dan PENTADBIRAN KONTRAK (a) Unit Pemesan/Ketua Projek adalah dikehendaki mengambil perhatian berkenaan pengurusan dan PENTADBIRAN KONTRAK . Ini adalah bagi menjaga kepentingan LGM dan melicinkan urusan yang berhubung kait dengan pelaksanaan sesuatu PEROLEHAN . Unit Pemesan/Ketua Projek (b) Pemantauan KONTRAK yang sedang berkuat kuasa hendaklah dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari semasa ke semasa bagi mengesan dan mengenal pasti masalah pelaksanaan KONTRAK dari peringkat awal lagi.

7 Bon Pelaksanaan Bon Pelaksanaan adalah merupakan suatu aku janji tidak bersyarat (unconditional undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan untuk membayar kepada Kerajaan suatu amaun tertentu atas tuntutan (on demand) sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi, memenuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah KONTRAK . Unit PENTADBIRAN Bagi KONTRAK bekalan/ perkhidmatan , kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan yang nilainya adalah seperti berikut: Unit Pentabiran (a) Dua setengah peratus ( ) daripada jumlah harga KONTRAK bagi KONTRAK bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200, hingga RM500, ; (b) Lima peratus (5%) daripada jumlah harga KONTRAK bagi KONTRAK bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500, ; dan (c) Bagi KONTRAK bermasa (periodic contract) yang berkuatkuasa DALAM tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga KONTRAK setahun sahaja.

8 Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh KONTRAK bermasa. Definisi KONTRAK bermasa ertinya KONTRAK berkala yang mempunyai tempoh pelaksanaan minima selama 1 (satu) tahun. CONTOH 1 (Bekalan/ perkhidmatan ) Tempoh KONTRAK : 3 tahun Nilai KONTRAK : RM juta Kadar Bon : 5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun juta) Jumlah ( juta X 5%) = RM75, CONTOH 2 (Bekalan/ perkhidmatan ) Nilai KONTRAK : RM800, Tempoh KONTRAK : 2 tahun Kadar Bon : (berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM400, ) Jumlah (RM400, X ) = RM10, (bukan RM800,000 X 5%=RM40,000 atau RM400,000 X 5% =RM20,000) Bagi KONTRAK kerja yang bernilai melebihi RM200, kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga KONTRAK .

9 Unit PENTADBIRAN Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan DALAM Ringgit Malaysia (RM) dari bank-bank atau institusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama ada DALAM bentuk: Unit PENTADBIRAN (a) Jaminan Bank/Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank-bank/syarikat kewangan berlesen di bawah Akta perkhidmatan Kewangan 2013 [Akta 758] yang beroperasi di Malaysia; atau (b) Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta perkhidmatan Kewangan 2013 [Akta 758] yang beroperasi di Malaysia; atau (c) Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat- syarikat insurans yang berlesen di bawah Akta perkhidmatan Kewangan 2013 [Akta 758] yang beroperasi di Malaysia; atau (c) Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen di bawah Akta perkhidmatan Kewangan 2013 [Akta 758] yang beroperasi di Malaysia; atau (d) Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank).

10 Peraturan Berkenaan Bon Pelaksanaan KONTRAK Bekalan/ perkhidmatan (a) Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan DALAM bentuk seperti di perenggan Unit PENTADBIRAN (b) Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat KONTRAK atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian. (c) Semua Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/ Jaminan Insurans/Jaminan Bank Islam/ Jaminan Takaful untuk Bon Pelaksanaan hendaklah menggunakan format dan kandungan seperti di Lampiran KONTRAK Kerja (a) Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan DALAM bentuk seperti di perenggan atau DALAM bentuk Wang Jaminan Pelaksanaan.