Une Cellule d'identito-vigilance, Pourquoi ? Comment

1 1 re journ e nationale de l'identito-vigilance27 Janvier 2009 / Besan onUne Cellule d'identito- vigilance , Pourquoi ? Comment ?R mi CHAPDELAINE, Ing nieur, Responsable Syst me d'Information, CH de l'estran/PontorsonPlan D finitions Pourquoi une CIV ?, r le de la CIV Une CIV, Comment ? : M thodologie de mise en place d'une politique d'identificationCible : plut t orient e syst me d'information3D finitions 1 Extraites/Interpr t es partir de l' tude du GMSIH sur l'identification IdentifiantSuite de caract res permettant de trouver les l ments concernant une personne dans un domaine (NIR, num ro de contrat, ..), il peut tre national, r gional, local Domaine d'identificationZone logique (organisation, tablissement, r seau, ..) dans laquelle l'identifiant est reconnu et valide (France : registre des naissance, assurance compl mentaire X, ..) IdentificationFournir un identifiant une personne physique, permettant de la g rer dans le domaine d'identification4D finitions 2 Statuts de l'identit Niveau de validit de l'identification (provisoire, valid e.)

2 ,.. Liens entre identit Identit s entre lesquelles ont peut tablir des liens : M re/enfant, Homonymes, .. Anomalies de l'identit d fauts dans l'association de l'identifiant la personne physique : Doublon : 2 identifiants pour la m me personne Collision : 2 personnes diff rentes pour le m me identifiant Usurpation : cas particulier de collision5D finitions 3 Fonctions sur l'identit Op rations agissant sur l'identification ou sur les liens ou les statuts : Recherche par crit re Validation : passe en statut valid Fusion : partir d'un doublon pour n'obtenir qu'un identifiant valide Cr ation de liens entre identit s (homonymes av r s, ..) Recherche de doublons potentiels Rapprochement : permet de cr er un lien entre des domaines d'identification diff rents (local-r gional, national, ..) Etc ..6D finitions 4 L'Autorit de Gestion de l'Identification (AGI)Instance d cisionnelle, strat gique, n'a vocation se r unir qu'une 2 fois par an, gagne g n ralement tre group e une autre instance du m me type (conseil ex cutif, comit de direction.)

3 Valide la politique d'identification et ses modifications, g n ralement sur les propositions/recommandations de la CIV ou du groupe projet dans la premi re phase La Cellule d'Identito vigilance (CIV)Groupe op rationnelApplique au quotidien la politique Recueille les indicateurs et demandes d' volution pour l'AGI7D finitions : les 2 facettes de l'identification La fourniture de l'identification : Associer la personne r elle ses identifiants, et lui fournir un identifiant interne et tous ses accessoires ( tiquettes, dossier papier, dossier lectronique, ..)R le souvent administratif parfois soignant L'utilisation de l'identification : V rifier lors de chaque acte que la personne physique est bien celle qui l'acte a t prescritR le majoritairement soignant, c'est souvent le premier acte de soin8 Utilisation de l'identification, Enjeux, risques Les enjeux et la partie acte de soin sont abord s dans d'autres pr sentation Des solutions radicales permettraient -peut- tre- de fournir d finitivement du z ro d faut, mais avec d'autres risques.

4 -> biom trie, tatouage de l'INS, incrustation d'un RFID intra dermique, .. - en attendant ? : il vaut mieux d finir des proc dures, avec des identifiants non d finitifs -> questionnement patient, photo, bracelet, .. De plus, il est probablement tr s risqu d'automatiser cet acte de soin, car cela r duira probablement l'esprit critique humain, qui permet souvent de r cup rer des erreurs9 Pourquoi une CIV ?2 types de raisons : Correctives : L' tablissement a des probl mes d'identification, r p t s, g nants, (doublons non corrig s, homonymes, dates de naissance), per us de la direction administrative et m dicale. Pr ventives : Bonnes pratiques, Certification, participation un r seau exigeant une qualit d'identification, DMP, ..Les principales diff rences entre les 2 seront :La motivation de la direction et des acteurs : g n ralement plus importante dans le cas correctifL'ampleur des d g ts : idem (pouvant entrainer une d motivation), cependant on peut parfois penser tre en pr ventif et s'apercevoir alors de l' tendue des probl mes existants10La Cellule d'Identito vigilance C'est elle qui g re au quotidien la politique, et les proc dures associ es.

5 Elle est g n ralement scind e en 2 : Les acteurs quotidiens et directs (CIV implicite r gie par la charte et les proc dures connexes, avec des changes directs entre acteurs) La CIV pleini re pour : Arbitrer des cas complexes et s'il y a lieu les inscrire l'ordre du jour de l'AGI Suivre les indicateurs et pr parer le travail des futures r unions AGI/CIV11R le de la CIV Outils divers D taill s dans une autre pr sentation Certains outils simples et cibl s peuvent permettre des gains rapides en ne n cessitant pas forc ment le recours aux diteurs : Par exemple : requ te quotidienne sur les identit s cr es la veille, rapproch es des identit s existantes de m me date de naissance pour d pister les doublons, les homonymes, les anomalies de saisie : Ne d tecte pas tout (erreur de saisie de date de naissance, ..) mais si on est tr s vigilant sur cet item tr s discriminant on attrape la majorit des probl mes rapidement12R le de la CIV Outils de gestion de l'identit (r paration) Fusion : Permet d' liminer un doublon en le faisant voir comme une seule identit L'op ration est complexe, et peut tre r alis e diff remment selon les logiciels : L'identifiant supprimer peut tre pr sent dans les donn es -> n cessit d'agir sur des documents, images d j imprim s, d j transmis.

6 Lien entre les 2 identit s et leurs donn es, ou suppression N cessit de tra abilit : Justification Possibilit de revenir en arri re en cas d'erreur (fusion intempestive g n rant une collision) Validation m dicale souhaitable sauf si le doublon est pris tr s t t (pas de doute possible, ou pas de donn es)13R le de la CIV Outils de gestion de l'identit (r paration 2) Fusion (suite) Il est assez utopique d'imaginer pouvoir faire une fusion dans tous les logiciels automatiquement Contr les pr alables diff rents, circuits en cours -demandes de PEC, prescription, T2A, actions papier et manuelles n cessaires, interfaces, .. La fusion, c'est pas automatique Collisions N cessitent un traitement m dical manuel, 14R le de la CIV Evolutions Mise en place, mise jour des proc duresLa CIV est la plus adapt e par sa pluridisciplinarit , la r flexion sur les proc dures d'identito- vigilance Gestion/suivi des indicateurs, et mesures correctives si besoin (formation des personnels , modification des outils, proc dures.)

7 , vigilance sur le maintien de la probl matique d'identito- vigilance parmi les priorit s op rationnelles (sollicitation de l'AGI)15 Une CIV : Comment ?Il faut consid rer globalement le probl me de la politique d'identification dont la CIV n'est que la partie visible, op rationnelle, thodologie de mise en place d'une politique d'identification16 OutilsLes outils du GMSIH sont parfaitement adapt s Identification du patient bible de l'identification, aussi bien locale que r gionale (rapprochement, ..) : R f rence sur tous les domaines du sujet, peut se lire partiellement en fonction du niveau souhait Conduite du changement Positionnement du projet et des acteurs et chances de succ s M thodologies (constitution des groupes, identification des types d'acteur, animation de r unions, ..) Accompagnement la r daction de la politique d'identification J'ai pratiqu ces outils avec accompagnement du GMSIH, puis sans (H pital Joseph Ducuing) +en+place+d%27une+charte+d%27identificat ion+du+patient+dans+un+CLCC.

8 +R.+Chapdelaine%2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marq uis+de+Rennes+ +en+place+d%27une+charte+d%27identificat ion+du+patient+dans+un+CLCC.+R.+Chapdela ine%2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marquis+de+Renne s+ du projet R union de lancement Constitution du groupe projet Utilisation des guides m thodologiques du GMSIH Formation des interlocuteurs projets l identification Cr ation AGI (Autorit de Gestion de l Identification) D finitions du projet (p rim tre, ..), Calendrier Validation du d marrage du projet par l AGI tat des lieux organisationnel tat des lieux technique Auto valuation R daction de la charte Validation en AGI, Fin de la phase Projet Cr ation CIV ( Cellule d Identito- vigilance )18 Calendrier du Projet19 RecommandationsCommunication : Il faut une action d clenchante forte de la direction pour prioriser le projet et justifier le temps consacr au projet par les acteurs sollicit s, id alement lors d'une r union majeure institutionnelle (v ux, AG, certification.)

9 Lors d'une des phases -lancement ou -d marrageCalendrier du projet : Il doit tre serr mais r aliste pour viter la dispersion et la d sesp rance, typiquement autour de 6 mois avec une dizaine de r union, et du temps d di pour le chef de projet, en particulier lors de la r daction de la charte 20 Recommandations : InstancesComposition des instances et du groupe projet AGI : c'est elle qui donne le poids au projet, elle s'inscrit forc ment au niveau direction, avec la participation de quelques membres de l' quipe projet et de la CIV Groupe Projet : chaque cas est diff rent, en fonction des hommes et des organisations, C'est le c ur de la r ussite du projet choisir le chef de projet parmi les acteurs impliqu s et moteur (DIM, bureau des entr es, qualit , vigilance , soignants, cadres, m decin, directeur, RSIO, ..), ajouter des acteurs repr sentatif de toutes les fonctions, m me les r ticents (mais pas trop.)

10 , pas plus de 15 personnes, autoriser les suppl ants (favorise l'appropriation globale) Avoir d j une id e du futur responsable de la CIV, et l'inclure Une partie des membres du groupe projet se retrouvera dans la CIV, maintenant la motivation21 Etats des lieux : Pourquoi ? -> Chaque situation est diff rente G ographie de l' tablissement (centralis , parpill , ..) Type de Public (patients) Cibl avec motivation forte pour une identification correcte (Oncologie, obst trique, ..) motiv pour cacher l'identit jusqu' l'anonymat l gal (addictologie, orthog nie, obst trique, VIH, ..) incapable de fournir des informations valides (urgence, EHPAD, Psychiatrie, chirurgie lourde ..) Organisation (qui identifie, quand, Comment , ..) Moteur (chef de projet, reconnu par les quipes et la direction, motivation globale de l' tablissement ou apathie) Logiciels Interfaces Contexte loco-r gional (plateforme, exp rimentation DMP, projets.)