ELABORACiÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACiÓN Y …

1 ~ ELABORACi N DEL MANUAL DE ORGANIZACi N Y FUNCIONES (MOF) I GENERALIDADES Definici n El MANUAL de Organizaci n y Funciones (MOF) es un documento t cnico normativo de gesti n institucional donde se describe y establece la funci n b sica, las funciones espec ficas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinaci n, as c mo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo. Utilidad 1. Determina las funciones espec ficas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades org nicas de cada dependencia, as como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente. 2. Proporciona informaci n a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicaci n en la estructura org nica de la entidad. 3. Ayuda a la simplificaci n administrativa, proporcionando informaci n sobre las funciones que les corresponde desempe ar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos.

2 4. Facilita el proceso de inducci n y adiestramiento del personal nuevo y de orientaci n al personal en servicio, permiti ndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, as c mo la aplicaci n de programas de capacitaci n. Fuentes de informaci n 1. El ROF que establece los objetivos funcionales y la estructura org lllca. 2. El Cuadro de Asignaci n de Personal (CAP) que establece los cargos necesarios para el funcionamiento de la entidad, siendo el ROF y el CAP la base legal del MOF 3. El Estudio situacional y an lisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as c mo su dise o o redise o 4. El MANUAL Normativo de Clasificaci n de Cargos de la Administraci n P blica. Elaboraci n del MANUAL de 5. Las normas t cnicas y legales y los documentos normativos internos de cada entidad en lo que sea aplicable. CRITERIOS PARA LA ELABORACI N DEL MOF Las entidades deber n tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboraci n del MOF: 1.

3 en el MOF no se deber crear nuevas unidades org nicas distintas a las contenidas en el Reglamento de Organizaci n y Funciones, ni modificarlos. 2. en el MOF no se deber crear cargos o puestos de trabajo adicionales, ni modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignaci n de Personal. 3. El MOF ser elaborado en forma independiente en las unidades org nicas del segundo nivel organizacional de las entidades . 4. en la redacci n de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se deben tener en cuenta lo siguiente a. El lenguaje a utilizar debe ser claro, sencillo y breve. b. La acci n a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio de cada funci n, a continuaci n debe indicarse el asunto sobre el que trata la acci n, de ser necesario para una mejor comprensi n de la funci n, el mbito formal del asunto y por ltimo el prop sito, fin u objeto de la funci n. Ejemplos: "Absolver (acci n) consultas en materia legal (asunto) de las diversas dependencias del Ministerio de Salud ( mbito formal del asunto) para lograr la correcta aplicaci n de las normas.

4 " "Dise ar (Acci n) los protocolos (asunto) de las prestaciones o atenciones de salud ( mbito formal del asunto) para lograr su estandarizaci n y mejora de la calidad de atenci n al paciente." c. En las funciones espee "ficas se deber colocar en el ltimo numeral, la siguiente frase: "Las dem s funciones que le asigne su jefe inmediato" d. Si en una unidad org nica existen varios cargos o puestos de trabajo con igual denominaci n y que desempe an funciones similares, se deber describir en el MOF una sola vez y efectuar la indicaci n del n mero de los cargos considerados. 5. Para la especificaci n de los requisitos m nimos exigibles de los cargos o puestos de trabajo se deber tener en cuenta lo establecido en el MANUAL Normativo de Clasificaci n de Cargos y de ser necesario, los directivos de las unidades org nicas podr n especificar los requisitos deseables sobre t tulos y grados, estudios complementarios o de especializaci n y experiencia laboral, as c mo los referidos a capacidades, habilidades y actitudes necesarias para que se cumplan las funciones asignadas al cargo.

5 Elaboraci n dellt1anual de Organizaci n y Funciones (MOF) t ORGANIZACi N DE EQUIPOS DE TRABAJO EN LAS UNIDADES ORG NICAS Las entidades podr n conformar equipos de trabajo aplicando los siguientes criterios 1. Las entidades podr n conformar equipos de trabajo en las unidades org nicas de tercer nivel organizacional y en el n mero estrictamente necesario, considerando amplios mbitos de supervisi n y control y evitando subdividir y fragmentar innecesariamente el trabajo, para no crear formalidades burocr ticas que reduzcan la comunicaci n y coordinaci n y se incrementen los costos. 2. Los Equipos de Trabajo de car cter permanente podr n ser establecidos en el MOF de las unidades org nicas del tercer nivel organizacional, siempre que cumplan las siguientes condiciones: a. Cuando deban lograr objetivos funcionales en forma permanente. b. Cuando los objetivos funcionales asignados corresponden a funciones que no pueden ser efectuadas en forma integral, por incompatibilidad con las normas de control interno y que necesariamente deben ser realizadas en forma separada, as por ejemplo: El Equipo de Contabilidad que debe efectuar el registro contable de las operaciones de ingreso y egresos y el Equipo de Tesorer a que deber efectuar las operaciones de caja y bancos c.

6 Cuando existan m s de 30 cargos o puestos de trabajo oficialmente establecidos en el CAP y ocupados. 3. Los Equipos de Trabajo de car cter temporal y sus objetivos ser n establecidos en un Ap ndice al Plan Operativo y tendr n una vigencia no menor de 3 meses ni mayor a un a o, debiendo ser formulado por el Director del rgano de tercer nivel organizacional, revisado por el Director del rgano de segundo nivel y aprobado por el titular de la Entidad, debiendo ser los m nimos necesarios y siempre de car cter temporal con duraci n no mayor de un a o ni menor de 90 d as 4. La funci n de coordinaci n de equipos de trabajo se podr n asignar a cargos directivos y profesionales. 5. El n mero m nimo de cargos para conformar un equipo de trabajo de car cter permanente ser de 10 cargos ocupados y los equipos de trabajo de car cter temporal podr n establecerse con un m nimo de 5 cargos puestos de trabajo. 6. Las unidades org nicas deber n sustentar la conformaci n de Equipos de Trabajo en el Estudio situacional y an lisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as c mo su dise o o redise o; el que deber presentarse a la Oficina Ejecutiva de Organizaci n o la Oficina que haga sus veces en la respectiva entidad para la opini n t cnica favorable correspondiente.

7 PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACi N DEL MOF 1. La Oficina Ejecutiva de Organizaci n o la Oficina que haga sus veces en la respectiva entidad elaborar el Programa de actividades para la formulaci n del MOF, que ser aprobada por el rgano de Direcci n de la entidad e iniciar las actividades Elaboraci n del MANUAL de Orgunizuc n y Funciones (MOF) correspondientes, en coordinaci n con los Directores de las unidades org nicas del segundo nivel organizacional y con los Jefes de las unidades org nicas de tercer nivel que dependan directamente del rgano de direcci n, seg n el ROF. 2. Las entidades deber n remitir copia del Programa de actividades para la elaboraci n del MOF, a la Oficina General de Planeamiento Estrat gico y a su rgano de control respectivo. 3. El Director o Jefe de la unidad org nica de tercer nivel organizacional, en base al Estudio situacional y an lisis, dise o o redise o de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, propone el contenido de la "Ficha de Descripci n de Cargos o Puestos de Trabajo" (F-ORG-02-08) para el personal a su cargo, que deber elaborarse seg n el formato del Anexo 6.

8 4. Los Directores y Jefes de las unidades org nicas del segundo nivel organizacional y las de tercer nivel que dependen directamente del rgano de direcci n de las entidades , deber n elaborar el proyecto de MOF de las unidades org nicas a su cargo, cuyo contenido se deber sujetar al siguiente esquema que se muestra mas adelante 5. Los Directores o Jefes de las unidades org nicas del segundo nivel organizacional y de los rganos de tercer nivel, dependientes directamente del rgano de direcci n de la entidad, deber n revisar y remitir a la Oficina a cargo de la racionalizaci n u organizaci n de su respectiva entidad, el proyecto de MOF de su respectiva Direcci n, para la opini n t cnica correspondiente. 6. El titular de la Entidad deber aprobar las fichas de descripci n de funciones de todos los cargos estructurales, previa opini n t cnica del responsable de organizaci n o racionalizaci n CONTENIDO DEL MOF (ESQUEMA GENERAL) Car tula de identificaci n ndice Cap tulo I Objetivo y alcance del MOF Cap tulo 11 Base legal Cap tulo 111 Criter os del Dise o Cap tulo IV Estructura Org nica y Organigramas estructural y funcional Cap tulo V Cuadro Org nico de cargos Cap tulo VI Descripci n de Funciones de los cargos Elaboraci n del MANUAL de Organizaci n y Funciones (MOF) t A continuaci n se describe el contenido de cada una de las partes del esquema del MOF: 1.

9 Car tula de Identificaci n Deber contener el nombre de la Unidad organlca de segundo nivel organizacional, la denominaci n del MANUAL , lugar y fecha de aprobaci n y el n mero de la resoluci n aprobatoria. Tambi n se podr incluir la fecha de actualizaci n cuando fuera el caso. 2. ndice Describe la relaci n clasificada de cap tulos que contiene el MANUAL , se alando su respectiva ubicaci n por el n mero de p gina. 3. Objetivo del MANUAL Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a trav s de la aplicaci n del contenido del MANUAL 4. Alcance Se define el campo de aplicaci n del MOF. 5. Base Legal Se se alan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gesti n referidos a la organizaci n. 6. Criterios del dise o Se describer en forma resumida los criterios de la administraci n y de las normas sobre modernizaci n del estado que son aplicables en la elaboraci n de MOF, c mo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematizaci n, especializaci n, integraci n, interrelaci n de los cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medici n y evaluaci n.

10 7. Estructura org nica y organigramas estructural y funcional Se describe la conformaci n de la unidad org nica del segundo nivel organizacional seg n el ROF aprobado, que debe ser acompa ado de un organigrama de tipo estructural, que lo represente gr ficamente, considerando el nivel de direcci n del cual depende y las unidades org nicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las que tiene mando o direcci n, a efectos de tener una visi n general sobre la ubicaci n del rgano dentro de la estructura general de la entidad. Tambi n se podr incluir un organigrama de tipo funcional donde se podr n graficar los equipos de trabajo que siempre son de naturaleza temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo permanente 8. Cuadro Org nico de Cargos Trascripci n del CAP aprobado y vigente de la unidad org nica de segundo nivel organizacional o del tercer nivel que depende directamente del rgano de direcci n de la entidad indicando el c digo, la denominaci n del cargo, y los cargos de cada unidad org nica que conforma el citado rgano.