BUSINESS CASE BEISPIEL - ct-pen.com

1 Die [Re]form der handschriftlichen Datenerfassung BUSINESS CASE BEISPIEL F r den Einsatz des CT-PEN Digital Pen & Paper Systems Berechnungsbasis: 3 verschiedene Formulare 90 Stifte f r User in verschiedenen Arbeitsbereichen CT-PEN OG Alterbachstrasse 6 A-5020 Salzburg Austria CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 2 BUSINESS CASE - INHALTSVERZEICHNIS 1 Executive Summary 3 BUSINESS Case 3 Ausgangssituation 3 Monet re Vorteile 3 Nicht-monet re Aspekte 4 2 Situationsbeschreibung 5 Au endienst 5 Technik 5 Abnahmeprotokoll 5 3 Berechnungen 6 Leistungstage (LT)

2 Per Monat 6 Kostenermittlung f r dzt. Bearbeitungsverfahren 7 Personalaufwand 7 Berechnung dzt. Aufwand 7 Zusammenfassung Ist-Situation 8 4 Investitionen 8 5 Analyse der Auswirkungen 9 Nettonutzen 9 Return on Investment 10 Amortisationsrechnung (Pay-back Periode) 11 CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 3 BUSINESS Case Die vorliegende Studie ist die Darstellung und Abw gung der prognostizier-ten finanziellen und nichtfinanziellen betriebswirtschaftlichen Konsequenzen bei einer Implementierung von Digital Pen & Paper (DPP) von CT-PEN.

3 Verglichen wurde dabei der Status Quo nach Angaben des Kunden vs. dem Einsatz von Digital Pen & Paper. Dieser BUSINESS Case untersucht somit ganzheitlich das Ziel des Vorhabens und stellt somit eine wesentliche Grund-lage zur Entscheidungsfindung dar. Ausgangssituation Erhoben wurde die Anzahl der verwendeten Formulare f r die Bereiche Au- endienst, Technik und Abnahmeprotokoll, die daf r eingesetzte Zeit f r die weitere Bearbeitung unter Beachtung des derzeitigen Arbeitsablaufes. Monet re Vorteile Durch die Analyse der bislang get tigten Ablaufprozesse; mit den damit ver-bundenen Kosten vs. dem Nettonutzen beim Einsatz von DPP konnte folgen-des Ergebnis berechnet werden: Nettonutzen: Der Nettonutzen betr gt im Berechnungszeitraum (BZ) von drei Jahren Fazit: Pro Leistungstag (LT) an dem DPP nicht eingesetzt wird, sind ver-meidbare Kosten von 844 zu verzeichnen.

4 ROI: Der Return on Investment ist im BZ mit 628,8% au ergew hnlich-hoch. Pay-back: Die Amortisationsdauer ist mit lediglich 5,72 Monaten au er-gew hnlich kurz. Executive Summary CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 4 Nicht-monet re Aspekte (Softbenefits) Soft Benefits sind nichtmonet re Nutzen des Systems und k nnen daher auch nicht oder nur bedingt monet r bewertet werden. So stellt sich die Frage wie gewonnene Ressourcen f r das Unterneh-men gewinnbringend umgesetzt werden k nnen um eine noch h here Wert-sch pfung zu erzielen. Soft Benefits stellen daher immer einen wichtigen Wirtschaftsfaktor bei der Gesamtbewertung eines Projektes dar. Entlastung Au endienstmitarbeiter Synergieeffekte Au endienst Planer Zeitfaktor (Geschwindigkeit der zur Verf gung stehenden Informationen)

5 Verbesserte Arbeitsleistung sofortige Verf gbarkeit der handschriftlichen Information in digitaler Form erh hte Arbeitszufriedenheit Totale rtliche Unabh ngigkeit Hohe Anwenderakzeptanz Innovation minimierte Aufwendungen f r trouble shooting Automatisierte Gesch ftsprozesse Steigerung der Prozessqualit t Erh hung der Kundenzufriedenheit Gesch ftskompetenz Imagesteigerung verbesserte Neukundengewinnung Wertsch pfungssteigerung CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 5 Verwendung von drei Formularen Au endienst Technik Abnahmeprotokoll Au endienst o 40 AD-MitarbeiterInnen (MA) o 5 Formulare / Tag (Fd) o 19,24 Leistungstage / Monat (LT) o Formulare / Jahr (40 MA x 5 Fd x 19,24 LT x 12 Monate) o Bearbeitungszeit: 9 Min.

6 / Formular Technik o 20 MitarbeiterInnen (MA) o 5 Formulare / Tag (Fd) o 19,24 Leistungstage / Monat (LT) o Formulare / Jahr (20 MA x 5 Fd x 19,24 LT x 12 Monate) o Bearbeitungszeit: 10 Min. / Formular Abnahmeprotokoll o 30 MitarbeiterInnen (MA) o 2 Formulare / Tag (Fd) o 19,24 Leistungstage / Monat (LT) o Formulare / Jahr (30 MA x 5 Fd x 19,24 LT x 12 Monate) o Bearbeitungszeit: 20 Min. / Formular Situationsbeschreibung CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 6 Diese monet re Berechnung bezieht sich vorwiegend auf das derzeitige Verfah-ren der Formulare und der weiteren Bearbeitung durch die Mitarbeiter(innen). Zielsetzung dabei ist, die Kosten des bisherigen Systems zu ermitteln und den Kosten bei einer Implementierung des CT-PEN Digital Pen & Paper Systems gegen ber zu stellen.

7 Um mit h chstm glicher kaufm nnischer und betriebswirtschaftlicher Sorgfalt zu agieren, setzen wir bei der Ermittlung der bestehenden Kostenstruktur Wer-te aus den unteren Bereichen an. Durch diese verantwortungsvolle Gebarung ergibt sich nach erfolgter Gegen berstellung ein monet rer Nutzen, welcher ei-ne Mindestgr e darstellt: Leistungstage per Monat Ermittlungsverfahren Zun chst werden die monatlichen Leistungstage einer Vollzeitkraft ermittelt: Ermittlung Leistungstage (LT) Tage Anzahl der Tage pro Jahr (beinhaltet Schaltjahre) 365,25 ./. 7 = Anzahl der Wochen pro Jahr 52,18 x 5 = Anzahl Werktage (MO-FR) pro Jahr 260,89 abzgl. 25 Tage Urlaub = Arbeitstage pro Jahr 235,89 abzgl. 5 Tage Abwesenheit = Leistungstage pro Jahr 230,89.

8 /. 12 = Leistungstage pro Monat 19,24 Berechnungen CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 7 Kostenermittlung f r dzt. Bearbeitungsverfahren Personalaufwand Um die Aufwende f r die dzt. Bearbeitung der Formulare zu berechnen, wurden f r die drei Bereiche bewusst Gehaltsklassen aus dem unteren Bereich herange-zogen. Anm.: F r den Bereich Abnahmeprotokoll wurde der Bezug f r eine(n) Vollzeit-Innendienst-Sachbearbeiter(in) veranschlagt. Euro Personalaufwand Au endienst Technik Abnahmep. Bruttogehalt monatlich , , ,00 Jahresbezug (inkl. 2 SZ) , , ,00 SV-DGA , , ,20 Dienstgeberbeitrag , ,00630,00 Dienstgeberzuschlag 100,80100,8056,00 Kommunalsteuer 756,00756,00420,00 Mitarbeitervorsorgekasse 385,56385,56214,20 Personalaufwand per Jahr ,52 ,52 ,40 Personalaufwand per Monat ,96 ,96 ,53 Kostenermittlung f r das derzeitige Verfahren Kostenermittlung Au endienst Technik Personalaufwand (PA)

9 ,96 ,96 ,53 PA / Leistungstag 143,18 143,18 79,54 PA / Leistungsstunde (8h/d) 17,89 17,89 9,94 Bearbeitungszeit Formular / Min. 91020 Kosten Bearbeitungszeit Formular 2,68 2,98 3,31 Anz. Formulare pro Jahr Kosten pro Jahr Anz. Formulare im BZ (3 Jahre) Dzt. Kosten im BZ (3 Jahre) CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 8 Zusammenfassung Ist-Situation Ist-Situation Au endienst Technik Abnahmep. Total Anz. Formulare / Jahr Anz. Formulare im BZ Dzt.

10 Aufwand pro Formular 2,68 2,98 3,31 Dzt. Aufwand im BZ Dzt. Aufwand pro Leistungstag 536,00 298,00 198,60 ,60 Laut unserem Angebot vom 05. M rz 2010: Angebotssumme EUR: ,00 Support 2. und 3 Jahr: ,00 TOTAL EUR excl. im BZ: ,00 Investitionen CT-PEN digital pen & paper solutions Seite 9 Nettonutzen konomisches Prinzip, wonach die Differenz (Nettonutzen) aus dem erwarteten Nutzen einer Handlung und den zur Zielerreichung zu erbringenden Investments berechnet wird. Nettonutzen Euro Derzeitige Kosten im BZ abzgl.