Dématérialisation des factures et gestion FINANCE ...

1 FINANCE & COMPTABILIT Simplifier et homog n iser les activit s administratives et financi res Face aux volumes croissants de donn es traiter, facturation lectronique et d mat rialisation fiscale s inscriventdans la recherche constante de gains de temps pour les entreprises. L int gration manuelle de ces donn es,financi res et comptables, monopolise les services ad-hoc en les loignant de leur c ur de m tier, et est sourcede risques d erreurs possibles de saisie et les litiges qui en sont la cons quence. D mat rialiser le traitement des factures recouvre d vidents b n fices pour l entreprise car cela permet Automatiser les processus de facturation, Eliminer les impressions papier, Diminuer le co t de traitement des factures et les frais de relance, Am liorer la tra abilit comptable, Mieux ma triser les d lais de paiement, Acc l rer et facilit la validation des factures (avant envoi chez le fournisseur et paiement chez le client), Optimiser la gestion de tr , la d mat rialisation reste encore marginale et repr sente seulement 5% des factures trait es enEurope.

2 Mais les conomies occasionn es par sa mise en place veillent l int r t des chefs d entreprise (voir quation conomique ).Bon savoir : d mat rialisation lectronique ou de gestion (dite simple) et d mat rialisation fiscalesont deux choses diff rence tient la valeur de la preuve. Dans le premier cas, si l change des l ments s op re par voie lectronique (le plus souvent en mode Echange Electronique de Donn es [EDI]*), la preuve juridique reste la fac-ture papier. L objectif est de fluidifier les processus entre les diff rents acteurs (clients, fournisseurs) mais le trai-tement fiscal et juridique de la transaction reste inchang . Dans le cas de la d mat rialisation fiscale, le document lectronique transmis a une valeur de preuve. Ce traitement est r alis dans un cadre juridique pr cis et l changes'effectue sous contr le de mentions l gales, les fichiers concern s tant norm s. Le l gislateur reconna t une va-leur probante deux types de factures : la facture texte ou image (apparence identique une facture papier) dans un format nonmodifiable (type PDF), avec signature lectronique*, la facture de donn es structur es (fichier informatique), directement int gr e dans le syst meinformatique du destinataire.

3 Elle est assimil e la facture facture lectronique doit tre archiv e, quelle que soit sa forme, chez le client comme chez le conomique : de 50 75 % d conomie par rapport un traitement papierLe co t de traitement d une facture d pend de plusieurs crit res. On admet que pour une facture entrante (chezle client qui la re oit), il oscille entre 14 et 20 , et que pour une facture sortante (chez le fournisseur qui l envoie),il est compris entre 5 et 10 . Ces co ts, unitaires, peuvent parfois d passer 100 pour des factures demandantun contr le tr s pr cis.>>14D mat rialisation des factures et gestioncomptable et financi reFiches praTIC usage des dirigeants d entreprises 2011 Fiche N 5 Mouvementdes Entreprises de FranceMEDEFFINANCE & COMPTABILIT Pour ce qui est de la facture lectronique, le co t est de 40 45 centimes d euro. Les tarifications laconsommation ou unit d uvre peuvent pr senter des avantages pour les PME et permettent d ajuster lesco ts par rapport au chiffre d apr s une statistique publi e dans une tude de l IDC, les services comptables consacrent 30 % de leur temps la saisie manuelle des factures fournisseurs.

4 La plupart des tudes montrent que la d mat rialisation desfactures repr sente une conomie de l ordre de 50 75% par rapport un traitement papier, et r duit letemps de traitement d environ 30%.Mise en uvreLe cahier des charges d un projet de d mat rialisation de factures doit tenir compte de plusieurs crit res : le nombre de factures re ues (en global et ventil par fournisseur), le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou de services, le circuit de validation des factures (visa, bon payer, rapprochement ventuel avec desengagements de commande, etc.), le mode de classement et la gestion de l'archivage physique des factures papier, l'outil comptable dont l entreprise dispose (ERP, logiciel), l'existence ou non d'un workflow (processus internes de traitement des factures fournisseurs), l'organisation entre la comptabilit et les services utilisateurs (multi-site, relance, gestion deslitiges, etc.)

5 , le mode de gestion des commandes et des notes de plan d'accompagnement pr voyant d adapter l'organisation et de former les diff rents utilisateurs auxnouveaux outils, doit tre pr motEDI (Echange Electronique de Donn es) : change standardis de donn es (mandats, paiements, factures , etc.),d'ordinateur ordinateur, entre l entreprise, ses clients et ses (Lecture Automatique de Documents): technologies permettant de segmenter et d'extraire, parreconnaissance optique de caract res, des textes sur des documents num ris (Reconnaissance Optique de Caract res): technologie permettant, l aide d un logiciel, de lire, d diter et/oude stocker automatiquement du texte dactylographi , imprim ou manuscrit, sans le lectronique: m canisme permettant d'authentifier l'auteur d'un document lectronique et de garantirson int grit .Aller plus loinGuide pratique du GS1 : La facture d mat rialis e : mes premiers pas mat rialisation des factures et gestion comptable et financi re>>>15>>>>>>TraitementcourrierSaisieVal idationPaiementArchivageGestiondes litiges10,9 1,4 5,4 2,8 1,5 1,8 23456La d composition des co ts moyens aux diff rentes tapes du traitementSource : Arthur D.

6 Little pour Deskmond/Post@xessFiches praTIC usage des dirigeants d entreprises 2011 Fiche N 5 Mouvementdes Entreprises de FranceMEDEF