DIRECTIVE CONCERNANT LA REDDITION DE COMPTES EN …

1 Version administrative jour au 2 juillet 2019 216686 du 5 juillet 2016 modifi par 217155 du 13 d cembre 2016 221194 du 2 juillet 2019 DIRECTIVE CONCERNANT LA REDDITION DE COMPTES EN GESTION CONTRACTUELLE DES ORGANISMES PUBLICS Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre , a. 26) OBJET 1. La pr sente DIRECTIVE a pour but de d finir le cadre g n ral quant aux exigences de la REDDITION de COMPTES des organismes publics CONCERNANT leur gestion contractuelle et d uniformiser les informations transmises cet gard au pr sident du Conseil du tr sor. 2. Ces exigences d coulent du paragraphe 6 du premier alin a de l article 2 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre , ci-apr s la Loi ) qui pr voit que les conditions de cette Loi visent promouvoir la REDDITION de COMPTES fond e sur l imputabilit des dirigeants d organismes publics et sur la bonne utilisation des fonds publics.

2 Elles d coulent galement du deuxi me alin a de l article de la Loi qui pr voit que les dirigeants des organismes publics vis s l'article 4 de cette loi fournissent au pr sident du Conseil du tr sor, au moment d termin par le Conseil du tr sor, les informations de REDDITION de COMPTES consid r es n cessaires la production du rapport que le pr sident doit soumettre au gouvernement sur l application de la Loi, conform ment au premier alin a de cet article CHAMP D APPLICATION 3. Les organismes publics vis s l article 4 de la Loi sont soumis la pr sente DIRECTIVE . 4. Cette DIRECTIVE s applique aux contrats qu un organisme public peut conclure avec une entit vis e l article 1 de la Loi, une personne physique qui n exploite pas une entreprise individuelle et toute autre entit non mentionn e l article 1 de la Loi lorsque vis e par une DIRECTIVE prise en vertu du deuxi me alin a de l article 26 de la Loi.

3 5. Cette DIRECTIVE concerne les contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction vis s aux paragraphes 1 3 du premier alin a de l article 3 de la Loi et les contrats assimil s un contrat de services conform ment au troisi me alin a de cet article. MODALIT S D APPLICATION 6. La REDDITION de COMPTES vis e par la pr sente DIRECTIVE couvre les activit s des organismes publics r alis es au cours de la p riode du 1er avril d une ann e au 31 mars de l ann e suivante. 7. Lorsqu une autorisation du dirigeant d un organisme public est, dans le cadre de l application de la Loi, exig e pour la publication d un avis d appel d offres ou pour la conclusion ou la modification d un contrat, cette autorisation doit tre accord e par crit et pr alablement un tel avis ou une telle conclusion ou modification.

4 Cette autorisation doit noncer les motifs pour lesquels elle est accord e et pr senter les circonstances particuli res ainsi que, le cas ch ant, les diff rentes alternatives possibles. Un organisme public doit faire rapport au Secr tariat du Conseil du tr sor CONCERNANT chaque autorisation qu accorde son dirigeant, et ce, dans un d lai maximal de 30 jours suivant la date de cette autorisation. Ce d lai est r duit 15 jours dans les cas pr vus aux sous-paragraphes d) et e) du paragraphe 1 de l annexe 1. Ce rapport doit contenir les renseignements vis s l annexe 2 et tre transmis au Secr tariat du Conseil du tr sor au moyen de l extranet des march s publics. De plus, dans le cas pr vu au sous paragraphe ) du paragraphe 1 de l annexe 1, l organisme public doit, par courriel l adresse aviser de la transmission d un tel rapport.

5 Un organisme public doit conserver les autorisations qu accorde son dirigeant et il doit transmettre au Secr tariat du Conseil du tr sor une copie de l une de celles-ci lorsque ce dernier le requiert. (en vigueur le 2019-07-02) 8. L organisme public doit transmettre au Secr tariat du Conseil du tr sor, au plus tard le 30 juin de chaque ann e, une d claration du dirigeant de l organisme, attestant notamment de la fiabilit des donn es et des contr les CONCERNANT : 1 l ensemble des cas num r s l annexe 1 pour lesquels son autorisation tait requise; 2 les informations publi es dans le syst me lectronique d appel d offres conform ment la Loi et aux r glements, directives et politiques pris en vertu de la Loi. La d claration du dirigeant de l organisme doit tre remplie selon le mod le pr sent l annexe 3 et l information relative cette d claration est transmise au Secr tariat du Conseil du tr sor au moyen de l extranet des march s publics.

6 Un organisme public doit conserver les d clarations d autorisation de son dirigeant et il doit transmettre au Secr tariat du Conseil du tr sor une copie de l une de celles-ci lorsque ce dernier le requiert. (en vigueur le 2019-07-02) 9. L organisme public responsable d un regroupement d organismes publics vis l article 15 de la Loi doit faire rapport au Secr tariat du Conseil du tr sor de chaque contrat conclu au b n fice de ce regroupement. L organisme doit, au plus tard le 30 juin de chaque ann e, transmettre au Secr tariat du Conseil du tr sor les renseignements pr vus l annexe 4 au moyen de l extranet des march s publics. (en vigueur le 2019-07-02) 10. L organisme public doit faire rapport au Secr tariat du Conseil du tr sor des contrats comportant une d pense gale ou sup rieure 25 000 $ et inf rieure au seuil d appel d offres public , non publi s dans le syst me lectronique d appel d offres, et portant sur une question de nature confidentielle ou prot g e au sens du paragraphe 3 du premier alin a de l article 13 de la Loi.

7 (en vigueur le 2019-07-02) L organisme public doit aussi faire rapport au Secr tariat du Conseil du tr sor des contrats de services comportant une d pense gale ou sup rieure 25 000 $, non publi s dans le syst me lectronique d appel d offres, et l gard desquels aucune renonciation au secret professionnel n a t obtenue. L organisme doit, au plus tard le 30 juin de chaque ann e, transmettre au Secr tariat du Conseil du tr sor les renseignements pr vus l annexe 5 au moyen de l extranet des march s publics. (en vigueur le 2019-07-02) 11. L organisme public doit faire rapport au Secr tariat du Conseil du tr sor de la description finale de chaque contrat comportant un montant total pay gal ou sup rieur 25 000 $ et non publi dans le syst me lectronique d appel d offres.

8 L organisme doit, au plus tard le 30 juin de chaque ann e, transmettre au Secr tariat du Conseil du tr sor les renseignements pr vus l annexe 6 au moyen de l extranet des march s publics. 12. L organisme public transmet au Secr tariat du Conseil du tr sor, dans les 15 jours suivant la demande de ce dernier, une copie des lignes internes de conduite qu il a adopt es en vertu de l article 24 de la DIRECTIVE CONCERNANT la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics ( 215340 du 13 juillet 2015), du plus r cent plan de gestion des risques en mati re de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle adopt en vertu de l article 4 de la DIRECTIVE CONCERNANT la gestion des risques en mati re de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle, des soumissions re ues en r ponse un appel d offres, d un rapport du secr taire d un comit de s lection, d un contrat conclu ainsi que des avenants un contrat, le tout sous r serve de la Loi sur l acc s aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre ).

9 13. Les organismes publics vis s aux paragraphes 1 4 du premier alin a de l article 4 de la Loi et par un accord intergouvernemental au sens du deuxi me alin a de l article 2 de la Loi doivent faire rapport au Secr tariat du Conseil du tr sor, sa demande et au plus tard le 30 juin de chaque ann e, des contrats dont la d pense est inf rieure 25 000 $. L organisme public doit transmettre lectroniquement au Secr tariat du Conseil du tr sor, sa demande, le Questionnaire sur les pratiques en gestion contractuelle qui est disponible dans l extranet des march s publics du Secr tariat du Conseil du tr sor. L original du Questionnaire sur les pratiques en gestion contractuelle doit tre conserv par l organisme public afin qu une copie puisse tre transmise sur demande au Secr tariat du Conseil du tr sor.

10 DISPOSITIONS FINALES 14. La pr sente DIRECTIVE remplace la DIRECTIVE CONCERNANT la REDDITION de COMPTES en gestion contractuelle des organismes publics prise par le Conseil du tr sor le 19 mars 2013 ( 212333) et modifi e le 13 juillet 2015 ( 215350). 15. La pr sente DIRECTIVE entre en vigueur le 28 juin 2016 l exception des dispositions de l article 12 lorsqu elles concernent le plan de gestion des risques en mati re de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle, lesquelles entreront en vigueur le 1er septembre 2016. ANNEXE 1 AUTORISATION DU DIRIGEANT DE L ORGANISME public L organisme public doit faire rapport au Secr tariat du Conseil du tr sor des cas o une autorisation de son dirigeant (d fini l article 8 de la Loi) a t accord e en vertu : 1 de la Loi sur les contrats des organismes publics : ) pour la conclusion de gr gr d un contrat lorsqu un seul contractant est possible en raison d une garantie, d un droit de propri t ou d un droit exclusif ou de la valeur artistique, patrimoniale ou mus ologique du bien ou du service requis, et ce, en application du paragraphe 2 du premier alin a de l article 13 de la Loi.