Etablir le plan de communication d’un projet - Belgium

1 Etablir le plan de communication d'un projet Guide pour les communicateurs et chefs de projet f d raux COMM Collection N 12. dition 2016. COMM Collection est une s rie de guides pratiques l'intention des communicateurs f d raux. Ils sont le fruit de travaux men s par des fonctionnaires f d raux, actifs dans le domaine de la communication . Le COMMnet Kern, compos des responsables communication des services publics f d raux et pr sid par le SPF Personnel et Organisation et le SPF Chancellerie du Premier Ministre, en a valid les contenus et est charg de leur mise en uvre. D j parus dans COMM Collection : N 29 Communiquer en situation de changement N 28 Maturit de la pr sence en ligne N 27 Accueillir un tudiant stagiaire dans les services de communication f d raux N 26 Recommandations pour une accessibilit t l phonique de qualit.

2 N 25 Int grer la dimension de genre dans la communication f d rale N 24 Employer branding et communication de recrutement N 23 G rer les relations avec la presse N 22 Comment harmoniser votre intranet et Fedweb N 21 Recommandations pour l'utilisation des m dias sociaux N 20 Droit d'auteur et propri t intellectuelle en questions N 19 Elaborer un plan de communication strat gique pour une organisation publique N 18 La Charte du COMMnetKern N 17 Vers un Balanced Scorecard pour la communication publique N 16 Pourquoi et comment organiser un v nement N 15 valuer des actions de communication N 14 Communiquer durablement N 13 R ussir une pr sentation orale N 11 Pourquoi et comment d velopper une identit visuelle N 10 Code de d ontologie des communicateurs f d raux N 9 Concevoir et diffuser une lettre d'information lectronique N 8 Vision et missions de la communication externe N 7 Pr voir et g rer une communication de crise N 5 Pourquoi et comment r aliser un rapport annuel N 4 Identit visuelle des autorit s f d rales belges - Charted'utilisation du.

3 Be N 3 communication interne: de l'action l'interaction N 1 Utilisation efficace du courrier lectronique A savoir Ces brochures sont disponibles en format PDF sur >. Publications. Etablir le plan de communication d'un projet Guide pour les communicateurs et chefs de projet f d raux COMM Collection N 12. dition 2016. 1. Ont activement collabor la r alisation de cette brochure Andreea Albastroiu SPF Emploi, Travail et Concertation sociale Nathalie Brisy SPF Personnel et Organisation Jean-Philippe Colson SPF Sant publique, S curit de la Cha ne alimentaire et Environnement Veerle Custers SPF Mobilit et Transports Betty De Lanoeye Institut des V t rans - INIG. Mila Druwe Fedict Astrid N ve SPF Int rieur Genevi ve Speltincx INAMI. Pauline Vachaudez SPP Int gration sociale Cathy Verbyst SPF Personnel et Organisation Coordination et r daction Nathalie Brisy - SPF Personnel et Organisation Remerciements Pour les commentaires et la relecture critique.

4 Anne-Catherine Lahaye, Experte en communication , Coordinatrice RP Ecole Sup rieure des Affaires de Namur, Collaboratrice didactique UNamur Christine Donjean, Charg e de cours UCL, Pr sidente de l'ABCI, Directrice de collection chez Edipro Aux nombreux relecteurs et testeurs des outils, issus des organisations f d rales Capac (L-A. Petre, H. Raes), Coda-Cerva (C. Leloup), Inami (I. Collin, W. Matarasso, H. Dumont), Institut des V t rans (P. Gautier), Medex (S. Maquoi), SPF Chancellerie (C. Lombard), SPF Economie (A. Delire, M. Amand), SPF Finances (G. Voet, P. Bossu, E. Boute), SPF Int rieur (A. Vancauwenberge, H. Choukri, L. Postiglione, O. Vandenplas), SPF P&O. (K. Eggers, J. Frankson, P. Theys, T. d'Hooghe, B. Smeets), SPF Sant . publique, S curit de la Cha ne alimentaire et Environnement (V.)

5 Velle) . 2. Table des mati res I. Communiquer efficacement dans un Communiquer ?.. 9. Pourquoi communiquer ?.. 10. Pourquoi faire un plan de communication pour votre projet ?.. 13. Quelle place pour la communication dans votre projet ?.. 14. Quels sont les acteurs de la communication ? .. 18. Quels types de communication mettre en place ?.. 20. Quand communiquer ? .. 21. II. M thode d' laboration d'un plan de communication de Etape 1 : Tenir compte du contexte du projet .. 25. Etape 2 : Analyser les diff rents groupes 33. Etape 3 : D terminer les objectifs de communication .. 37. Etape 4 : D finir quels messages pour quels groupes cibles .. 41. Etape 5 : Etablir le plan d'actions .. 44. Etape 6 : Faire le suivi et 52. Etape 7 : Evaluer et d 54. III. Synth se : laborer le plan de communication d'un projet en un coup d' il.

6 57. IV. V. Outils COMM projet ' ..60. VI. Glossaire ..62. VII. Un exemple de plan de VIII. 3. 4. Introduction La communication est une composante essentielle d'un projet . Une tude de 20131 confirme que la communication est un facteur de succ s dans un projet . D'apr s cette tude, les organisations qui communiquent efficacement obtiennent de meilleures performances avec leurs projets : 80% atteignent les objectifs initiaux (contre 52% sans communication ). 71% respectent les d lais (contre 37% sans communication ). 76% respectent le budget (contre 48% sans communication ). Tout comme la gestion d'un projet suit une m thode, les actions de communication sont structur es et se d roulent en phase avec le projet . A qui ce guide est-il destin ? Vous tes impliqu dans un projet ? Que vous soyez sponsor, chef de projet professionnel ou occasionnel, gestionnaire d'un portefeuille de projets ou tout simplement membre d'une quipe de projet , cette brochure vous propose une m thode compl te pour laborer le plan de communication de votre projet .

7 Vous tes communicateur2 ? Vous pouvez l'utiliser pour aider vos coll gues des autres services : mieux comprendre l'importance des d marches inh rentes un plan de communication , laborer le plan de communication de leurs projets. 1 The Essential Role of Communications, Project Management Institute, Inc., Mai 2013. 2 Communicateur (ou communiquant) : membre du service de communication , point de contact communication , c'est- -dire personne occupant une fonction de communication dans une organisation, temps plein ou partiel. 5. Pas de panique ! Ce guide propose un package' complet pour vous aider d velopper le plan de communication d'un projet : des informations g n rales, une m thode, des exemples et des outils (templates et fiches pratiques) en ligne. Mais vous ne devez pas forc ment utiliser tous les outils propos s.

8 Faites votre choix en fonction de l'ampleur de votre projet , du temps dont vous disposez, . Vous n' tes pas du tout familiaris avec la communication ? Cela vaut la peine de vous impr gner des notions de base en lisant l'enti ret de la publication. Vous pourrez ensuite facilement s lectionner les parties qui vous seront plus utiles pour laborer le plan de communication de votre projet . Vous tes un communicateur chevronn ? Vous pouvez aller . l'essentiel en consultant directement les outils en ligne. Quel que soit votre profil, puisez dans ce guide et ces outils comme bon vous semble ! Le plan de communication d'un projet ? Le plan de communication d'un projet est l'aper u structur des actions de communication relatives un projet sp cifique, en lien avec les diff rentes phases de ce projet et dans le respect de la strat gie de communication de l'organisation.

9 Le chef de projet en est le chef d'orchestre' : c'est lui qui est garant du plan de communication de son projet mais cela ne signifie pas qu'il doit r aliser lui-m me toutes les actions du plan . Ne confondez pas plan de communication d'un projet ', qui fait l'objet de ce guide, et plan de communication strat gique'3 qui d finit la strat gie de communication de l'organisation. Si le plan de communication d'un projet doit s'inscrire dans la strat gie globale de communication de l'organisation, il s'agit bien de deux choses distinctes. 3 Cf. COMM Collection 19 Elaborer un plan de communication strat gique pour une orga- nisation publique 6. Que contient ce guide ? En premi re partie, il aborde de mani re synth tique quelques l ments th oriques sur la communication dans le cadre d'un projet pourquoi communiquer dans le cadre d'un projet ?

10 La place, le r le, les acteurs de la communication la communication pour soutenir le changement. En deuxi me partie, il d crit pas pas une m thode en 7 tapes pour d velopper le plan de communication . Vous pouvez ainsi d velopper un plan de communication complet pour votre projet en suivant les tapes et en compl tant les diff rents tableaux propos s. Le guide s'utilise comme un fil conducteur pour mener une r flexion sur les diff rents aspects de la communication d'un projet et d velopper un plan coh rent, en lien avec les diff rentes phases du projet . A chaque tape sont d taill s les questions que vous devez vous poser les actions entreprendre ventuellement, des outils et conseils pratiques. Il ne s'agit toutefois pas d'un processus purement lin aire : vous pouvez ainsi mener plusieurs tapes en parall le, aborder une tape avant une autre, revenir une tape pr c dente tout moment, L'important est d'int grer de mani re coh rente les l ments indispensables votre plan .