Fiche Contenu 4-1 : Approvisionnement et gestion …

1 Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 1 Fiche Contenu 4-1 : Approvisionnement et gestion des stocks Vue d ensemble R le dans le syst me de gestion de la qualit La gestion de l Approvisionnement , la gestion des achats et des stocks est une composante critique et essentielle du syst me de gestion de la qualit . L efficacit et la rentabilit des activit s de laboratoire n cessitent la disponibilit ininterrompue des r actifs, des consommables et des services. L incapacit de r aliser des tests, m me pendant une br ve p riode, perturbe tr s fortement les activit s de soin, de pr vention et les programmes de sant publique. B n fices Une gestion soigneuse des stocks aide viter le gaspillage qui peut survenir si les r actifs et les consommables ne sont pas stock s proprement, ou si les r actifs p riment avant de pouvoir tre utilis s. Mettre en place un programme de gestion de l Approvisionnement et des stocks assurera que : Les consommables et les r actifs sont disponibles lorsqu on en a besoin ; Les r actifs de haute qualit sont achet s un co t raisonnable ; Les r actifs et les consommables ne sont pas ab m s cause d un stockage inappropri ou ne sont pas conserv s et utilis s au-del de la date de p remption.

2 Consid rations Les m thodes d approvisionnements en r actifs et consommables varient consid rablement entre les laboratoires. Certains laboratoires ach tent directement, mais dans de nombreux pays, un syst me d Approvisionnement national est en place, avec un entrep t central (appel aussi centrale d achat ) qui assure la distribution directement aux laboratoires. Dans ce cas, les donateurs jouent alors un r le majeur dans l Approvisionnement en consommables et r actifs. Le syst me de gestion des r actifs et des consommables du laboratoire doit prendre en compte ces situations. D fis Le d fi de la gestion des stocks est d quilibrer la disponibilit des consommables et des r actifs en stock et leur date de p remption. La dur e de vie des r actifs peut Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 2 varier de quelques semaines quelques ann es. Il est important de contr ler les dates de p remption pour tre certain que les r actifs dont on a besoin sont toujours disponibles et ne sont pas p rim s.

3 Toutefois, il est co teux et peu rentable de sur stocker. L quipement et les consommables re us ou provenant de donations doivent r pondre aux besoins des clients et des activit s du laboratoire. Les responsables peuvent parfois refuser une donation, mais ceci doit tre fait de mani re diplomatique afin de ne pas compromettre de futures offres. Points principaux Une gestion de l Approvisionnement et des stocks r ussie n cessite d tablir des lignes de conduite et des proc dures adapt es, afin de g rer les approvisionnements et les services critiques. Les principaux points tudier sont : Les qualifications du vendeur et/ou du fabricant ; Les conditions des contrats d Approvisionnement ; La r ception, le contr le, les tests, le stockage et la manipulation des marchandises ; tous les articles achet s devraient tre contr l s et test s de fa on appropri e pour s assurer que les sp cifications sont respect es. Des lignes de conduites doivent tre tablies propos du stockage et de la manipulation des marchandises d s leur r ception au laboratoire.

4 Le syst me de gestion doit permettre de suivre les r actifs utilis s pour chaque patient ; ceci implique que le laboratoire devrait tre capable d identifier les r actifs utilis s pour les tests r alis s un jour donn , ainsi, si un probl me se pr sente avec le r sultat d un patient, le laboratoire sera en mesure de savoir quels r actifs ont pu tre incrimin s. L valuation et la gestion de stock ; Le contr le des dates de p remption ; L exp dition des marchandises aux laboratoires satellites. Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 3 Fiche Contenu 4-2 : Approvisionnement S lection des vendeurs Il est important de fixer ses conditions ainsi que de construire et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Les laboratoires qui se fournissent directement devraient examiner attentivement les qualifications des vendeurs et fabricants, en s informant sur des points tels que les sp cifications techniques et les m thodes de transport.

5 Les laboratoires qui re oivent les r actifs et les consommables d un entrep t central g r par leur gouvernement devraient interagir avec celui-ci pour atteindre les m mes objectifs. Au pr alable, le laboratoire devrait : D finir des crit res de s lection pour les consommables ou r actifs acheter ; Chercher le meilleur prix, en prenant en compte les qualifications et la cr dibilit du fournisseur ; Consid rer les avantages et les inconv nients d acheter des produits de marque plut t que des g n riques, par exemple est-il plus avantageux d acheter des c nes de pipette sp cifiques d une pipette, ou est- ce aussi efficace d utiliser des c nes de pipette g n riques qui co tent moins cher ? Il peut tre utile de chercher des informations aupr s d autres laboratoires concernant la qualit , la fiabilit et le co t des marchandises. Il est galement important d valuer les vendeurs apr s l Approvisionnement et/ou l achat.

6 Etudiez les facteurs tels que : le vendeur a t-il d livr les marchandises demand es ? , ou la centrale d achat a-t-elle respect les sp cifications ? . Consid rations Lors de la mise en place de proc dures d Approvisionnement , un certain nombre de points sont prendre en consid ration : Comprendre les exigences du gouvernement local ou national devant tre incluses dans les contrats ; N gocier le meilleur prix sans compromettre la qualit ; Revoir attentivement tous les contrats pour tre certain que les conditions du laboratoire seront respect es ; (Les contrats devraient clairement stipuler les modalit s de paiement et les dispositions prises pour assurer la disponibilit et la livraison des r actifs et des consommables. Demander si des p nalit s sont pr vues en cas de rupture de contrat.) D terminer comment se feront les paiements, et comment le vendeur assurera la disponibilit et la livraison des r actifs.

7 Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 4 Fiche Contenu 4-3 : Mise en uvre d un programme de gestion de stock Etapes de la mise en oeuvre De nombreux facteurs sont consid rer lors de la mise en uvre d un programme de contr le de la gestion des stocks. Le syst me devrait tre con u afin que le laboratoire puisse suivre tous les r actifs et consommables, conna tre les quantit s disponibles, et tre alert quand il est n cessaire de relancer une commande. Les tapes suivantes sont importantes lors de la mise en oeuvre : Attribuer les responsabilit s sans cela rien ne pourra tre fait ; Analyser les besoins du laboratoire ; Etablir le stock minimum n cessaire pour une p riode de temps appropri e ; D velopper les formulaires et registres n cessaires ; Etablir un syst me pour recevoir, inspecter et stocker les consommables ; Entretenir un syst me de gestion de stock dans tous les lieux de stockage et pour tous les r actifs et consommables utilis s au laboratoire.

8 Analyse des besoins Un laboratoire a besoin d un processus pour analyser ses besoins et pour d terminer combien de kits devraient tre disponibles pour un test particulier. Le laboratoire devrait faire la liste de toutes les analyses qu il r alise et identifier tous les consommables et r actifs n cessaires pour chaque analyse. Il est astucieux d utiliser toutes les informations disponibles afin d aider estimer la consommation de r actifs et consommables sur une p riode de temps donn entre deux commandes. Les informations n cessaires pour analyser les besoins sont : Une description compl te de chaque article utilis ; Le nombre de colis ou le nombre d unit s dans lesquelles les articles sont livr s, par exemple un kit peut contenir 12 tests ou 100 tests, les c nes de pipette peuvent tre conditionn s par 100 ou 1000, et par bo te ou sachet ; La consommation mensuelle approximative (quantification), par exemple 6 bo tes utilis es par mois ; Le niveau d importance de l article dans les activit s du laboratoire l article est il utilis tous les jours ou seulement une fois par mois ?

9 Le temps requis pour recevoir la commande- un jour, une semaine, un mois ? L espace et les conditions de stockage une commande en grosse quantit prendra t- elle trop de place ? L article doit- il tre stock dans un r frig rateur ? Approvisionnement et inventaire Module 4 Fiche Contenu 5 Fiche Contenu 4-4 : Quantification Quantification Pourquoi ? Comment un laboratoire peut il d terminer la quantit d un article commander ? La quantification est une m thode importante qui peut aider calculer la quantit requise d un article pour une p riode donn e, cette m thode constitue une partie essentielle d un programme de gestion de stock r ussi. Une quantification exacte : assurera la disponibilit des fournitures quand il y en a besoin ; vitera le sur stockage, et ainsi le gaspillage d articles chers. La m thode de quantification fournit des informations qui permettront : d estimer le budget annuel n cessaire ; De permettre une meilleure planification ; De prendre des d cisions et contr ler la performance du syst me de gestion des stocks.

10 Quantification Quand? La quantification est r alis e lors des planifications annuelles, cette planification prendra en compte la consommation usuelle des consommables et r actifs. Certaines fois, il est important d envisager que de nouvelles demandes pourront entra ner de plus gros besoins en analyse. Ceci arrive souvent lorsque de nouveaux programmes de sant sont mis en place, et/ou lors de la pr paration des pid mies identifi es ou potentielles. Quantification Comment? Les deux m thodes fr quemment utilis es sont la quantification bas e sur la consommation et la quantification bas e sur la morbidit . La quantification bas e sur la consommation Les laboratoires utilisent plus fr quemment la m thode bas e sur leur consommation r elle, provenant de leur exp rience avec le temps. Cette m thode, bas e sur la consommation r elle, contient diff rents facteurs consid rer. Par exemple, pour d terminer l utilisation r elle, il est important d arriver estimer la quantit qui a t gaspill e et combien de r actifs et de consommables arriv s expiration ou ab m s ont t jet s.