Guide du Plan de classification uniforme des documents du ...

1 PLAN DE classification uniforme . DES documents DU MSSS. F vrier 2011. dition produite par : Le Service de l'acc s l'information et des ressources documentaires du minist re de la Sant et des Services sociaux Le genre masculin utilis dans ce document d signe aussi bien les femmes que les hommes. 2. TABLE DES MATI RES. PAGE. TABLE DES MATI RES ..3. INTRODUCTION ..5. PARTIE 1 : PR SENTATION DU PLAN DE classification .. 6. D finition et objectifs du plan de classification .. 6. Obligations l gales et administratives du plan de 6. laboration du plan de classification .. 6. La structure de 7. Les niveaux de classification .. 7. Le code de 7. Code 8. Code secondaire .. 8. Code 9. Le titre de la rubrique .. 9. La description de la 9. Mise en application du plan de classification .. 10. classification des documents .. 10. 10. Attribution d'un d lai de conservation .. 12. Description et 12.

2 3. Classement des documents .. 13. Identification du document .. 13. Rangement du 13. Rep rage des 13. Circulation des 13. Mise jour du plan de classification .. 14. 15. 18. 19. PARTIE 2 : PLAN DE classification uniforme . PARTIE 3 : INDEX ALPHAB TIQUE. 4. INTRODUCTION. La Loi sur l'acc s aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ( , ch. ) oblige les minist res et les organismes publics . classer leurs documents de mani re en permettre le rep rage et tablir et tenir jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont class s. Le plan de classification de ses documents tient lieu de liste de classement. Cette liste doit tre suffisamment pr cise pour faciliter l'exercice du droit d'acc s. D'ailleurs, toute personne qui en fait la demande a droit d'acc s la liste de classement ou au plan de classification .

3 De plus, la Politique minist rielle de gestion des documents administratifs stipule que tous les documents cr s ou re us sont codifi s selon un plan de classification uniforme bas sur les activit s du Minist re. L'application du plan de classification uniforme vise aider les unit s administratives atteindre les objectifs suivants : uniformiser la classification des documents afin d'en faciliter le classement et d'acc l rer le rep rage de l'information; ordonner la masse documentaire pour permettre d'acc l rer la prise de d cision; faciliter l'application des d lais du calendrier de conservation. Le plan de classification uniforme constitue un outil de base essentiel la gestion coh rente et efficace de votre information documentaire. Le Service de l'acc s l'information et des ressources documentaires, responsable de la gestion des documents pour le minist re de la Sant et des Services sociaux, est donc heureux de vous pr senter ce plan de classification uniforme des documents du Minist re et de vous expliquer sa proc dure d'application.

4 Nous vous proposons galement un Guide de gestion pour faciliter la classification des documents informatiques 1 . Nous d sirons remercier tous ceux et celles qui, au sein des diff rentes unit s administratives du Minist re, ont contribu par leurs commentaires et suggestions l' laboration et la validation de la structure du plan de classification uniforme du Minist re. Leur collaboration est indispensable . la r alisation d'un tel document . Pour toute information relative au contenu et l'application du plan de classification uniforme , n'h sitez pas communiquer avec le Service den l'acc s l'information et des ressources documentaires qui se chargera de r pondre vos questions et qui s'occupera d'apporter les ajustements n cessaires. 1. Pour plus d'information, consultez la partie Guide de gestion des documents informatiques au MSSS . pr sent dans le Manuel de gestion des documents administratifs.

5 5. PARTIE 1 : PR SENTATION DU PLAN DE classification uniforme . D finition du plan de classification uniforme Le plan de classification uniforme est un outil de gestion qui regroupe les documents par sujets, selon une hi rarchie logique bas e sur les principales activit s d'un organisme. Les objectifs vis s par l'application du plan de classification uniforme sont : Uniformiser la classification des dossiers. Acc l rer le rep rage de l'information. Constituer un dossier complet sur une activit ou un sujet donn . Favoriser le classement des dossiers selon un ordre logique dans les classeurs. Faciliter l'application du calendrier de conservation. Faciliter la prise de d cision. Obligations l gales et administratives du plan de classification uniforme L'application du plan de classification uniforme constitue une obligation l gale et administrative laquelle doivent se conformer toutes les unit s administratives du MSSS.

6 Cette exigence est nonc e dans la Loi sur l'acc s aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ( , ch. ) et dans la Politique minist rielle de gestion des documents administratifs. Les unit s administratives doivent donc se familiariser avec la proc dure d'application du plan de classification uniforme afin de pouvoir l'utiliser ad quatement. laboration du plan de classification uniforme Le plan de classification uniforme des documents a t d velopp par le Service de l'acc s . l'information et des ressources documentaires avec la collaboration des unit s administratives du Minist re. La d marche d' laboration du plan de classification uniforme a n cessit une s rie de rencontres avec les repr sentants des unit s administratives. Les premi res rencontres consistaient . pr senter la d marche, identifier les activit s de chaque unit administrative et prendre connaissance de leurs principaux dossiers.

7 La seconde tape fut de travailler la structuration hi rarchique et logique de leurs activit s. Enfin, chaque unit administrative valida la structure uniforme de classification pour s'assurer qu'elle correspondait leurs fonctions. 6. La structure de classification La structure de classification est compos e de trois l ments : un code num rique de classification ;. un titre de rubrique;. une description de rubrique. Ces l ments sont d finis et expliqu s dans les sections Les niveaux de classification Une structure de classification se divise en plusieurs niveaux: classes, sous-classes, divisions, sous-divisions, etc. Chaque niveau repr sente un degr de pr cision dans la structure de classification , voluant du g n ral au particulier. La structure de classification du Minist re se compose de deux grandes classes : 1000 00 GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES. 2000 00 SYST ME SOCIOSANITAIRE.

8 3000 00 SYST ME SOCIOSANITAIRE (SUITE DU 2000 00). Ces classes se subdivisent en diff rentes sous-classes, puis divisions et sous-divisions, afin de pr ciser de fa on hi rarchique les nombreuses activit s du Minist re. Le code de classification Le code de classification est constitu de trois parties: le code primaire, le code secondaire et le code tertiaire. CODE PRIMAIRE CODE CODE TERTIAIRE. SECONDAIRE. 4 chiffres 2 chiffres 2 chiffres 1000 3999 00 99 00 99. Obligatoire Obligatoire Facultatif Service doc. Service doc. Unit adm. 2. Valid Valid Non valid 3. 2. Les unit s administratives ont la possibilit de cr er leur propre code tertiaire. 3. Le code tertiaire n'est pas valid par le logiciel Gestion virtuelle lors de l'attribution du code un dossier. 7. Code primaire Le code primaire est obligatoire. Il est compos de quatre chiffres. Les codes de premier niveau (les classes) sont identifi s par blocs de milliers: c'est le premier des quatre chiffres.

9 Exemple : 1000 00 GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES. Les codes de second niveau (les sous-classes) sont identifi s par bloc de centaines: c'est le deuxi me des quatre chiffres. Exemple : 1000 00 GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES. 1100 00 Organisation et administration Les codes de troisi me niveau (les divisions) sont identifi s par bloc de dizaines: c'est le troisi me des quatre chiffres. Exemple : 1000 00 GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES. 1100 00 Organisation et administration 1120 00 Gestion administrative Les codes de quatri me niveau (les sous-divisions) sont identifi s par bloc d'unit : c'est le quatri me des quatre chiffres. Exemple : 1000 00 GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES. 1100 00 Organisation et administration 1120 00 Gestion administrative 1121 00 Planification administrative Code secondaire Le code secondaire est obligatoire. Il est compos de deux chiffres.

10 Le code secondaire repr sente le cinqui me niveau de pr cision dans la structure de classification . Il peut prendre les valeurs 00 99. Exemple : 1000 00 GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES. 1100 00 Organisation et administration 1120 00 Gestion administrative 1121 00 Planification administrative 1121 01 Orientation, priorit et objectif 8. Code tertiaire Le code tertiaire est facultatif. Il est compos de deux chiffres. Le code tertiaire repr sente le sixi me niveau de pr cision dans la structure de classification . L'utilisation du code tertiaire est laiss la discr tion des unit s administratives et leur permet de pr ciser la structure de classification en fonction de leurs propres besoins lorsque le justifie la complexit du sujet ou le volume de documents . Il peut prendre les valeurs 01 99. Exemple : 1000 00 GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES. 1100 00 Organisation et administration 1120 00 Gestion administrative 1121 00 Planification administrative 1121 01 Orientation, priorit et objectif 1121 01 01 Gestion des documents / Orientation, priorit et objectif Le titre de la rubrique Le titre de la rubrique permet d'identifier la s rie documentaire laquelle appartient le document .