guide valuation formation - agefos-pme …

1 AGEFOS- PME BRETAGNE 2009 1 guide pour aider l valuation des actions de formation Pourquoi valuer ? L valuation constitue la derni re tape du service d ing nierie que le conseiller de l AGEFOS PME Bretagne peut apporter l entreprise dans le cadre de la mise en uvre de son plan de formation . L apport d un conseil ce niveau doit constituer aujourd hui une des exigences de l activit du conseiller. Se pr occuper des r sultats de la formation , des effets produits dans l entreprise, s inscrit en effet dans la volont d AGEFOS PME d accompagner l entreprise dans tous les actes qui rel vent du processus de formation .. Lorsque le conseiller a guid l entreprise dans l laboration de son plan de formation , le montage d un dossier de financement et la r daction de(s) cahier(s) des charges pour l achat de la formation , il est souhaitable qu il se pr occupe des r sultats : il y va de la coh rence et du sens de son action.

2 La d marche d valuation a des vertus p dagogiques, d monstratives : la m thodologie d velopp e permet au conseiller d enrichir ses comp tences en ing nierie et de d velopper des argumentaires pour sensibiliser les entreprises aux tapes d ing nierie. De plus, la direction et les instances paritaires de l agefos-pme sont en droit de se pr occuper des r sultats des actions de formation auxquelles la structure a accord un financement.. Les chefs d entreprises veulent savoir si l effort consenti au plan financier mais aussi organisationnel a effectivement produit des r sultats ; si les comp tences vis es par la formation et n cessaires l atteinte de leurs objectifs, sont effectivement disponibles. C est galement l ensemble des acteurs de l entreprise qui sont concern s par cette op ration : les Responsables hi rarchiques, les salari s form s, les DP et le CE. Le fait de se pr occuper de l valuation des actions de formation contribue donner de la coh rence la politique de l entreprise en mati re de gestion des ressources humaines, renforcer l importance accord e au d veloppement des comp tences et reconna tre le r le de la formation .

3 AGEFOS- PME BRETAGNE 2009 2. Enfin les pouvoirs publics, dans le cadre des programmes d aide - EDDF, FSE par exemple - doivent pouvoir disposer d informations pr cises sur l utilit (r sultats effectivement produits) des financements accord s. On constate en effet que cette pr occupation porte de plus en plus sur des aspects qualitatifs, c est dire sur les comp tences nouvellement acquises et mobilis es dans les entreprises. C est donc l ensemble des acteurs qui sont int ress s par le d veloppement de pratiques d valuation de la formation dans les entreprises. Et l agefos-pme a un r le moteur jouer sur ce point. Des cibles prioritaires sont d finir par les diff rentes agefos-pme : par exemple les actions ayant fait l objet de financements de la part de l OPCA ; les actions collectives, les plans de formation ayant b n fici de financements publics. Dans la mise en uvre de ce service aux entreprises, il ne faut pas oublier qu valuer ne constitue pas une fin en soi.

4 Evaluer doit engager un effet de r troaction sur les pratiques et les comp tences des conseillers : l valuation bien conduite est formative, pour le conseiller et pour l entreprise. L valuation doit en effet amener l entreprise prendre des d cisions en vue d am liorer les diff rentes phases du processus de formation : l analyse des besoins, l laboration du plan de formation , les proc dures d achat, le pilotage du plan de Ce guide a pour but d aider le conseiller accompagner l entreprise dans cette d marche. Il est plus particuli rement con u pour valuer les formations sur mesure , les actions-cl s ou particuli rement strat giques du plan de formation de l entreprise. Qui doit valuer ? C est l entreprise qui doit tre en mesure d appr cier les r sultats et les effets du plan de formation qu elle a mis en place. Mais c est le conseiller de l agefos-pme , dans le cadre de sa mission de conseil, qui doit guider l entreprise au plan m thodique, proposer des outils ses interlocuteurs et les aider interpr ter les r sultats.

5 En dernier ressort, il aide l entreprise tirer des enseignements de cette op ration et prendre des mesures en vue d am liorer l laboration et la mise en uvre de son plan de formation . Quoi valuer ? AGEFOS- PME BRETAGNE 2009 3 Quand on se propose d valuer la formation , il est n cessaire d abord de pr ciser ce que l on veut valuer exactement, autrement dit de d limiter son objet. On peut en effet valuer plusieurs dimensions de la formation : la pertinence du choix d une action au regard des besoins de l entreprise ? la conformit de l action mise en place au regard de ce qui a t achet ? les acquis des form s l issue de la formation ? les r sultats en terme d efficacit : les comp tences effectivement mobilis es dans l entreprise ? les effets indirects de la formation dans l entreprise. L outil ne se propose pas de r pondre l ensemble de ces points. Il se propose d aider l entreprise faire le point sur : le d roulement des actions de formation : sont-elles conformes avec ce qui tait pr vu, ce qui a t achet ?

6 Les r sultats obtenus en termes de comp tences professionnelles effectivement mobilis s les effets indirects et l impact du plan de formation dans l entreprise. Comment valuer ? Pour valuer une action - son d roulement, les r sultats produits - il est n cessaire de disposer d un cadre de r f rence c est dire du mod le auquel on va se r f rer et comparer les r sultats atteints. Autrement dit, il est n cessaire de bien mettre en lumi re, de fa on tr s pr cise, quels taient les objectifs poursuivis et les r sultats attendus par l entreprise. Au plan m thodique, il ne peut y avoir valuation si l on ne pose pas d abord le cadre de r f rence. C est dire combien l valuation est d pendante des phases d laboration du plan de formation et des actes d ing nierie : on peut difficilement valuer si les objectifs et les r sultats recherch s n ont pas t pr cis s et surtout formalis s. Pour chaque objet valuer on va devoir par cons quent mettre en lumi re : - d une part le r f rentiel que l on va utiliser.

7 Ce cadre de r f rences sera re-construit partir de plusieurs sources : l ments de la politique de formation et du plan de formation , cahiers des charges correspondants aux actions valuer, programmes et projets de formation des Organismes de formation , fiches de postes ou r f rentiels m tier s il y a lieu .. - d autre part les informations concernant les r alisations de formation et les r sultats obtenus en termes de comp tences, ainsi que les conditions de mise en uvre de ces comp tences AGEFOS- PME BRETAGNE 2009 4C est la mise en regard de ces deux param tres qui conduira produire une valuation c est dire statuer sur les r sultats en termes de conformit , d efficacit , de coh rence. En dernier lieu, les constats effectu s doivent tre interpr t s avec l entreprise de fa on en tirer des enseignements pour les actions futures. A quel moment est-il pertinent d valuer ? Le moment o l on va proc der l valuation constitue un facteur important.

8 Il est d terminer en fonction de ce que l on cherche valuer.. S il s agit de v rifier la conformit de l action de formation r alis e avec ce qui a t pr vu (et donc achet ), l op ration peut tre conduite en cours et en fin de formation Le volet 1 du guide peut tre appliqu d s la fin de l action de formation .. S il s agit d valuer les r sultats en termes de comp tences nouvelles mobilis es par les salari s form s, un d lai est respecter apr s la formation La pertinence de ce d lai est appr cier en fonction de la nature de la formation effectu e : Exemples : pour des formations l utilisation d outils (bureautique ; chariots l ) les r sultats peuvent tre rapidement observ s un mois ( condition, bien entendu, que les salari s aient l outil leur disposition). pour des formations au management ou ayant une dimension culturelle, le d lai pour la constitution des comp tences est plus long : 3 6 mois, voire plus.

9 Le volet 2 du guide est appliquer plut t en diff r .. S il s agit d appr cier l impact et les effets du plan sur l entreprise, il est n cessaire bien entendu, que l ensemble des actions pr vues soient r alis es, mais il faut aussi laisser au temps la possibilit de produire les effets escompt s, voire des effets indirects. Le volet 3 du guide est appliquer selon des d lais variables (selon l ampleur et le contenu du plan) ; il peut s appliquer en m me temps que le volet 2. AGEFOS- PME BRETAGNE 2009 5 Plan du guide Cet outil est compos de trois volets : Volet 1 Evaluation des prestations de formation r alis es : tude de la conformit des actions r alis es avec ce qui tait pr vu (conformit par rapport au cahier des charges et au projet pr sent par l organisme de formation ). Volet 2 Evaluation des r sultats dans l entreprise : comp tences nouvelles effectivement mobilis es par les salari s form s. Volet 3 Impacts et effets du plan de formation sur l entreprise.

10 Les trois volets peuvent tre utilis s s par ment ou en totalit . C est au conseiller d estimer au cas par cas de la pertinence de l application de telle ou telle partie de l outil dans une entreprise donn e. AGEFOS- PME BRETAGNE 2009 6 Volet 1 Evaluation des prestations de formation r alis es Etude de la conformit des actions r alis es avec ce qui tait pr vu. Les documents auxquels il convient de se r f rer pour valuer la prestation r alis e sont : le cahier des charges, le projet de formation de l OF, la convention sign e avec l OF, et s il y a lieu, les documents de suivi comme le tableau de bord du plan de formation (cf guide pour aider l entreprise piloter le plan de d veloppement des comp tences) Mode d emploi La grille pr sent e ci-apr s sert de fil conducteur pour conduire un entretien. et de trame pour formaliser les constats avec le responsable de l entreprise. L interlocuteur peut tre le chef d entreprise ou le responsable concern par la ou les actions valu es.