INSTRUCŢIUNI in torii ionale prin - mefc.ase.ro

1 1 INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc iuni reglementeaz organizarea i desf urarea ntregii activit i arhivistice, n mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor i de in torilor de documente, n conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na ionale . CAPITOLUL I Dispozi ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Rom niei documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec ie special , n condi iile Legii Arhivelor Na ionale .

2 Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Rom niei se realizeaz de Arhivele Na ionale - unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Atribu iile acestora se exercit prin compartimentele specializate i direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale . Art. 3. - Persoanele juridice creatoare i de in toare de documente r spund de eviden a, inventarierea, selec ionarea, p strarea i folosirea lor, n condi iile prevederilor Legii Arhivelor Na ionale . Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare i de in toare de documente, au obliga ia de a nfiin a compartimente de arhiv , organizate n func ie de complexitatea i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de in. Desemnarea personalului ns rcinat cu activitatea de arhiv , precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit ii creatoare i de in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na ionale sau, dup caz, al direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale .

3 Fac excep ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na ionale , Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Rom n de Informa ii, Serviciul Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , alte organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale . Formarea, perfec ionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin coala Na ional de Perfec ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini iaz i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului dosarelor, n cadrul unit ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na ionale , n vederea verific rii i confirm rii nomenclatorului', urm re te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; ntocme te inventare pentru documentele f r eviden (anexa nr.

4 2), aflate n depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate i ie ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden curent (anexa nr. 3); c) eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec ionare i, n aceast calitate, convoac comisia n vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; ntocme te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na ionale ; asigur predarea integral a arhivei selec ionate la unit ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit n vederea eliber rii copiilor i certificatelor solicitate de cet eni pentru dob ndirea unor drepturi, n conformitate cu legile n vigoare; e) pune la dispozi ie, pe baz de semn tur , i ine eviden a documentelor mprumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului mprumutat.

5 Dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na ionale , men ine ordinea i asigur cur enia n depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace .a.): informeaz 2conducerea unit ii i propune m suri n vederea asigur rii condi iilor corespunz toare de p strare i conservare a arhivei; g) pune la dispozi ia delegatului Arhivelor Na ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac iunii de control privind situa ia arhivelor de la creatori; h) preg te te documentele (cu valoare istoric ) i inventarele acestora, n vederea pred rii la Arhivele Na ionale , conform prevederilor Legii Arhivelor Na ionale . Art.

6 6. - Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale sau, dup caz, direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale , nfiin area, reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite n activitatea institu iei, cu implica ii asupra compartimentului de arhiv . Art. 7. - Arhivele Na ionale i direc iile jude ene controleaz aplicarea i respectarea prevederilor legisla iei n vigoare, pe linia muncii de arhiv i stabilesc m surile ce se impun, potrivit legii. CAPITOLUL II Obliga iile creatorilor i de in torilor de documente A. Eviden a documentelor Art. 8. - Creatorii de documente sunt obliga i s nregistreze toate documentele intrate, ie ite ori ntocmite pentru uz intern Art. 9. - nregistrarea documentelor se face la registratura general , fie ntr-un singur registru de intrare-ie ire, fie, concomitent, n mai multe, f r ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

7 C nd creatorul de documente prime te, emite i ntocme te pentru uz intern un num r mare de documente, nregistrarea acestora se poate face i la fiecare compartiment de munc In aceast situa ie, la registratura general se nscrie num rul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor. nregistrarea documentelor ncepe de la l ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiec rui an. La nregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de nregistrare, data nregistr rii, num rul i data documentului date de emitent, num rul filelor documentului, num rul anexelor, emitentul, con inutul documentului n rezumat, compartimentul c ruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolv rii, destinatarul, num rul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.

8 Documentele care se refer la aceea i problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiec rui document conexat se trece, n rubrica corespunz toare, num rul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele intrate, complet ndu-se coloanele adecvate. In cazul documentelor expediate ca r spuns, acestea vor primi num rul de nregistrare al documentului la care se r spunde. B. Gruparea documentelor n dosare Art. 10. - Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. a) ntocmirea nomenclatorului dosarelor Art. 11. - Nomenclatorul dosarelor se ntocme te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii, dup modelul din anexa nr.

9 1. Nomenclatorul se ntocme te sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc , categoriile de documente grupate pe probleme i termene de p strare. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc , n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. 3In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule. In rubrica a treia se trece, n rezumat, con inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerot ndu-se cu cifre arabe, ncep nd cu nr. l la fiecare compartiment de munc . In nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite Cifra roman , litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab sau numai din cifra arab , dac creatorul are ca p r i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc.

10 La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ie ire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. In rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de p strare. Stabilirea lui se face in ndu-se seama de legile n vigoare, de importan a practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan tiin ific a informa iilor pe care !e con in documentele. In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuv ntul permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra arab care reprezint num rul anilor c t se p streaz (l, 3, 5, K) etc.). Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c , n anumite conjuncturi, informa iile documentelor pot avea importan tiin ific , l ng termenul de p strare temporar se men ioneaz " (comisie de selec ionare).