INSTRUCTION No 9 - Quebec.ca

1 INSTRUCTION No 9. Date d'entr e en vigueur : 1er avril 2011. Destinataires Objet Bureaux coordonnateurs de la INSTRUCTION concernant l'octroi et le paiement des subventions aux garde en milieu familial personnes responsables d'un service de garde en milieu familial Cette INSTRUCTION vise d finir les m canismes de contr le interne et les documents exig s pour l'octroi et le paiement des subventions aux personnes responsables d'un service de garde en milieu familial (RSG). Elle est donn e conform ment au paragraphe 5 de l'article 42 de la Loi sur les services de garde ducatifs l'enfance (la Loi), qui pr voit que le bureau coordonnateur de la garde en milieu familial (BC) a notamment pour fonction d'administrer l'octroi et le paiement des subventions aux RSG.

2 L' INSTRUCTION comporte les tapes suivantes : 1. Tenue d'un dossier pour le paiement des subventions;. 2. Tenue des dossiers parentaux;. 3. Transmission du calendrier de versement des subventions;. 4. Transmission des documents par la RSG au BC;. 5. V rification des documents transmis par la RSG;. 6. Calcul du montant de la subvention verser;. 7. Approbation du d bours ;. 8. Versement de la subvention;. 9. Comptabilisation et conciliation des subventions aux RSG;. 10. Production des relev s fiscaux;. 11. Conservation des documents. 1. Tenue d'un dossier pour le paiement des subventions Le BC doit constituer un dossier pour le paiement des subventions.

3 Ce dossier contient notamment les formulaires de r clamation de la subvention transmis par la RSG toutes les deux semaines. 2. Tenue des dossiers parentaux Le BC doit constituer un dossier pour chaque enfant dont le parent fait une demande d'admissibilit . la contribution r duite et, s'il y a lieu, l'exemption de son paiement. Ce dossier parental contient : Enfant de 59 mois ou moins dont le parent est admissible au paiement de la contribution r duite : le formulaire de demande d'admissibilit la contribution r duite d ment rempli;. une copie de toute d cision relative la demande d'admissibilit du parent;. 1. une copie attest e conforme l'original du certificat ou de l'acte de naissance du parent ou tout autre document tablissant la citoyennet canadienne.

4 Une copie des documents exig s l'article 15 du R glement sur la contribution r duite lorsque le parent est un ressortissant tranger;. une copie attest e conforme l'original du certificat ou de l'acte de naissance de l'enfant, sauf s'il est g d'au moins 5 ans au 30 septembre de l'ann e de r f rence et qu'il est admis . l' ducation pr scolaire ou l'enseignement primaire;. une copie de l'entente de services sign e par la RSG et le parent;. une copie de l'attestation des services de garde fournis lorsque l'enfant cesse de b n ficier des services de garde. une copie de la lettre de confirmation de l'inscription de l'enfant au guichet unique d'acc s aux services de garde (guichet unique).

5 Des documents s'ajoutent pour les client les qui suivent : Enfant d' ge scolaire : une copie de l'attestation, sign e par le directeur ou la directrice de l' cole, confirmant que l'enfant ne peut fr quenter un service de garde en milieu scolaire en raison de l'absence d'un tel service ou de place disponible. Parent exempt du paiement de la contribution r duite (ECP) : une copie de la preuve que le parent est prestataire du Programme d'aide sociale, du Programme de solidarit sociale ou du Programme alternative jeunesse du minist re de l'Emploi et de la Solidarit sociale. Le BC doit obtenir cette preuve au moins une fois par ann e.

6 Enfant handicap : une copie de l'attestation de Retraite Qu bec ou un rapport du professionnel attestant les incapacit s de l'enfant;. une copie des recommandations du ou des professionnels relativement aux mesures particuli res appliquer;. une copie du plan d'int gration initial de l'enfant chez le prestataire de services et de ses mises . jour. Le plan d'int gration doit tre r vis au moins une fois par ann e. Enfant handicap admissible la mesure transitoire : une copie de la confirmation du professionnel attestant la pertinence de maintenir l'enfant en service de garde un an de plus avant qu'il soit accueilli en milieu scolaire.

7 Ces documents peuvent tre transmis par la poste, par courriel (documents num ris s), par t l copieur ou remis en mains propres. Le BC est tenu d'accepter l'ensemble de ces moyens de transmission. Toutefois, le formulaire de demande d'admissibilit la contribution r duite ne peut qu' tre remis par la poste ou en mains propres puisque l'original doit se trouver au dossier parental. 3. Transmission du calendrier de versement des subventions Avant le 1er avril de chaque ann e, le BC doit transmettre aux RSG un calendrier de versement des subventions qui mentionne les p riodes de prestation de services, les dates d' ch ance pour la remise des formulaires de r clamation de la subvention, les dates d' ch ance pour la remise des copies de fiches d'assiduit et les dates de paiement.

8 Ce calendrier est transmis sans d lai la nouvelle RSG qui se voit attribuer des places subventionn es. Les calendriers prescrits sont fournis l'annexe 5. 2. 4. Transmission des documents par la RSG au BC. Le BC doit obtenir, toutes les deux semaines, le formulaire de r clamation de la subvention d ment rempli et sign par la RSG. Ce formulaire doit tre transmis par la RSG au plus tard cinq jours1 suivant la fin de la p riode de prestation de services. Le formulaire prescrit est fourni l'annexe 2. Le BC doit galement obtenir de la RSG, toutes les quatre semaines, des copies des fiches d'assiduit . dat es et sign es par les parents.

9 Ces fiches doivent tre transmises par la RSG au plus tard cinq jours suivant la fin de la p riode de prestation de services de quatre semaines. Le formulaire prescrit est fourni l'annexe 1. Ces documents peuvent tre transmis par la poste, par courriel (documents num ris s), par t l copieur ou remis en mains propres. Le BC est tenu d'accepter l'ensemble de ces moyens de transmission. 5. V rification des documents transmis par la RSG. Le BC doit s'assurer de la conformit du formulaire de r clamation de la subvention et des fiches d'assiduit en comparant les renseignements qui y sont indiqu s avec ceux du dossier parental. Documents manquants au dossier parental Pour assurer le paiement des subventions la RSG, le BC doit avoir en main les documents mentionn s la section 2 de l' INSTRUCTION .

10 Si ces documents sont manquants, le BC demande la RSG. de les lui fournir imm diatement. Si les documents manquants sont exigibles pour l'admissibilit l'allocation de base, ou s'il s'agit de la lettre de confirmation de l'inscription de l'enfant au guichet unique, aucune allocation n'est octroy e pour l'enfant concern tant et aussi longtemps que la RSG n'a pas fourni les documents exig s. Si les documents manquants sont exigibles pour l'admissibilit une allocation suppl mentaire, seule cette allocation n'est pas octroy e pour l'enfant concern tant et aussi longtemps que la RSG n'a pas fourni les documents exig s. Fiches d'assiduit ou formulaire de r clamation de la subvention qui manquent ou qui n cessitent des corrections Si des fiches d'assiduit ou le formulaire de r clamation de la subvention sont manquants ou n cessitent des corrections, le BC demande la RSG de les lui fournir au plus tard le septi me jour suivant la date laquelle ils devaient tre remis selon le calendrier de versement des subventions adopt par le BC.