La Tenue d’une comptabilité « Profession Libérale

1 AGAFRANCE 194 Avenue Nina Simone CS 96008 34060 MONTPELLIER C dex 2 T l. 04 99 53 22 50 E-mail : La Tenue d une comptabilit Profession Lib rale 1 Sommaire Page 2 : Pr sentation mat rielle du livre journal recettes - d penses Page 4 : - Pi ces justificatives - Conservation des documents comptables - Comptabilit informatis e Page 5 : Enregistrement des recettes Page 7 : Enregistrement des d penses Page 9 : Comptabilisation des d penses mixtes Page 10 : D penses forfaitaires Page 11 : Comptabilisation des : - Virements internes - Apports et pr l vements personnels Page 12 : Cas particuliers : 1 - Les impay s 2 - Les remboursements de trop vers 3 R glement d une d pense professionnelle avec le compte priv 4 Les redevances cliniques Page 15 : R gularisation des erreurs Page 16.

2 Incidences de la TVA Page 19 : R capitulatif des critures (mensuel et/ou annuel) Page 20 : Contr le des enregistrements (mensuel et/ou annuel) Page 24 : Exemple de Tenue du livre journal : Recettes et D penses 2 Pr sentation mat rielle Le livre-journal n est soumis aucun formalisme. En particulier, il n a pas tre cot ou paraph par le tribunal. Aux termes de l article 99 du CGI, il doit tre servi au jour le jour , c est- -dire par ordre de date et pr senter le d tail des recettes et des d penses professionnelles. Comme tout livre comptable, il doit offrir des garanties suffisantes de sinc rit . Pour ce faire, il est n cessaire que le livre-journal soit tenu sans blancs, ni ratures ou surcharges en utilisant un moyen d criture ind l bile.

3 Bien que ces dispositions ne r sultent d aucun texte, leur non-application peut constituer une pr somption grave de nature permettre d en suspecter la sinc rit . Afin qu aucun blanc ne subsiste, il est n cessaire de barrer d un trait la ou les parties de pages non utilis es. Pour rectifier une erreur, il faut : - soit proc der une contre-passation d criture qui compense l criture erron e et comptabiliser la bonne criture, - soit op rer une comptabilisation en n gatif. Journal unique de recettes et de d penses : C est celui que nous avons choisi pour notre cas pratique. Il permet de suivre, dans ses diff rentes colonnes, le d tail des recettes et des d penses ainsi que leur contrepartie dans les divers comptes de tr sorerie : banque, caisse, CCP.

4 Journal des recettes et journal des d penses : A la place d un livre-journal unique, il peut tre tenu deux livres : - l un enregistrant les recettes (voir ci-apr s), - l autre enregistrant les d penses. Journaux auxiliaires et journal centralisateur : Il y a clatement du journal g n ral ou des journaux recettes et d penses par compte de tr sorerie : - journal de banque (s), - journal de caisse, - journal de CCP. Puis mensuellement, les totaux de ces journaux (dits auxiliaires) sont repris sous la m me forme dans un journal dit centralisateur. Plusieurs journaux peuvent tre retenus : 3 Exemple : 4 Pi ces justificatives _____ Tout enregistrement comptable doit tre appuy d une pi ce justificative. Il s agit soit de pi ces de base (facture), soit de pi ces r capitulatives d un ensemble d op rations.

5 La pi ce de base concerne une op ration manent d un tiers ou tre d origine interne. Les pi ces internes sont, les doubles des notes d honoraires (les recettes), les doubles des bulletins de paie (les salaires).. Les pi ces externes sont, les actes publics, les factures fournisseurs, les actes sous signatures priv La pi ce r capitulative reprend un ensemble d op rations traduites par une ou plusieurs critures comptables. Il s agit toujours de documents d origine interne, tels que listings informatique, journaux .. Ce type de document r capitulatif justifie une inscription mensuelle sur le livre journal. Conservation des documents Comptables _____ Les livres, registres, documents ou pi ces justificatives doivent tre conserv s pendant un d lai de 6 ans compter de la date de la derni re op ration mentionn e sur les livres ou registres ou de la date laquelle les documents ou pi ces ont t tablis.

6 Et ceci quel que soit le support utilis : papier ou informatique. Comptabilit informatis e _____ L administration admet l utilisation de logiciel de Tenue de la comptabilit , d s lors que les mentions obligatoires pr vues pour la Tenue du livre-journal des recettes et des d penses ainsi que pour le registre des immobilisations et amortissements sont respect es. L organisation doit garantir toutes les possibilit s de contr le. Ce syst me doit tablir sur papier ou sur tout support offrant des conditions de garantie et de conservation en mati re de preuve, des tats p riodiques identifi s, num rot s et dat s r capitulant dans un ordre chronologique toutes les donn es qui y sont entr es sous une forme interdisant toutes insertions intercalaires ainsi que toutes suppressions ou additions ult rieures.

7 Nous vous pr cisons ce propos que les tableurs (Excel, ) ne constituent pas des supports appropri s la Tenue de la comptabilit et ne sont plus accept s par l administration fiscale. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 5 Enregistrement des recettes Les recettes comptabiliser s entendent de toutes les sommes que vous avez encaiss es au cours de l ann e. La nomenclature comptable tablit cependant une distinction entre les recettes fiscalement imposables dites recettes d exploitation et les recettes non imposables dites recettes patrimoniales . RECETTES D EXPLOITATION - honoraires, commissions, vacations, .. vers es par les clients en contrepartie des actes professionnels, y compris les remboursements de frais, - honoraires r troc d s par des confr res, - certains produits financiers, - gains divers.

8 RECETTES PATRIMONIALES - apports personnels, - emprunts bancaires ou priv s contract s pour les besoins de votre activit professionnelle, - cessions d immobilisations : le prix de cession d un bien professionnel n est pas en lui-m me imposable. Par contre, est imposable l ventuelle plus-value d gag e lors de cette vente, - virements internes. Chaque encaissement comporte obligatoirement deux inscriptions sur le livre-journal : - une inscription dans le compte de tr sorerie concern (banque, caisse, CCP), - et une inscription dans le compte de recettes concern (honoraires, apports personnels, ..). Exemple (hors TVA) : RECETTES TRESORERIE VENTILATION DES RECETTES DATES LIBELLES BANQUE CAISSE CCP HONORAIRES VIREMENTS INTERNES APPORTS PERSONNELS DIVERS REPORT 08 janv.

9 DURAND ch que n 25 200,00 200,00 16 janv. Apport personnel 500,00 500,00 25 janv. BERNARD esp ces 100,00 100,00 6 Date d enregistrement des recettes Le crit re retenir pour la prise en compte des recettes est l encaissement. Les honoraires sont r put s encaiss s la date o vous en avez la libre disposition. REGLEMENT RECETTES A ENREGISTRER - par ch que - en esp ces - par virement - par traite - par inscription au cr dit d un compte courant - par carte bancaire - par un tiers - la date de r ception du ch que (1) - la date d encaissement - la date d inscription au cr dit de votre compte - la date d ch ance - d s que vous pouvez librement disposer des fonds - la date du paiement par carte (2) - la date o le tiers a encaiss les sommes vers es par votre client le (3) (1) Un ch que remis le 30 d cembre N et d pos la banque le 2 janvier N+1 doit tre comptabilis au 30 d cembre N.

10 Lorsque par simplification les critures ont t pass es partir des relev s bancaires, la situation est r gulariser la cl ture de l exercice. (2) Solution conseill e, l administration n ayant rien pr cis . (3) M me si les sommes ne vous sont revers es que l ann e suivante (cas des m decins confiant le recouvrement des recettes aux cliniques pour lesquelles ils travaillent). Mesures d assouplissement Pour les honoraires pay s en esp ces Au comptant Vous pouvez comptabiliser globalement en fin de journ e les recettes d un montant unitaire inf rieur 76 taxes comprises, condition que les justificatifs du d tail de ces op rations soient conserv s. Pour les honoraires pay s par ch que Vous pouvez vous limiter comptabiliser les totaux des bordereaux de remise de ch ques en banque, sous r serve que ces bordereaux soient conserv s titre de pi ces justificatives et qu ils comportent l identit des diff rents clients.