Manual de Funciones - Cotrisa

1 [2] Manual de Funciones A o 2016 Departamento de Recursos Humanos [1] Manual de Funciones de Cotrisa Objetivo de la empresa: La Sociedad tiene por objetivo social "comprar, vender, envasar, almacenar, transportar, distribuir, consignar y comercializar por cuenta propia o ajena todo tipo o clase de trigo, otros cereales, y en general realizar todos aquellos negocios que sean necesarios o conducentes a la realizaci n del objetivo social". [2] Organigrama: [3] Descripci n de Funciones por reas de la empresa. D ir e ct orio : El Directorio es el rgano superior de administraci n de la Empresa. Es responsable de dirigir la gesti n, monitorear su operaci n y desempe o; definiendo el prop sito de ella y verificando que la administra-ci n implemente v lidamente la estrategia definida para efectos de alcanzar sus objetivos.

2 G e r en ci a Ge ne r al : Responsable de dirigir, organizar, coordinar y supervisar las actividades administrati-vas y operacionales de la empresa. Adem s, dirige la elaboraci n de los planes estrat gicos institucionales, los planes operativos anuales, los presupuestos, inversiones y los estados financieros de la empresa. Le corresponde la representaci n legal, conforme a los poderes definidos en las Asambleas Extraordinarias de Accionistas. El Gerente General es el principal responsable del sistema de control interno y por tanto est bajo su respon-sabilidad decidir las estructuras, actividades y procesos que conforman el sistema de control interno. La subrogancia del Gerente General por vacaciones o permisos especiales que signifiquen su ausencia del pa s, ser asumida por el Gerente de Operaciones de la empresa.

3 A s e sor l eg al: Responsable de velar por la legalidad de los actos que ejecute Cotrisa , de tal manera que ellos se encuadren dentro del principio de legalidad de las actuaciones p blicas; dar asesor a legal al Directorio y en general a la organizaci n; validar los actos jur dicos de toda ndole que suscriban las personas y gerencias con capacidad para obligar a la empresa; y representar y defender los intereses de la empresa ante los tribunales y otras personas o instituciones. A continuaci n se explican brevemente las Funciones y competencias de las gerencias y de su personal de-pendiente: I. Gerencia de Operaciones II. Gerencia de Desarrollo III. Gerencia de Administraci n y Finanzas [4] I.

4 G e r en ci a d e Op er a ci on e s: Responsable de programar, dirigir y controlar que las prestaciones de servicios brindadas por la Empresa se realicen de forma eficaz y eficiente. Prospecta y concreta oportuni-dades de negocios. Planifica y organiza las actividades operativas de las plantas de acondicionamiento y almacenaje de granos, as como del Laboratorio Central. Establece lineamientos, pol ticas y procedimien-tos que orientan a los colaboradores de la Gerencia en el desarrollo de labores e integridad de los recur-sos. Controla que las labores operativas se desarrollen con normalidad, oportunidad y acordes a lo previs-to. Funciones y competencias del cargo Nombre del cargo: Gerente de Operaciones Naturaleza del cargo: Gesti n Lugar habitual de trabajo: Oficina Cargo superior inmediato: Gerente General Cargos subordinados directos: Encargado de la Unidad de Gesti n, Jefes de Planta, Jefe de Laboratorio Descripci n del prop sito, Funciones y tareas del cargo Prop sito del cargo: Programar, dirigir y controlar que los servicios operacionales que brinda la empresa se realicen en forma eficiente.

5 Descripci n de Funciones y tareas Funciones Tareas Buscar y concretar oportunida-des de negocios. - Prospectar y contactar potenciales clientes, para ofrecer los servicios de la empre-sa - Negociar, en coordinaci n con Gerencia General y dentro de los lineamientos pre-supuestados, precios y condiciones de los servicios, con los clientes. - Elaborar contratos u otras formalidades, con los clientes, atinentes a los servicios ofrecidos y acordados. Planificar y organizar las activi-dades operativas de Plantas y Laboratorio Central. - Analizar y determinar los recursos f sicos y humanos del rea de operaciones ne-cesarios para cumplir los objetivos y metas definidos por las instancias superiores. - Determinar costos de operaci n y proponer tarifas de servicios.

6 - Elaborar y someter a consideraci n de la direcci n general, el presupuesto anual del rea. - Supervigilar la programaci n y asignaci n de recursos velando por el mejor apro-vechamiento de las capacidades operativas de Plantas y Laboratorio Central. - Prospectar y negociar, en coordinaci n con Gerencia General, condiciones y con-tratos con Centros de Acopio externos en caso de requerirse capacidades adicio-nales. - Proponer inversiones a realizar y supervisar la ejecuci n de ellas. Establecer lineamientos, pol ti-cas y procedimientos que gu en a los actores del rea de operaciones en el desarrollo de las labores e integridad de los recursos. - Dise ar y establecer pol ticas y procedimientos asociados a los procesos operati-vos.

7 - Establecer procedimientos que resguarden la vida til y operatividad de las insta-laciones y equipamientos (programas de mantenimiento). - Establecer medidas y procedimientos tendientes a minimizar los riesgos laborales - Analizar en forma continua los procesos que se llevan a cabo en Plantas y Labora-torios, para detectar e implementar oportunidades de mejoras. Controlar que las labores operativas se desarrollen con normalidad, oportunidad y acordes a lo previsto. - Elaborar informes de gesti n, est ndares e indicadores del rea de operaciones. - Efectuar an lisis de ingresos y costos para cumplir los presupuestos y/o detectar desviaciones. - Autorizar compras de bienes o servicios requeridos por el rea, de acuerdo a las pol ticas existentes al respecto.

8 - Revisar liquidaciones de cobro a clientes - Controlar las existencias en stock. - Autorizar contrataci n de personal temporal o de faenas. - Proveer de informaci n de ingresos y costos de operaciones, as como de cual-quier otra que la Gerencia General e instancias superiores requieran. [5] a) E n c arg a do d e l a unid a d d e con tr ol d e ge s t i n : Entre sus principales Funciones se encuentran controlar el cumplimiento de los procesos operativos y administrativos. Funciones y competencias del cargo Nombre del cargo: Encargado de la Unidad de Control de Gesti n Naturaleza del cargo: Administrativo Lugar habitual de trabajo: Oficina Cargo superior inmediato: Gerente de Operaciones Cargos subordinados directos: No tiene Descripci n del prop sito, Funciones y tareas del cargo Prop sito del cargo: Controlar el cumplimiento de procedimientos operativos y administrativos establecidos para la Plantas , servir de nexo entre requerimientos de las Plantas y Unidades Centrales y asistir al Gerente de Operaciones en la recopilaci n y procesamiento de informaci n de gesti n de las Plantas.

9 Descripci n de Funciones y tareas Funciones Tareas Supervisar que se cumplan en las Plantas los procedimientos operativos y administrativos establecidos - Revisar que se mantengan actualizados los formatos del Sistema de Mantenimiento de Activos Fijos - Revisi n de la formalizaci n de los contratos del personal temporal. - Apoyar en la programaci n de turnos - En general, revisar y velar que se cumplan las formalidades y pla-zos establecidos por la Organizaci n respecto a procedimientos operativos y administrativos Controlar documentaci n de gastos enviada por las Plantas y coordinar con Finanzas provisiones y pagos pertinentes - Chequear rendiciones de caja chica, facturas, boletas, cotizaciones etc. emanadas desde las plantas - Solicitar reembolsos correspondientes - Efectuar seguimiento situaciones pendientes Atender y canalizar a las unidades correspon-dientes las demandas de las Plantas - Revisar documentaci n enviada desde las Plantas: contratos pres-taciones de servicios, contratos de trabajo, solicitudes de vacacio-nes, copias de gu as de despacho, etc.

10 - Canalizar su distribuci n seg n corresponda. - Coordinar con departamentos internos soluci n a demandas admi-nistrativas y laborales planteadas por las Plantas Realizar las tareas centralizadas que deman-da el sistema de informaci n computacional (SICC) - Creaci n y modificaciones de convenios con clientes (apertura de poderes compradores, prestaciones de servicios de guarda, trans-ferencia, secado, etc.) - Controlar y corregir errores de usuarios Asistir a las Plantas frente a inconvenientes y problemas en el manejo del sistema de infor-maci n computacional (SICC) - Atender dudas y consultas de los usuarios de Plantas - Socializar a los usuarios cambios y mejoras realizadas al sistema Apoyar al rea de Inform tica respecto a los aspectos l gicos de mejoras, adaptaciones y nuevas demandas asociadas al sistema de informaci n computacional (SICC) - Validar cambios y mejoras - Realizar pruebas de consistencia - Proponer adaptaciones, cambios y mejoras.