Manual de Procedimientos - insecocr.com

1 Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 Manual de Procedimientos Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 1 Introducci n En cumplimiento del Art culo 25 y articulo 26 de la Ley 8653 Ley Reguladora del Mercado de Seguros , se elabor el presente documento en coordinaci n con la Gerencia Administrativa de Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros , el cual se le denomina Manual de Procedimientos INSECO con objeto de coordinar y armonizar la ejecuci n de funciones, as como la distribuci n del trabajo encomendado. El presente Manual de Procedimientos tiene como prop sito dar a conocer de una manera clara y objetiva la estructura org nica, los diferentes niveles jer rquicos que conforman esta Sociedad de Seguros, permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las reas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las l neas de comunicaci n y de mando, y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones, elementos indispensables que le permitir n la actualizaci n administrativa.

2 El presente Manual , deber revisarse anualmente con respecto a la fecha de actualizaci n, o bien cada vez que exista una modificaci n a la estructura org nica autorizada por la Superintendencia correspondiente, con objeto de mantenerlo actualizado. Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 2 Contenido Introducci n .. 1 Contenido .. 2 Objetivos del Manual .. 3 Marco Jur dico .. 4 Misi n y Visi n .. 5 Estructura Org nica .. 6 Organigrama .. 7 Junta Directiva .. 8 GERENTE GENERAL .. 9 a. AUDITOR INTERNO .. 11 b. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO .. 13 GERENTE DE VENTAS .. 15 a. AGENTES DE SEGUROS .. 16 GERENTE DE 18 a. TRAMITES .. 19 b. SERVICIO AL CLIENTE .. 20 c. RECLAMOS .. 21 GERENTE DE FINANZAS .. 22 a. CONTABILIDAD .. 23 b. TESORERIA .. 24 c. COBROS .. 25 i. MENSAJERIA .. 26 Procedimientos DE INSECO.

3 27 1. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UNA POLIZA DE PRIMER INGRESO .. 27 2. COMO DEBE LLENARSE Y ENTREGAR EL FORMULARIO DEL SEGURO.. 29 3. Procedimientos PARA RECEPCION.. 29 4. Procedimientos PARA TRAMITADOR DE DOCUMENTOS.. 30 5. Procedimientos PARA COBROS TELEFONICOS.. 30 6. Procedimientos PARA COBROS DE DINEROS.. 31 7. Procedimientos C MO PRESENTAR LOS PAGOS AL INS.. 31 8. USO DE VEHICULOS DE INSECO .. 32 9. Procedimientos PARA TESORER A.. 32 10. C MO MANEJAR EL ARCHIVO DE ASEGURADOS.. 33 11. COMO MANEJAR LOS OFICIOS O DOCUMENTOS REMITIDOS.. 33 12. Procedimientos PARA POLIZAS COLECTIVAS.. 33 Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 3 Objetivos del Manual Presentar una visi n de Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros Proporcionar la informaci n necesaria a los interesados en conocer los antecedentes, la forma de organizaci n, los objetivos, las atribuciones, el marco jur dico, las funciones y niveles de responsabilidad de las distintas reas, as como los Procedimientos que realiza INSECO.

4 Servir de base para la ejecuci n de las pol ticas administrativas de INSECO, en lo que corresponde a recursos humanos, t cnicos, materiales y financieros. Ser un instrumento de apoyo para la planeaci n y el dise o de medidas de reorganizaci n o actualizaci n administrativa. Fungir como medio para orientar al personal de nuevo ingreso a fin de facilitar su incorporaci n al rea. Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 4 Marco Jur dico Constituci n pol tica Republica de Costa Rica Del 7 de noviembre de 1949 y sus reformas Ley 7983 Ley de Protecci n al Trabajador Del 18 de febrero del 2000 y sus reformas Ley 7786 Ley de Estupefacientes, Sustancias Psicotr picas, Drogas de uso no autorizado, Legitimaci n de Capitales y Actividades Conexas y su Reglamento General Del 15 de mayo de 1998 y sus reformas Ley 8204 Reforma integral de la Ley de Estupefacientes, Sustancias Psicotr picas, Drogas de uso no autorizado.

5 Legitimaci n de Capitales y Actividades Conexas y su Reglamento General Del 11 de enero del 2002 y sus reformas Ley 8653 Ley Reguladora del Mercado de Seguros Del 17 de agosto del 2008 y sus reformas Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 5 Misi n y Visi n Misi n Somos una Agencia de Seguros, especializada en Administraci n de Carteras, enfocada en Asesoramiento de Inversiones y Servicios de Consultor a, lo que nos diferencia en el Mercado Administrativo-Financiero con el fin de ofrecer un Servicio Globalizado a nuestros Clientes. Visi n Convertirnos en la mejor Agencia de Seguros, siendo la primera opci n de protecci n en el mercado para nuestros clientes. Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 6 Estructura Org nica Junta Directiva Gerencia General Auditor a Interna Oficial de Cumplimiento Gerencia de Ventas Agentes de Seguros Gerencia de Operaciones Tramites Servicio al Cliente Reclamos Gerencia de Finanzas Contabilidad Tesorer a Cobros Mensajer a Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 7 Organigrama Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 8 Junta Directiva Objetivos Fijar las estrategias con las cuales trabajar INSECO, controlar la ejecuci n de la misma, supervisa actividades y decisiones de lata gerencia, protegiendo los intereses de los accionistas Funciones 1.

6 En la Junta Directiva se entiende delegado el m s amplio mandato para administrar la Compa a y, por consiguiente, ella tendr atribuciones suficientes para autorizar al Representante Legal para comprar, vender o gravar bienes muebles o inmuebles, as como para celebrar los actos y contratos. 2. Le corresponde a la Junta Directiva en su calidad de administradores, definir las pol ticas y dise ar los Procedimientos de control interno que deban implementarse en base a los informes que presente el Auditor Interno, as como ordenar y vigilar porque los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad, permiti ndole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos. 3. En un trabajo conjunto con el Auditor Interno, la Junta Directiva deber implementar y velar por el fiel cumplimiento de las medidas y Procedimientos de control interno adoptados, de forma tal, que le permita a la Compa a negociar competitivamente en ambientes econ micos cambiantes y ajustarse a las necesidades del mercado y de sus clientes.

7 4. Pronunciarse sobre los informes que en materia de revelaci n de riesgos le presente la Compa a y tomar las medidas necesarias para su mitigaci n. 5. Revisar peri dicamente los balances y estados financieros de la Compa a, vigilando que la Compa a cumpla con los requerimientos de encaje, posici n propia, capitales m nimos, relaci n de solvencia, inversiones obligatorias, entre otros. 6. Supervisar conjuntamente con el Oficial de Cumplimiento el Manual de Cumplimiento INSECO, adem s de la identificaci n, estimaci n, administraci n y control de los riesgos inherentes a las diferentes reas de la compa a y en general todos aquellos documentos, procesos y Procedimientos que requieran una vigilancia especial, de acuerdo con lo se alado en la ley y en los estatutos sociales. 7. Evaluar, aprobar o improbar todos aquellos proyectos, planes o actividades que la Compa a pretenda implementar y que impliquen un cambio significativo en los procesos y Procedimientos internos.

8 Adem s de todos los que considere pertinente conocer y supervisar. 8. Autorizar la constituci n de apropiaciones y reservas necesarias para el fortalecimiento patrimonial del INSECO. 9. Aprobar el presupuesto anual y los contratos que determinen los estatutos. 10. Aprobar los estados financieros anuales. Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versi n Actualizaci n 05/09 9 GERENTE GENERAL Objetivos: Dirigir y administrar INSECO, con los m s altos valores morales, planeando estrategia funcionales en conjunto con los gerentes a cargo para as cumplir las metas de corto, mediano y largo plazo haciendo que la Visi n y Misi n sean los baluartes y fundamentos del buen crecimiento y permanencia en el mercado. Perfil requerido del puesto de Gerente General: Edad: entre 35 45 a os. Nacionalidad: indiferente aproximado 10 de residir, como preferencia Costarricense.

9 Sexo: indiferente. Disponibilidad: especial dedicaci n. Procedencia Geogr fica: Local a la ubicaci n de la Agencia. Formaci n b sica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempe o del puesto. Tipo de formaci n general que se precisa como base , para que el ocupante sea capaz de dar un rendimiento completo. Como M nimo Licenciatura Administrativa con nfasis en Finanzas. Formaci n t cnica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos t cnicos requeridos por el puesto. Conocimientos concretos de tipo profesional que deben ser del dominio del ocupante y sin los cuales es imposible el rendimiento eficaz: Paquete de Office B sico; adem s de un conocimiento de la aplicaci n y utilizaci n de sistemas inform ticos de alto nivel. Idiomas requeridos : Aquellos que son imprescindibles para el correcto desempe o del puesto.

10 Nivel de dominio necesario: Ingles. Experiencia previa requerida por el puesto de trabajo: Tanto espec fica como de otros puestos de trabajo. Se trata de aprendizaje cuantitativo y cualitativo adquirido por la pr ctica profesional y no por el tiempo transcurrido, que garantizan la resoluci n de situaciones especiales que pueden presentarse en el ejercicio del puesto: Se indican orden de puestos con experiencia. M nimo 5 a os como Gerente General acostumbrado a trabajar por resultados y reportar a una Junta Directiva Con experiencia previa en la Gerencia de Mercadeo y Ventas de Consumo masivo Conocimientos en el rea financiera Experiencia en empresas de Manufactura Acostumbrado a trabajar en empresas familiares Relaciones : Tipo, frecuencia y alcance de las relaciones interpersonales que el candidato debe haber desarrollado o debe tener aptitudes para desarrollar : Describir : Excelentes relaciones humanas (interpersonales) Relaciones con organismos gubernamentales y privados del sector Relaciones excelentes con los socios de la empresa ( empresas familiares y multinacionales) Actitudes.