MANUAL DE PROCEDURĂ - madr.ro

1 MANUAL DE PROCEDUR PENTRU ARHIVARE cod MANUAL : M04-12 Ministerul Agriculturii i Dezvolt rii Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 MANUAL de procedur pentru arhivare Cod MANUAL : M04 -12 Pagina 2 Programul Opera ional pentru Pescuit 2007 - 2013 Titlul manualului: Programul Opera ional pentru Pescuit 2007 2013 MANUAL de procedur pentru arhivare Codul manualului: M04 - 12 Stadiul elabor rii manualului: n lucru draft aprobat Versiune Tipul ac iunii Nume i prenume Func ia / Compartiment Semn tura / Data 04 Elaborat Alina ALEXE Compartimentul Metodologie Luat la cuno tin Miron MOLDOVAND irector general Direc ia General Buget Finan e i Fonduri Europene Carmen Georgiana BIDA CU Director Direc ia Fonduri Europene.

2 Contabilizare Pl i Nicu or DEDU Serviciul Audit Intern Propus pentru aprobare Daniela Florentina LORENT ef serviciu Serviciul Monitorizare i selec ie proiecte Aprobat Marisanda P R IANU Director general Adj DGP-AMPOP Ministerul Agriculturii i Dezvolt rii Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 MANUAL de procedur pentru arhivare Cod MANUAL : M04 -12 Pagina 3 Programul Opera ional pentru Pescuit 2007 - 2013 CUPRINS TITLUL Pagina1. DEFINI II I PRESCURT RI .. 4 Defini ii .. 4 Prescurt ri.

3 5 2. REFERIN E LEGISLATIVE .. 6 Legisla ie comunitar .. 6 Legisla ie na ional .. 7 3. SCOPUL .. 8 4. DOMENIUL DE APLICARE .. 8 5. DESCRIEREA ACTIVIT II .. 9 No iuni generale .. 9 Documente utilizate .. 9 Modul de lucru .. 10 Planificarea opera iunilor i ac iunilor aferente activit ii de arhivare .. 10 Eviden a documentelor .. 10 Gruparea documentelor n dosare .. 12 Securitatea fizic n cadrul CRPOP .. 16 Securitatea fizic n cadrul DGP-AMPOP- nivel central.

4 16 Derularea activit ii de arhivare .. 17 Etapele i eviden a documentelor .. 17 Selec ionarea documentelor .. 21 Scoaterea documentelor din arhiv .. 22 Reguli privind accesarea documentelor din arhiv .. 23 P strarea documentelor n arhiv .. 24 6. NREGISTRAREA, ARHIVAREA .. 25 Arhivarea documentelor pe suport de h rtie .. 25 Documente i arhive n format electronic .. 26 7. MODIFICAREA PROCEDURII .. 26 8. PLAN PRIVIND NLOCUIREA PERSONALULUI N ANUMITE CIRCUMSTAN E .. 27 9.

5 LISTA ANEXE .. 27 Ministerul Agriculturii i Dezvolt rii Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 MANUAL de procedur pentru arhivare Cod MANUAL : M04 -12 Pagina 4 Programul Opera ional pentru Pescuit 2007 - 2013 1. DEFINI II I PRESCURT RI Defini ii : Nr. crt Termenul Defini ia 1 Arhiva POP totalitatea actelor / documentelor ce au legatur n implementarea POP 2007-2013; spa iul unde se p streaz asemenea acte. 2 Arhivistic tiin a care are ca obiect studiul i organizarea documentelor cu valoare istoric 3 Creator de arhiv DGP-AMPOP, n calitate de organism care produce documente ce urmeaz a fi arhivate.

6 4 Comisie de selec ionare comisie constituit la nivelul DGP-AMPOP care analizeaz dosarele i stabile te valoarea lor practic sau istoric . 5 Document orice informa ie scris care define te, specific , raporteaz sau certific activit i, cerin e sau rezultate asociate elabor rii precum i cele asociate documenta iilor de referin care au stat la baza elabor rii acestora. 6 Dosar administrativ al cererii de finan are dosar nfiin at de DGP-AMPOP pentru fiecare cerere de finan are depus de solicitan ii POP 2007-2013, care cuprinde toate documentele care se ntocmesc ulterior depunerii cererii de finan are conform procedurilor.

7 7 Dosar al cererii de cuprinde formularul standard al cererii de Ministerul Agriculturii i Dezvolt rii Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 MANUAL de procedur pentru arhivare Cod MANUAL : M04 -12 Pagina 5 Programul Opera ional pentru Pescuit 2007 - 2013 Nr. crt Termenul Defini ia finan are finan are i anexele care fac parte integrant din cererea de finan are, la care anexeaz documentele administrative i tehnice, depus de c tre poten ialul beneficiar n vedera ob inerii de sprijin financiar prin POP 2007-2013. 8 Nomenclator arhivistic list cu documentele elaborate intern i a celor primite care, potrivit legii se impun a fi arhivate; lista cuprinde i precizarea termenelor de p strare pentru fiecare categorie de documente n parte.

8 Este un clasificator de tip structural, un tabel sistematic al denumirilor sau titlurilor de dosare care ajut direc iile la gruparea corect a documentelor. 9 Responsabil cu arhivarea POP func ionar ns rcinat cu p strarea, conservarea i depozitarea actelor/documentelor ce au legatur n implementarea POP 2007-2013. Prescurt ri: Nr. crt. Prescurtarea Denumire 1 AA Autoritatea de Audit 2 AC Autoritatea de Certificare 3 AM Autoritatea de Management 4 CE Comisia European 5 CMPOP Comitetul de Monitorizare pentru POP 2007-2013 Ministerul Agriculturii i Dezvolt rii Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 MANUAL de procedur pentru arhivare Cod MANUAL : M04 -12 Pagina 6 Programul Opera ional pentru Pescuit 2007 - 2013 Nr.

9 Crt. Prescurtarea Denumire 6 CM Compartimentul metodologie 7 DGP-AMPOP Direc ia General Pescuit - Autoritatea de management pentru POP 8 FEP Fondul European pentru Pescuit 9 MADR Ministerul Agriculturii i Dezvolt rii Rurale 10 POP Programul Opera ional pentru Pescuit 11 UE Uniunea European 2. REFERIN E LEGISLATIVE Legisla ie comunitar Regulamentului Consiliului Uniunii Europene nr. 1198/2006 privind sprijinul acordat de Fondul European pentru Pescuit; Regulamentului (CE) nr. 498/2007 al Comisiei de stabilire a normelor detaliate pentru punerea n aplicare a Regulamentului (CE) al Consiliului privind Fondul European pentru Pescuit; Regulamentul Consiliului (CE) nr.

10 2371/2002 privind conservarea i exploatarea durabil a resurselor pesc re ti conform Politicii Comune a Pescuitului; Regulamentului (CE, EURATOM) nr. 1605/2002 , Euratom aplicabil bugetului general al Comunit ilor Europene; Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunit ilor Europene, cu modific rile i complet rile ulterioare; Ministerul Agriculturii i Dezvolt rii Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 MANUAL de procedur pentru arhivare Cod MANUAL : M04 -12 Pagina 7 Programul Opera ional pentru Pescuit 2007 - 2013 Regulamentul Consiliului (CE) nr.