Manual de Usuario comprador Modulo Grandes …

1 Manual de Usuario comprador Modulo Grandes Compras Junio 2013 - 2 - INTRODUCCI N La aplicaci n de Grandes compras es una funcionalidad de la Tienda Electr nica ChileCompra Express disponible en El m dulo de Grandes Compras es una aplicaci n que permite a los compradores p blicos realizar un llamado a todos los proveedores adjudicados en el tipo de producto o servicio requerido dentro de un Convenio Marco de la Tienda ChileCompra Express, en un ambiente transparente y directo, donde a su vez los proveedores de Convenio Marco podr n responder al llamado con el ingreso de sus ofertas a trav s de su BackOffice. Para acceder a este m dulo el comprador debe ingresar a la Tienda ChileCompra Express. Cuando se hace este tipo de compra, se indican todas las caracter sticas necesarias a trav s de un formulario.

2 Se activa en el sistema enviando un mensaje a los escritorios privados del proveedor (1 BackOffice) y de todos los proveedores del convenio que pueden participar, y un mensaje por correo electr nico a cada uno de ellos. El sistema de compras es capaz de identificar una compra mayor a UTM que se realiza de forma normal sin pasar por ste. De suceder esto, el sistema informar al comprador que debe usar el m dulo de Grandes compras. 1 BackOffice: entorno gr fico de bienvenida al sistema, en d nde se encuentran todos los accesos directos a las aplicaciones del Usuario , en el cual podr acceder de forma r pida a las administraciones que determine su rol. - 3 - P GINA PRINCIPAL El Usuario debe ingresar a a trav s de la p gina principal, completando su nombre de Usuario y contrase a.

3 Posterior a la autenticaci n de Usuario y contrase a ingresaremos a nuestra escritorio de trabajo. - 4 - ACCESO DIRECTO A Grandes COMPRAS La plataforma dispone de dos accesos directos para acceder a la aplicaci n de Grandes Compras. El primero considera el acceso desde el men Cat logos Electr nicos , tal como se muestra en la siguiente figura; Por otra parte tambi n es posible acceder a la aplicaci n de Grandes Compras desde la la tienda electr nica a partir del link que se ubica en el Home de la Tienda BUSCADOR DE Grandes COMPRAS El Buscador de Grandes Compras corresponde a la p gina principal de esta aplicaci n, dado que adem s de realizar la b squeda y acceso a los procesos de Grandes compras pertenecientes a la unidad de compra del Usuario que accede a la aplicaci n, tambi n es posible crear nuevas Grandes compras, dejarlas sin efecto o eliminarlas en caso que a n no se realice el env o de invitaciones a los proveedores.

4 - 5 - Para realizar la b squeda la aplicaci n considera los siguientes criterios de b squeda: ID Nombre Estado Fecha Creaci n (Desde - Hasta) Fecha Invitaci n (Desde - Hasta) Posterior a la selecci n de uno o varios criterios de b squeda, el Usuario debe presionar el Bot n Buscar, de esta forma el sistema desplegar el listado de las solicitudes de Grandes compras. Los procesos de Grandes compras encontrados, con la siguiente informaci n: ID Fecha Creaci n Periodo Invitaci n Nombre ID comprador comprador ID Organizaci n Organizaci n Estado Acciones En la siguiente imagen se muestran el resultado de b squeda de los procesos de Grandes compras filtradas por estado Invitando . - 6 - Durante el desarrollo del texto se detallar n y explicar n cada una de las acciones que pueden ser realizadas por el comprador sobre los procesos de Grandes compras.

5 CREAR NUEVO PROCESO DE Grandes COMPRAS Para crear una nueva Gran Compra, el Usuario debe seleccionar la opci n Crear nueva Solicitud de Grandes Compras , despleg ndose una ventana emergente con los 4 pasos necesarios para iniciar el proceso de env o de oferta de productos de proveedores. - 7 - Paso 1: Productos En primera instancia, la aplicaci n muestra la pantalla con el mensaje No existen Productos Ingresados a la Gran Compra . Para agregar productos el Usuario s lo debe seleccionar la opci n Agregar Productos . Una vez que el Usuario seleccion la opci n Agregar Producto , puede realizar una b squeda de productos para agregar a la Gran Compra, cuyos criterios de b squeda son los siguientes: Nombre Producto Producto, Servicio, Salud o Todos Adem s es posible incluir otros criterios de b squeda de productos, donde el Usuario puede seleccionar el que desea incluir para acotar el n mero de resultados.

6 Los criterios de b squeda que se pueden aplicar son: ID Producto Modelo Precio M ximo Proveedor Color Marca Formato - 8 - El Usuario debe presionar el bot n Buscar luego de completar algunos de los criterios de b squeda. - 9 - El sistema despliega los resultados de productos. El sistema muestra el listado de productos que pueden ser agregados a la Gran Compra, en el listado se despliega las siguientes columnas: Convenio Marco Producto Formato Proveedores Precio Agregar Para finalizar la selecci n de los productos, el Usuario debe seleccionar del listado de productos, aquellos que desea agregar a la Gran Compra, esto lo realiza incorporando seleccionando el cuadro del producto requerido que se encuentra en la columna Agregar , una vez que seleccion todos los productos debe presionar el bot n Agregar a Gran Compra.

7 - 10 - El sistema realiza una validaci n de los productos. Cuando el producto fue marcado antes de presionar el Bot n Agregar a Gran Compra , la p gina se recarga y aparece la palabra Agregado de color verde bajo los productos seleccionados. Para volver a la p gina principal de las Grandes compras, el Usuario debe seleccionar la opci n Volver . - 11 - Una vez que el Usuario selecciona la opci n volver, el sistema regresa al paso 1, desplegando los productos agregados. En caso que los productos seleccionados para la Gran Compra se encuentren en mas de un convenio, el sistema permitir que se encuentren productos de s lo un convenio (como se muestra en la siguiente imagen). Una vez seleccionado el convenio se debe presionar bot n Aceptar para poder continuar el ciclo de creaci n de la Gran Compra, quedando s lo disponibles los productos del convenio marco seleccionado.

8 En tanto los productos restantes perteneciente a otros Convenios Marco se descartar n de la Gran Compra. - 12 - En caso que los productos seleccionados correspondan a solo un convenio, este paso no ser solicitado. Para finalizar de selecci n de los productos se muestra un resumen con informaci n del nombre del convenio, ID de Licitaci n y los productos. Para continuar se debe presionar el bot n X, que se encuentra en la barra de color celeste en la parte superior de la pantalla. A continuaci n se muestra el listado con los productos seleccionados para la Gran Compra, con las siguientes columnas: Convenio Marco Producto ID Producto Formato Precio Referencial Cantidad Total Eliminar El Usuario debe completar el campo Cantidad , donde se debe especificar cu ntos productos se desean, a medida que complete la cantidad de productos se completar autom ticamente el campo total.

9 NOTA: Para que se produzca una Gran Compra el monto total debe exceder las 1000 UTM. Si se realiz alg n cambio de cantidades o se elimin alg n producto, el Usuario debe presionar el Bot n Actualizar , para que el sistema verifique si la Gran Compra se puede efectuar a pesar de los cambios realizados. - 13 - Si el total final de la Gran Compra se muestra en color negro con letras blancas, sta se puede realizar. Si la informaci n del total final se muestra en color negro con letras rojas, significa que la Gran Compra no se puede realizar porque no excede las 1000 UTM requeridas. En ambos casos el sistema muestra el c lculo de pesos en UTM. En este caso el monto es mayor a las 1000 UTM, por lo que la gran Compra se puede realizar En este caso el monto es menor a las 1000 UTM, por lo que la gran Compra no se puede realizar - 14 - Paso 2: Descripci n Este paso se considera informaci n respecto a datos del comprador , convenio marco, monto estimado y reuni n informativa.

10 A partir de estos datos se forma la ficha de la Gran Compra la que sirve para el contacto de proveedores. Algunos de estos datos se cargan autom ticamente a partir de la informaci n del Usuario comprador que crea la Gran Compra y respecto a la informaci n del o los productos seleccionados. Los datos cargados autom ticamente son los siguientes: N Gran Compra Fecha de Creaci n comprador Unidad Compradora Monto estimado Nombre Convenio Marco Tipos de producto ID de Licitaci n - 15 - Los campos que deben ser completados por el Usuario son los siguientes: Nombre Gran Compra. La informaci n de este campo considera un nombre respecto de la compra a realizar, el cual es obligatorio. Monto Estimado con Impuesto. Se debe completar con un valor estimado que desea ser utilizado para la gran compra el cual debe ser expresado en la moneda del convenio marco, moneda que se indica entre par ntesis.