Manuel de procédures de contrôle interne ALIDÉ)

1 Association de Lutte pour la promotion des Initiatives de D veloppement (ALID ) 01 BP 908 COTONOU BENIN T l : 21 33 32 11 Manuel de proc dures de contr le interne (ALID ) Novembre 2009 ALID - Manuel DE PROCEDURES DE CONTROLE interne - 2009 Page 2 SOMMAIRE INRODUCTION .. 4 I-DEFINITION DE LA POLITIQUE DU CONTR LE interne .. 5 Niveaux de contr le .. 5 Les types de contr le effectuer et leur fr quence .. 6 II. LES ELEMENTS DE BASE DU CONTROLE interne .. 7 L existence d un plan d organisation .. 7 La comp tence et l int grit du personnel .. 7 L existence d une documentation satisfaisante .. 7 La transparence de l information.

2 7 III. LES PRINCIPES DE CONTROLE interne .. 8 Le secret professionnel .. 8 Le respect des autres .. 8 L int grit morale .. 8 L aptitude technique .. 8 IV. ELABORATION DES POLITIQUES ET PROCEDURES .. 9 Mise en uvre des contr les .. 9 Test de l efficacit du processus .. 10 Esprit du contr le interne .. 10 Destinataires et utilisateurs du contr le interne .. 10 Place du Contr le interne .. 11 Profil et mission du contr leur interne .. 11 V. LES ETAPES DE LA PROCEDURE D AUDIT interne .. 15 La pr paration .. 15 Le d roulement de l op ration de contr le .. 16 Pr paration du rapport pr liminaire .. 17 Validation du rapport pr liminaire.

3 17 Envoi du rapport pr liminaire aux parties prenantes .. 17 S ance de restitution .. 17 Pr paration du rapport final .. 17 Validation du rapport final .. 18 Transmission du rapport final au Directeur Ex cutif .. 18 Discussion du rapport final avec le Directeur Ex cutif .. 18 Pr paration d un projet de note de service .. 18 Communication de rapport final et de note de service portant sur l application des recommandations par le Directeur Ex cutif aux parties concern es .. 19 Transmission des fiches d valuation de la mission au Directeur Ex cutif .. 19 Discussion des probl mes soulev s .. 19 Le suivi des recommandations .. 19 VI. LES DEMARCHES D AUDIT POUR CHAQUE DOMAINE.

4 20 DEMARCHES D AUDIT POUR LES OPERATIONS DE CREDIT .. 21 DEMARCHES D AUDIT POUR LES OPERATIONS D EPARGNE .. 27 ALID - Manuel DE PROCEDURES DE CONTROLE interne - 2009 Page 3 DEMARCHES D AUDIT POUR LES OPERATIONS DE TRESORERIE .. 30 DEMARCHES D AUDIT POUR LES OPERATIONS D APPROVISIONNEMENTS .. 34 DEMARCHES D AUDIT POUR LES RESSOURCES HUMAINES .. 37 DEMARCHES D AUDIT POUR LES IMMOBILISATIONS .. 42 DEMARCHE D AUDIT POUR LES STOCKS .. 47 DEMARCHE D AUDIT DU SYSTEME D INFORMATION ET DE GESTION .. 50 DEMARCHE D AUDIT POUR LA GOUVERNANCE .. 54 DEMARCHE D AUDIT POUR LA DETECTION DES OPERATIONS DE BLANCHIMENT D ARGENT ET DE FINANCEMENT DE TERRORISME.

5 54 VII- APPUI A L AUDIT EXTERNE .. 57 VIII- LA PROCEDURE DE SUIVI APRES LES AUDITS .. 57 ANNEXE N 1 : FICHE DE PREPARATION DE LA MISSION D AUDIT .. 60 ANNEXE N 2 : RAPPORT MENSUEL D ACTIVITES .. 61 ANNEXE N 3 : COMMENTAIRES SUR LE RAPPORT PRELIMINAIRE .. 64 ANNEXE N 4 : RAPPORT DE MISSION D AUDIT interne .. 65 ANNEXE N 5 : FICHE DE SUIVI DES CORRECTIONS DES COMPTES .. 68 ANNEXE N 6 : TABLEAU DE CONTR LE DES OPERATIONS D EPARGNE ET DE CREDIT .. 69 ANNEXE N 7 : NOTE DE SERVICE N .. DE LA DIRECTION .. 70 ANNEXE N 8 : FEUILLE DE TRAVAIL .. 71 ANNEXE N 9 : COMMENTAIRES SUR RAPPORT FINAL DE MISSION D AUDIT interne .. 72 ANNEXE N 10 : EVALUATION DE LA MISSION D 73 ALID - Manuel DE PROCEDURES DE CONTROLE interne - 2009 Page 4 Introduction ALID , dans l exercice de ses activit s fait face une diversit de risques.

6 Pour r duire au maximum ces risques, elle s est dot e d un service d audit interne dont la mission est de g rer ces risques en les identifiant et en les r duisant. Ceci permettra l institution de continuer accro tre son activit conomique au fil du temps en diversifiant ses produits et en s tendant g ographiquement. Le contr le interne requiert sans cesse une red finition des risques ainsi que des solutions appropri es. Etant donn le caract re dynamique du contr le interne , le Manuel de proc dures de contr le interne ne pr tend pas proposer des proc dures exhaustives qu il suffirait d appliquer. Ce document devra tre mis jour chaque fois que cela s av re n cessaire.

7 Il est structur en six (06) grandes parties savoir : - La d finition de la politique de contr le interne - Les l ments de base du contr le interne - Les principes de contr le interne - L laboration des politiques et proc dures - Les tapes de la proc dure d audit interne ALID - Manuel DE PROCEDURES DE CONTROLE interne - 2009 Page 5 I- DEFINITION DE LA POLITIQUE DU CONTR LE interne La d finition de la politique du contr le interne concerne essentiellement : - la place du contr le interne en mati re de politique institutionnelle - la configuration du syst me de contr le au niveau des op rations. Niveaux de contr le Il convient de noter qu il existe quatre niveaux de contr le : L autocontr le effectu par les employ s ; Le contr le hi rarchique ; Le contr le interne ; Le contr le externe.

8 L autocontr le des employ s Chaque employ est tenu de s assurer que les op rations qu il effectue suivent les proc dures tablies et respectent les r glements et les politiques en vigueur. Apr s chaque transaction et la fin de chaque journ e, chaque employ doit v rifier si les critures qu il a faites sont correctes, si toutes les pi ces sont disponibles et class es l endroit pr vu. Le contr le hi rarchique Le contr le hi rarchique d signe la v rification par un sup rieur hi rarchique des travaux des agents de base. Le contr le interne Le contr le est dit interne lorsqu il est exerc par un ou des employ s de l institution. Cet employ est quelquefois appel l auditeur interne .

9 Le contr le externe ou audit externe Le contr le est dit externe lorsqu il est exerc par une personne ou une structure comp tente en la mati re, qui n a aucun lien de d pendance avec l institution. Dans ce cadre, ALID subit un audit externe annuel, et re oit tous les deux (02) ans une mission de rating r alis e par une agence de notation. Enfin des missions d inspection sont r alis es par l autorit de tutelle (Minist re des Finances et BCEAO). ALID - Manuel DE PROCEDURES DE CONTROLE interne - 2009 Page 6 Les types de contr le effectuer et leur fr quence Trois types de contr le pourront tre effectu s par le service contr le interne savoir : le contr le largi ; le contr le ponctuel ou mission sp ciale; le contr le de fin d exercice.

10 Le contr le largi Le contr le largi est un contr le qui touche plusieurs aspects de la gestion, notamment: - la gestion financi re et administrative ; - la gestion comptable ; - le fonctionnement des organes. Le contr le largi n cessite une pr paration appropri e. Il est r alis sur la base d un programme pr tabli et les personnes qui ex cutent les t ches contr ler sont pr venues afin qu elles prennent les dispositions utiles. Il doit tre effectu au moins une fois l an dans chaque entit de ALID (Direction et Agences). Le contr le ponctuel ou mission sp ciale Contrairement au contr le largi, le contr le ponctuel ne touche que quelques domaines op rationnels de la gestion.