MATRIZ DE RIESGOS PROCESO GESTIÓN DEL …

1 1 Capacitaci n deficiente e insuficienteHace referencia a una inadecuada formaci n de los servidores p blicos de la Universidad. Incluye el incumplimiento del Plan de Capacitaci n1. Ausencia de un diagn stico real y objetivo2. Inadecuada programaci n3. Inadecuada socializaci n y divulgaci n del programa de capacitacion4. Falta de socializacion del procedimiento para la planificaci n, ejecuci n y evaluaci n de la capacitaci n del personal administrativo5. Dificultades en la disponibilidad de recursos1. Deficiencias de los procesos2. Baja calidad de los productos y/o servicios3. Incumplimiento de objetivos institucionales. 4. Incumplimiento a la normatividad legal desempe o laboralConcerniente al incumplimiento de funciones y objetivos por parte de cada uno de los empleados y/o funcionarios que ocupan los cargos de la Universidad1. Falta de socializaci n y divulgaci n de las herramientas de la Gesti n P blica relacionadas con la Evaluaci n de desempe o.

2 2. Acuerdos de Gesti n de Alta Direcci n pendientes de aprobaci n por algunos Reglamentaci n de Evaluaci n de Desempe o Pendiente del Vo. Bo por parte de la oficina Jur dica, para el posterior envi al consejo Superior para su aprobaci n. 4. No aplicaci n de la metodolog a sugerida por el Deficiencias de los procesos2. Baja calidad de los productos y/o servicios3. Incumplimiento de objetivos institucionales4. Desconocimiento del personal de los objetivos institucionales3 Inoportunidad en la liquidaci n de n minasHace alusi n a retrasos que se pudieran presentar en la liquidaci n de n minas1. Falta de planificaci n2. Retrasos en el suministro de informaci n de contrataci n de los docentes por parte de la Vicerrector a de Docencia o partes Fallas en los recursos tecnol gicos disponibles (software, equipos)4. Errores humanos por interrupciones de terceros en el PROCESO (Atencion al publico fuera del horario establecido).

3 5. Volumen de informacion (novedades, embargos, solicitudes).6. Deficiencia en el sofware Incremento en el numero de personas vinculadas, reconocimientos Pagos retrasados2. Pagos errados3. Pagos rechazados4. P rdida de fiabilidad4 Incumplimiento en las respuestas a solicitudes y requerimientosReferente a la insatisfacci n en el cumplimiento de los t rminos de ley en la respuestas a solicitudes y requerimientos externos e internos concernientes al personal de la Universidad1. Recepci n tard a de las solicitudes y Distribuci n Documentaci n soporte Deficiencias en la disponibilidad de informaci n5. Falta de coordinaci n con otros procesos y dependencias6. Exceso de solicitudes 1. Presentacion de acciones Sanciones disciplinarias3. PQR5 Deficiencias en la toma de posesiones Incumplimiento de las disposiciones reglamentarias aplicables a las posesiones del personal 1.

4 Expedicion tard a de los actos administrativos de nombramiento2. Presentaci n extemporanea de la documentaci n para posesi n 1. Sanciones legales por parte de entes de Traumas en el desarrollo de actividades academicas3. Falta de afiliacion a la seguridad de disposiciones referentes a legalizaciones y ejecuci n de contratosIncumplimiento de las disposiciones reglamentarias aplicables a la legalizaci n y ejecuci n de contratos y ordenes de prestaci n de servicios1. Incumplimiento de los t rminos de tiempo dispuestos para la legalizaci n y/o ejecuci n de un Omisi n de documentos necesarios para legalizaciones 3. Inadecuada disposici n archiv stica de la documentaci n. 1. Sanciones legales por parte de entes de Traumas Falta de afiliacion a la seguridad social de del Programa de Salud OcupacionalAlusivo a una inadecuada ejecuci n de las actividades dentro del rea de salud ocupacional1.

5 Ausencia de un diagn stico real y objetivo2. Inadecuado seguimiento al programa3. Falta de compromiso y responsabilidad de la Alta Direcci n4. Insatisfactoria gesti n con la ARP5. No aplicaci n de la normatividad vigente6. Dificultades en la disponibilidad de recursos1. Deficiencias en la calidad de vida laboral2. Aumento en los ndices de accidentes laborales y enfermedades profesionales3. Sanciones legales8 Deterioro del clima laboralCorresponde a la falta de medici n del clima laboral de la Universidad y al mejoramiento a partir de sus resultados1. Inexistencia de un adecuado instrumento para la medici n del clima laboral2. Ausencia de un cronograma de actividades de identificaci n y an lisis de clima laboral3. Falta de seguimiento en la ejecuci n de actividades de medici n del clima laboral1. Aumento de la insatisfacci n del personal2. Deficiencias en la calidad de vida laboral3.

6 Deficiencias en cumplimiento de indicadores de gesti n9 Falta de autenticidad de la informaci n presentada por los contratistas por prestaci n de serviciosSe refiere a que la documentaci n presentada por los contratistas sea falsa o no expedida por la autoridad de conocimiento y de verificaci n por parte de quien reciba la documentaci de revisi n por parte de los supervisores de contratos1. Exposici n a sanciones legales por parte de entes de controlMATRIZ DE RIESGOS PROCESO GESTI N DEL TALENTO HUMANO(1)C DIGO(2)RIESGO(3)DESCRIPCI N(6) CAUSAS(7)CONSECUENCIAS (8)VALOR (9)PROBABILIDAD(10)VALOR (11)IMPACTO(12)SEVERIDAD(Riesgo Inherente)10 MEDIA2 MODERADO2020 ALTA2 MODERADO4010 MEDIA2 MODERADO2020 ALTA2 MODERADO4010 MEDIA2 MODERADO2010 MEDIA2 MODERADO2010 MEDIA3 CATASTROFICO3020 ALTA2 MODERADO4010 MEDIA3 CATASTROFICO30 MATRIZ DE RIESGOS ANALISIS DE RIESGOSPROCESO GESTI N DEL TALENTO HUMANO(13)CONTROL(14)DESCRIPCI N DEL CONTROL(15)TIPO DE CONTROL(16) ESTA DOCUMENTADO?

7 (17) DONDE ESTA DOCUMENTADO(18)APLICACI N(19)EFICACIA DEL CONTROL(20)FRECUENCIA DEL CONTROLS eguimiento al indicador de cumplimientoVerificaci n del cumplimiento al Plan de CapacitacionesRevisi n peri dica de los resultados arrojados por el indicador de capacitacionesDetectivoSIProcedimiento para la planificaci n, ejecuci n y evaluaci n de la capacitaci n del personal administrativoSIAltaSemestralSeguimiento de los objetivos concertados con base en el PEI, Plan de Acci n y funciones inherentes al cargo (Manual de funciones), formatos reglamentarios y cumplimiento de las dos evaluaciones n de los objetivos concertados para cada cargo, con base en el PEI, el Plan de Acci n y el Manual de cronograma para el cumplimiento de las dos evaluaciones anuales, por medio de la utilizaci n de la metodolog a seleccionada por la Instituci para la evaluaci n del desempe o de los empleados de carrera administrativaSIMediaSemestralSeguimient o al cumplimiento del calendario de liquidaci n y pago de n minasCumplimiento del procedimiento de Administraci n de N minas en los t rminos de tiempo estipulados en el cronograma establecido por la Vicerrector a Administrativa y Financiera para la liquidaci n y pago de n minasDetectivoSIProcedimiento de Administraci n de n minasSIMediaMensualVerificaci n de documentaci n recibida y control de entrada y salida de documentosRevisi n de cumplimiento de los soportes de solicitudes y control documental de solicitudes recibidasPreventivoNOSIAltaSeg n OcurrenciaPosesiones en los t rminos de ley (en tiempo y documentacion)

8 Revisi n que se presente la documentaci n reglamentaria en forma completa para las posesiones PreventivoSIProcedimiento para la selecci n y contrataci n de docentes ocasionales y horas c tedrasSIAltaSeg n OcurrenciaLegalizaciones dentro de los t rminos de ley (en tiempo y documentacion)Revisi n que se presente la documentaci n reglamentaria en forma completa para las legalizaciones de contratosPreventivoSIProcedimiento para la contrataci n de servicios personales y profesionalesSIAltaSeg n OcurrenciaSeguimiento al indicador de cumplimientoVerificaci n del cronograma del programa de Salud OcupacionalRevisi n peri dica de los resultados arrojados por el indicador DetectivoSIPrograma de Salud OcupacionalSIAltaSemestralEjecuci n del plan de mejoramiento del clima laboralRealizaci n de encuestas para obtenci n de diagn stico y la construcci n del plan de mejoramiento con base en los resultados n de la documentaci n presentada por el contratista a trav s de los medios de consultaRevisi n de la autenticidad de la documentaci n presentada por los contratistas en el marco de la legalizaci n y ejecuci n de OPS y CPS a trav s de los

9 Diferentes medios de consultaDetectivoNOAltaSeg n OcurrenciaMATRIZ DE RIESGOS EVALUACI N DE RIESGOSPROCESO GESTI N DEL TALENTO HUMANO (21)VALOR (22)PROBABILIDAD(23)VALOR (24)IMPACTO(25)SEVERIDAD5 BAJA2 MODERADO105 BAJA2 MODERADO105 BAJA2 MODERADO105 BAJA2 MODERADO105 BAJA2 MODERADO105 BAJA2 MODERADO105 BAJA3 CATASTROFICO155 BAJA2 MODERADO105 BAJA3 CATASTROFICO15(26)ACCI N DE TRATAMIENTO(27)TIEMPO DE IMPLEMENTACI N(28)COSTO(29)RESPONSABLEA ctualizaci n de informaci n que alimente el indicadorAsignaci n de recursos presupuestales para la ejecuci n de capacitacionesPermanenteMedioTalento Humano / Alta Direcci nPermanente seguimiento y control a los resultados de los planes de acci n, objeto de un PEI. Determinaci n de planes de mejoramiento Institucional por procesos e individual. Aprobaci n de la reglamentaci n de la evaluaci n del desempe o. El requeridoBajoTalento Humano / Alta Direcci n1.

10 Suspension de la Atencion al p blico en los d as de liquidaci n de n minas. 2. Coordinaci n con Vicerrector a de Docencia con respecto a la contrataci n Establecimiento de un indicador que permita medir y hacer seguimiento a la oportunidad en la liquidaci n de n de Talento HumanoSistematizaci n del control de la documentaci n recibida y entregada a los responsables de proyecci n de respuestas. Control desde gestion documental para lograr coherencia en la destinaci n de solicitudes al tiempo de respuesta de las solictudes, peticiones o requerimientos requeridoBajoTalento Humano / Gesti n Jur dica / Gesti n DocumentalDisposiciones para el cumplimiento de los t rminos para las con la Vicerrectoria de requeridoMedioTalento Humano / Vicerrector a de DocenciaDivulgaci n y comunicaci n pertinente de la documentaci n que se requiere para legalizar un contrato de prestaci n de para el cumplimiento de los t rminos de tiempo de las n de recursos que permitan la adecuada disposici n archiv stica de la documentaci al personal que recibe documentaci n de legalizaci n de requeridoMedioTalento HumanoActualizaci n de informaci n que alimente el al cronograma del Programa de Salud HumanoAsignaci n presupuestal para ejecuci n de actividades del plan de mejoramientoAnualAltoTalento Humano / Alta Direcci nCapacitaci n del personal que recibe la documentaci de