Metodologías de organización de tareas - ua

1 biblioteca universitaria . Metodolog as de organizaci n de tareas Material formativo Reconocimiento NoComercial-CompartirIgual (By-ns-sa): No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribuci n de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original. p g. 0. Metodolog as de organizaci n de tareas NDICE. Para Empezar 02. El m todo GTD 03. Qu es GTD? 03. GTD es para m ? 04. Fases 05. Herramientas GTD. 09. Taskos 10. Wunderlist 10. La t cnica Pomodoro 11. Fundamentos de la T cnica Pomodoro 12. Selecci n de las tareas 13. Herramientas Pomodoro 14. Gesti n de Proyectos con GANTTP roject 15. Mapas Conceptuales 17. Estructura de los mapas conceptuales 17. Caracter sticas de los mapas conceptuales 18. Herramientas para crear mapas conceptuales CMap Tools, Bubbl 19. VUE (Visual Understanding Environment) 20. Para Terminar 20. p g. 1. Metodolog as de organizaci n de tareas METODOLOG AS DE ORGANIZACI N DE tareas .

2 Para Empezar Las metodolog as de organizaci n de tareas tienen por fin ayudar a organizarnos eficazmente y de un modo sencillo para hacer todas las tareas que hemos de completar, sea en el plano acad mico, personal o profesional, permiti ndonos planificar, ordenar y priorizar nuestro trabajo pendiente y evitar la trampa de la procrastinaci n Los sistemas de gesti n tradicionales se basan en la asignaci n de prioridades a cada una de las acciones o proyectos que tenemos pendientes de realizaci n. El problema de este modelo de asignaci n es que, por lo com n, esta asignaci n la hacemos no en funci n de su importancia, sino de su urgencia: al asignar prioridades a lo m s urgente, las cosas menos urgentes acaban relegadas y nunca se realizan. Nunca, hasta que se produce una crisis y, entonces, pasan a ser urgentes. De esta manera, entramos en un c rculo vicioso, en el que estamos siempre actuando en situaci n de emergencia: Tenemos siempre muchas cosas urgentes que hacer y la agobiante sensaci n de no tener tiempo suficiente para apagar todos los fuegos.

3 P g. 2. Metodolog as de organizaci n de tareas Para romper esta din mica, es necesario detenernos, analizar nuestros proyectos, (tanto los que est n en marcha como los pendientes), y decidir en qu proyectos es importante no urgente avanzar. La mayor a de las crisis ocurren porque, en su momento, decidimos que algo no era prioritario. A continuaci n, vamos a efectuar un somero recorrido por la metodolog a GTD, uno de los m s potentes m todos de gestionar nuestras actividades, aunque con una curva de aprendizaje un tanto empinada para los principiantes. Despu s revisaremos la t cnica Pomodoro, centrada m s en concentrarnos en ejecutar las tareas de una lista (que bien podr amos obtener a partir de la aplicaci n del m todo GTD). Continuaremos con el gestor de proyectos GanttProject, ideal para visualizar gr ficamente la distribuci n de tareas y esfuerzos necesarias para llevar a buen puerto nuestro TFG, y finalizaremos con los Mapas conceptuales, otra poderosa herramienta de visualizaci n y planificaci n de contenidos.

4 EL M TODO GTD. Qu es GTD? GTD es el acr nimo de Getting Things Done, que podr amos traducir al castellano como Hacer las cosas o lograr terminar las cosas (entendiendo las 'cosas' como tareas ). GTD es un m todo desarrollado por David Allen, descrito detalladamente en su obra hom nima (hay edici n en castellano: Organ zate con eficacia) y cuya finalidad es recopilar todas las tareas y proyectos de nuestro d a a d a y gestionarlas para que las hagamos en el momento preciso y sin agobios. GTD es una metodolog a ampliamente extendida por todo el mundo, utilizada satisfactoriamente por millones de personas y de probada eficacia: si seguimos bien el m todo, hay un antes y un despu s en la gesti n de tareas , as de sencillo. p g. 3. Metodolog as de organizaci n de tareas GTD es para mi? Si t utilizas tu agenda en papel o electr nica, m s una lista de tareas ordenadas por prioridad, te preguntar s para qu necesitas GTD. Es evidente que cada uno de nosotros tiene su propia metodolog a de trabajo, y que piensa que le va m s o menos bien con ella.

5 Pues bien, desde nuestra experiencia, y desde la experiencia de la mayor a de usuarios que aplican el m todo con un m nimo de disciplina y constancia, no tiene nada que ver una cosa con otra. Las listas de prioridades, de cosas pendientes por hacer (las famosas "To-Do"), donde vamos colocando las cosas m s importantes al principio de la lista y las menos importantes o que podamos dejar para otro d a m s abajo, no tienen nada que ver con el GTD. As trabaj bamos todos antes de descubrir el GTD, y as nos iba: se nos escapaban cosas, ten amos frecuentes sobrecargas de trabajo, no nos organiz bamos bien y ten amos la impresi n de no tener nunca el tiempo suficiente para acabar satisfactoriamente nuestras tareas pendientes. Como bien sostiene Allen, nuestro "sistema recordatorio interno" (es decir, nuestra memoria) es notablemente ineficiente, lo que provoca que rara vez nos acordemos de qu podemos hacer en cada momento y lugar. Explicarte este m todo de una manera clara y breve para que puedas apreciar su enorme potencialidad es una tarea, m s que ambiciosa, tit nica, teniendo en cuenta que su creador le ha dedicado varios libros y centenares de conferencias y art culos.

6 S te aconsejamos que, para aplicar con xito el GTD, es absolutamente imprescindible seguir todos y cada uno de los pasos del m todo, sin intentar salt rselos, atajar o acortarlos. p g. 4. Metodolog as de organizaci n de tareas Las cinco fases fundamentales del m todo son: 1-RECOPILAR. 2-PROCESAR. 3-ORGANIZAR. 4-REVISAR. 5-HACER. 1- RECOPILAR. Depositaremos en la bandeja de entrada o INBOX todo aquello que pueda representar algo que tengamos que hacer: ideas, tareas , recordatorios y, en general, cosas por hacer. p g. 5. Metodolog as de organizaci n de tareas Debes recopilar todo lo que consideras incompleto de tu universo, personal, formativo, profesional; es muy importante capturar el 100% de las cosas incompletas, pues GTD se basa en el principio de liberar la mente de las tareas pendientes almacen ndolas en un lugar seguro y espec fico, para as concentrarnos en realizar las tareas en lugar de andar recordando qu es lo que tenemos pendiente de hacer. Es indispensable utilizar una herramienta de captura gil, sea sta la que sea.

7 2- PROCESAR. Procesaremos por completo el INBOX o bandeja de entrada, aisl ndonos de las interrupciones, haci ndolo de manera gil y tomando decisiones r pidas. Empezaremos siempre por el principio, procesando un elemento cada vez y con el compromiso de no delvolver nunca a la bandeja de entrada ning n elemento. p g. 6. Metodolog as de organizaci n de tareas Para cada elemento, nos preguntaremos si requiere de una acci n: Si un elemento requiere acci n Si lleva menos de 2 minutos, lo haremos inmediatamente Si no es tarea tuya, del galo a la persona adecuada Difi relo, coloc ndolo en las carpetas Pr ximo / Proyectos / Alg n d a, para hacerlo en el momento adecuado Si un elemento No requiere acci n, podemos Eliminarlo (papelera). Incubarlo (Alg n d a / Tal vez / Archivo de seguimiento), si puede ser til en el futuro. Archivarlo (Material de Referencia / Consulta), si es informaci n potencialmente til. 3- ORGANIZAR. En esta fase, organizamos las tareas o elementos que esperan ser atendidos de acuerdo con su naturaleza: Pr ximo: acciones que deban realizarse pr ximamente, en poco tiempo Proyecto: es cualquier resultado que requiera m s de una acci n para ser realizado.

8 Estas acciones deben ser revisadas peri dicamente para asegurar que todo proyecto tiene una pr xima acci n asociada a l y que puede ser llevada a cabo. En espera: tareas delegadas a terceras personas, o eventos externos que han de producirse antes de seguir trabajando en el proyecto. Alg n d a / Tal vez / Futuro: cosas que nos gustar a hacer pero que no podemos o no queremos hacer en la actualidad Una agenda o calendario tambi n es importante para llevar un seguimiento de tus citas, aunque Allen recomienda utilizarlo para cosas que deban hacerse en un plazo espec fico, o para reuniones y citas fijadas. p g. 7. Metodolog as de organizaci n de tareas 4- REVISAR. sta es la fase fundamental del m todo De forma peri dica, revisaremos las listas de acciones y recordatorios, las carpetas a las que est n asignadas las tareas . Como m nimo, la revisi n la haremos una vez al d a o siempre que tengamos un momento libre. En todo caso, una revisi n semanal es indispensable En funci n de nuestra energ a, estado de nimo y del tiempo disponible, decidiremos cu l es el elemento m s importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso instante.

9 Para evitar sortear las tareas m s dif ciles o complejas, has de escoger la acci n siempre seg n el orden en que est n en las listas seg n las procesamos desde la bandeja de entrada. 5- HACER. El prop sito ltimo de este m todo es facilitar la decisi n de qu debes estar haciendo en cada momento, todo ello en funci n de: Las acciones que puedes hacer en el contexto en que te encuentras (oficina, ). El tiempo que requiere cada acci n y el que t tienes disponible La energ a que requiere cada acci n y la que t tienes actualmente HERRAMIENTAS GTD. Aunque para la aplicaci n del m todo GTD nos basta con una libreta para anotar las tareas y unas carpetas para ordenarlas, es innegable que la popularizaci n de los smartphones ha catapultado las apps GTD a un lugar de privilegio. Mencionaremos las aplicaciones a nuestro juicio m s sencillas y completas, con versiones para web, Android e iOS; algunas de ellas incluso tienen versiones nativas para los sistemas operativos m s populares (windows y Mac OSX).

10 P g. 8. Metodolog as de organizaci n de tareas Aplicaci n que destaca por su interfaz limpia y sencilla y su funcionamiento mediante gestos. Adem s de las funciones b sicas de organizar y sincronizar todas nuestras tareas con su interfaz intuitiva, permite trabajar en equipo con amigos o compa eros de clase o trabajo para poder realizar dichas tareas (siempre, claro est , que tengan la aplicaci n instalada). En su pantalla principal, simplemente hemos de escribir las cosas que queremos hacer; podemos cambiar el orden de las tareas pendientes manteniendo pulsada la tarea en cuesti n y desplaz ndola con el dedo. Para tachar una tarea (darla como realizada), nos basta con deslizar el p g. 9. Metodolog as de organizaci n de tareas dedo sobre ella. Agitando el m vil, se eliminan todas las tareas realizadas. Podemos, asimismo, elegir entre varias opciones para la tarea pulsando sobre ella (darle una fecha l mite, dejarla para m s tarde, indicarla como hecha o borrarla).