Mise en place d'un système d'archivage électronique et ...

1 Rapport de stage septembre 2002 DESS R seaux d information et document lectronique Mise en place d'un syst me d'archivage lectronique et tude d'un mod le de GED Ou comment am liorer la communication et la diffusion des informations au sein deTrans nergie Christ le BOUCHETAL Sous la direction de Pascale Attar-Bayrou assistante de direction Trans nergie (Ecully 69) Sommaire PARTIE 1 PR SENTATION DU PROJET DANS LE CADRE DE L 1. PR SENTATION G N RALE :..8 Le personnel et les locaux :..8 L environnement informatique :..9 Le fonds documentaire :..10 2. LE CONTEXTE INFORMATIONNEL :..12 Une organisation complexe :..12 Les objectifs de la mission :..12 PARTIE 2 : LA RECHERCHE D UNE NOUVELLE ORGANISATION DU SERVEUR :..15 1. LA M THODOLOGIE SUIVIE :..15 2. L ANALYSE DE L EXISTANT :..16 L analyse du syst me d velopp et la prise de connaissance de la documentation :..16 L analyse des besoins :..17 3. LA R ALISATION DES NOUVELLES ARBORESCENCES.

2 18 De nouvelles structures laborer :..18 L organisation et l archivage des donn es :..20 planification et mise en place :..20 PARTIE 3 : ETUDE DE FAISABILIT D UN MOD LE DE 1. PR SENTATION DU PROJET :..24 Principes g n raux :..24 2. LE CHOIX DE L OUTIL DOCUMENTAIRE : LES SOLUTIONS ENVISAG Une base de donn es sous Access :..27 BOUCHETAL Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 2 l'utilisation d'un logiciel documentaire :..30 3. L'APPORT D'UN INTRANET POUR UNE ENTREPRISE :..37 Qu est ce que l Intranet ?..37 Pourquoi un Intranet :..40 TABLE DES ANNEXE 1 : PR SENTATION DE LA SOCI T ..II ANNEXE 1-1 : HISTORIQUE DE LA SOCI T ..III ANNEXE 1-2 : TRANS NERGIE DANS LE ANNEXE 1-3 : ORGANIGRAMME DE LA SOCI T :..XVII ANNEXE 2 : L ORGANISATION DU ANNEXE 2-1 : FICHE DE D FINITION D UNE SOUS ANNEXE 2-2 : RECENSEMENT DES FICHIERS PAR TYPE DE ANNEXE 2-3 : EXEMPLE D ARBORESCENCE (DOCUMENTATION COMMERCIALE / SECTEUR FRANCE)..XXVII BOUCHETAL Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 3 Bien g rer une entreprise, c est g rer son avenir et g rer son avenir, c est g rer son information.

3 HARPER1 1 http://www. BOUCHETAL Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 4 Ces remerciements s adressent toutes les personnes de la soci t TRANSENERGIE : - A monsieur Bassam OUIADA, pdg de TRANSENERGIE, pour m avoir permis d int grer son entreprise dans le cadre de ce stage. - A madame Pascale ATTAR-BAYROU, pour m avoir encadr e tout au long de mon stage. - A tout le personnel pour sa gentillesse et sa bonne Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 5 RESUME La croissance exponentielle de l information pose la fois le probl me de l acc s cette information et de sa diffusion interne. Des projets de gestion documentaire ont t d velopp s au sein de la soci t Trans nergie. Parmi eux la r organisation des donn es du serveur et peut- tre la future cr ation d un r seau intranet tentent de r pondre aux besoins de partage et de gestion de l information dans l entreprise.

4 Mots-cl s : Document Intranet Diffusion Information Recherche Information ABSTRACT The increase of the volume of information (data) generates problem in the management of access and internal distribution. Several projects have been developped within the company Trans nergie. Among these, the reorganization of the server and the future creation of an intranet server are part of an attempt to respond to the needs of the company in the sharing and management of information (knowledge). Keywords : Document Intranet Information Dissemination Research Information BOUCHETAL Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 6 Introduction La soci t Trans nergie, bureau d tudes sp cialis dans les nergies renouvelables, est confront e au probl me de la gestion et de la diffusion des documents de nature diverse et provenant de diff rentes sources. Un fonds important de documents lectroniques est stock sur le serveur.

5 Un certain nombre d l ments am nent aujourd hui l entreprise r fl chir et repenser son infrastructure de gestion des donn es techniques, administratives et commerciales. En effet, on assiste une inflation de documents dont une part non n gligeable est soit mal int gr e dans le syst me existant soit largement inexploit e. Le d fi actuel consiste g rer les phases de production du contenu, le flux des documents tout en conservant une approche tourn e vers l organisation de la m moire de l entreprise et l acc s cette m moire. C est pourquoi ce stage s inscrit dans un projet de r organisation et de gestion des informations qui doivent tre un outil efficace au service de la strat gie et du d veloppement de l entreprise. BOUCHETAL Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 7 Partie 1 Partie 1 Pr sentation du projet dans le cadre de l entreprise 1. Pr sentation g n rale : Cette premi re phase consiste tablir un tat des lieux des moyens de communication et de l organisation des informations.

6 Le personnel et les locaux : Le personnel : Sans tenir compte du personnel employ dans les filiales de Trans nergie, Trans nergie Oc an Indien, Trans nergie M diterran e et Trans nergie S n gal, il y a au si ge social de l entreprise Ecully, une douzaine de personnes. Comme il n y a pas proprement parler de structure documentaire au sein de l entreprise, par cons quent personne n est d sign e pour g rer la documentation. Le traitement de l information est assur conjointement par les employ s en fonction du secteur dans lequel ils voluent. Par exemple, en ce qui concerne la documentation commerciale, ce secteur est g r conjointement par l assistante de direction, pour le dossier documentation commune et par trois charg s d affaire du bureau d tudes pour les dossiers documentation France , documentation export et documentation R&D . Le suivi de la documentation administrative comme celui de la documentation technique est assur par plusieurs personnes.

7 En r gle g n rale, la documentation h berg e sur le serveur est accessible, de tous les postes, par tout le personnel sauf la documentation administrative en raison de donn es comptables confidentielles. Les locaux : Aucun lieu sp cifique n est d di la documentation. Il n y a pas de biblioth que d entreprise. La salle de r union fait office la fois de lieu pour les r unions et d espace documentaire. Les ouvrages mis la disposition du personnel sont en BOUCHETAL Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 8 Partie 1 nombre restreint et le mobilier de la biblioth que se compose de trois tag res comptant au total une douzaine de rayons dont la plupart sont inoccup s. Cependant, dans le bureau du directeur technique, deux armoires remplies de bo tes archives contiennent une abondante documentation papier. La plupart des charg s d affaires poss dent eux aussi de la documentation technique sous forme papier dans leurs bureaux.

8 En fait, cette documentation papier est r partie dans l entreprise en plusieurs endroits par manque de place . Il serait possible et int ressant de r aliser une biblioth que d entreprise compte-tenu du volume de documents existants mais les locaux dans lesquels sont install s les bureaux sont utilis s au maximum. Comme aucun agrandissement n est envisageable et aucun d m nagement pr vu, la documentation papier ne pourra pas tre r unie en un seul et m me lieu. L environnement informatique : Le mat riel informatique : L entreprise est correctement dot e de plusieurs postes PC puisque chaque employ dispose de son propre poste . Chaque charg d affaire dispose d un ordinateur portable. Tous les postes sont reli s une imprimante laser, situ e l accueil, pour les impressions. Cette imprimante sert aussi de photocopieur, de fax, de scanner pour documents en noir et blanc.

9 Un autre scanner est, quant lui, install sur un ordinateur Mac. Une autre imprimante laser permet d obtenir des impressions de documents en couleur. Le syst me d exploitation en usage n est pas uniformis . Certains postes fonctionnent sous un environnement Windows 95, d autres sous Windows 98. Quant aux ordinateurs portables, certains sont quip s de Windows 98 d'autres Windows 2000. Les postes fixes et les ordinateurs portables b n ficient en principe de la m me configuration de base. Mais en fonction des besoins de chacun, une solution adapt e peut- tre mise en place par le biais d un certain nombre d options activ es la demande. Chaque poste est quip de logiciels bureautiques. Il y a aussi un certain nombre de logiciels d informatique industrielle ayant des applications sp cifiques comme BOUCHETAL Christ le | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 9 Partie 1 le logiciel Sage, pour la comptabilit ou des logiciels pour la ma trise de la demande d lectricit.

10 Le navigateur Netscape Communicator version est install sur la plupart des postes. De m me pour Internet explorer. Le r seau informatique : L architecture (simplifi e) r seau local de Trans nergie est la suivante : o Architecture client-serveur o Serveur administrateur : Netserver E 40 fonctionnant sous Windows NT o Couche de communication physique : Ethernet o Protocole de communication : TCP/IP Un service de maintenance du mat riel et des logiciels install s sur les postes est fourni par la soci t Agora2. L administrateur r seau a galement la charge de toutes les op rations effectu es sur le serveur comme l exploitation du syst me du serveur, le param trage du syst me d exploitation et des applications fonctionnant sur le r seau, l installation de moteurs de bases de donn Le fonds documentaire : Le fonds papier : Dans la salle de r union, il y a environ une centaine de documents disponibles, tous en bon tat.