NAZIRAN e-SPKB - ipn.gov.my

1 NAZIRAN e-SPKBKURSUS NAZIRAN e-SPKBJABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIAHIFZUL HAFIZ AMRANUNIT PERUNDINGAN JANM WP BAUCAR DAN PENANGGUNGAN NAZIRAN NAZIRAN PTJ & STATUS PELAKSANAANNAZIRANPENGENALANSESI IMembantu dalam proses kawalan bajet, memantau perbelanjaan PTJ dan mempercepatkan proses penyediaan dokumen kewangan. Dengan adanya pengantaramukaan sistem eSPKB dengan Sistem GFMAS, urusan pembayaran dapat dipercepatkan e-SPKB PENGENALANNAZIRAN e-SPKB (Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik)UNTUK MENGHUBUNGKANEMPAT DARI ENAM APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK YANG MELIBATKAN :- PEMBAYARAN, dan PERAKAUNANTUJUANPENGENALANNAZIRAN e-SPKBPROJEK PERINTIS KERAJAAN ELEKTRONIKWAWASAN 2020 NEGARA MAJUKERAJAAN ELEKTRONIK(Electronic Government)EGePEROLEHAN(eP)GENERIC OFFICEENVIRONMENT (GOE)HUMAN RESOURCE MANAGEMENTINFORMATION SYSTEM (HRMIS)ELECTRONIC LABOUREXCHANGE (ELX)ePerkhidmatan(eSERVICES)PROJECT MONITORING SYSTEM (PMS)PENGENALANNAZIRAN e-SPKB7 APLIKASI PERDANA MSCWAWASAN 2020 NEGARA MAJUMULTIMEDIA SUPER CORRIDORTELEMEDICINEMULTIPURPOSECARDWORL DWIDEMANUFACTURINGWEBR&DCLUSTERBORDERLES SMARKETINGCENTRESMARTSCHOOLKERAJAAN ELEKTRONIK(Electronic Government)

2 EGPENGENALANNAZIRAN e-SPKBPENGENALANNAZIRAN e-SPKBPENGENALANNAZIRAN e-SPKBCIRI-CIRI eSPKBBaki peruntukan diketahui bila-bila masaUrusan pembayaran dipercepatkan dan dilakukan secara elektronikPenggunaan kad pintar Kerajaan Elektronik untuk akses ke sistem bagi menjamin kawalan proses pembayaran PENGENALANNAZIRAN e-SPKBK etepatan data akan lebih terjamin kerana dijana di peringkat penyedia dokumen di pusat tanggungjawab. Pejabat Perakaunan tidak perlu input semula dokumen kewangan disimpan di pengkalan data di Pejabat Perakaunan dan boleh diakses oleh pengguna pada bila-bila eSPKBNAZIRAN e-SPKBS emua dokumen kewangan dan laporan yang dikehendaki oleh Peraturan Kewangan yang berkuatkuasa dan lain-lain laporan yang boleh digunakan bagi perancangan pihak pengurusan dijana secara auto oleh sistem dan boleh dicetak mengikut keperluan pada bila-bila masa Penyediaan dokumen kewangan melibatkan 3 peringkat iaitu Sedia, Perakuan I(SAH) dan Perakuan II(LULUS).

3 PENGENALANCIRI-CIRI eSPKBNAZIRAN e-SPKBP engemaskinian Buku Vot termasuk yang melibatkan perbelanjaan pukal dan gaji dibuat secara Buku Vot dibuat secara auto. PTJ tidak perlu menghantar hardcopy ke Pejabat Perakaunan kecuali beberapa dokumen yang masih diperlukan oleh Pejabat eSPKBNAZIRAN e-SPKBD okumen kewangan dihantar secara online ke Pejabat Perakaunan. Hardcopy dokumen kewangan dan dokumen sokongan disimpan di PTJ. Penyemakan dan kelulusan di Pejabat Perakaunan dilakukan secara eSPKBNAZIRAN e-SPKBP embayaran boleh dilakukan sama ada melalui cek atau EFT (Electronic Fund Transfer).Setiap tindakan yang diambil akan direkodkan secara auto dalam maklumat eSPKBNAZIRAN e-SPKBM embuat kawalan dokumen dengan mengambil kira prosedur kewangan yang eSPKBNAZIRAN e-SPKBFAEDAH-FAEDAH eSPKBBaki peruntukan diketahui bila-bila masaUrusan pembayaran dipercepatkanPenggunaan kad EG untuk akses ke sistem bagi menjamin kawalan proses pembayaran & perakuanPENGENALANNAZIRAN e-SPKBK etepatan data akan lebih terjamin kerana dijana diperingkat penyedia dokumen di pusat tanggungjawabPengantaramukaan dengan lain-lain aplikasi kerajaan elektronik akan menjamin maklumat yang diperolehi tepat dan terkiniPENGENALANFAEDAH-FAEDAH eSPKBNAZIRAN e-SPKBMODUL-MODUL DALAM Peruntukan Gaji (Modul Baru) Akhir e-SPKBOBJEKTIFNAZIRAN di semua PP selaras dengan Kewajipan Akauntan Negara di bawah AP138 dan SP ANM Bil.

4 2 Tahun 2003 mengenai pengawasan yang sesuai di adakan untuk mengelakkan kehilangan kerana penipuan atau kecuaian di JabatanNaziran e-SPKBPENGENALANNAZIRAN e-SPKBM odel Carta OrganisasiUnit NAZIRAN e-SPKBPENGENALANNAZIRAN e-SPKBK etua Unit NaziranKetua Pasukan NaziranAhli NaziranAhli NaziranAhli NaziranAhli NaziranAhli NaziranAhli NaziranAhli NaziranAhli NaziranAhli NaziranKetua Pasukan NaziranKetua Pasukan NaziranW41 KE ATASW17 W26W27 W36W17 W26W17 W26W27 W36 OBJEKTIF NAZIRAN e-SPKBSESI IIPROSEDUR SISTEM KERAJAAN ELEKTRONIK AKAUNTAN NEGARA BIL. 3 TAHUN 2008 Memaklumkan mengenai NAZIRAN eSPKB yang perlu dijalankan oleh Pejabat Perakaunan ke atas Pusat Tanggungjawab (PTJ) eSPKB selaras dengan AP138 dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2 Tahun 2003 OBJEKTIFPANDUAN NAZIRAN eSPKBSURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA BIL. 2 TAHUN 2003 Memaklumkan mengenai program NAZIRAN yang dijalankan oleh Pejabat Perakaunan ke atas Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang melaksanakan Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan elektronik (eSPKB)OBJEKTIFKUASAAP138 KEWAJIPAN AKAUNTAN NEGARAM enentukan bahawa suatu sistem akaun yang sepatutnya diwujudkan dan pengawasan yang sesuai diadakan untuk mengelakkan kehilangankerana PENIPUAN atau KECUAIAN dalam pentadbiran kerajaan OBJEKTIFNAZIRAN e-SPKBU ntuk memastikan PTJ mematuhi Panduan Pengguna eSPKBdan semua peraturanyang berkuatkuasa https://putrajaya/espkb/bantuan/ membantu dan memberi khidmat nasihatkepada pengguna eSPKBO bjektif NaziranUntuk melaporkan kepada Ketua PTJ dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan apa-apa luar aturan yang matanPROGRAM Perakaunan perlu menyediakan Program NAZIRAN Tahunan e-SPKB bagi NAZIRAN tahun Jadual NAZIRAN yang telah ditetapkan kepada Ketua PTJ sekurang-kurangnya 14 hari sebelum NAZIRAN .

5 NAZIRAN akan dikeluarkan kepada Ketua PTJ dalam tempoh 14 hari selepas selesai NAZIRAN . OBJEKTIFNAZIRAN e-SPKBPERANAN PEGAWAI PENGAWAL1. Memaklumkan kepada PTJ supaya memberi perhatian ke atas pematuhan Panduan Pengguna eSPKB dan semua peraturan yang berkuatkuasa2. Meminta PTJ memberi kerjasama kepada Pegawai NAZIRAN yang menjalankan program NAZIRAN di pejabat Meminta PTJ mengambil tindakan susulan ke atas sebarang isu yang dibangkitkan di dalam Laporan NAZIRAN PTJOBJEKTIFNAZIRAN PTJ memberi maklumbalas jika diperlukan ke atas Laporan NAZIRAN PTJ Laporan NAZIRAN PTJ sebagai salah satu agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun peringkat kementerian/jabatanOBJEKTIFPERANAN PEGAWAI PENGAWALNAZIRAN e-SPKBPERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEJABAT PERAKAUNAN DAN PEJABAT PEMBAYAR (JANM & JMS)ARAHAN OPERASI PEJABAT PERAKAUNAN BIL. 7/20031. Menjalankan NAZIRAN terhadap 4 dokumen kewanganiaitu; PemungutPejabat Perakaunan adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakan-tindakan berikut diambil TANPA GAGALOBJEKTIFNAZIRAN Dokumen yang disemak adalah bagi tempoh 1 Bulanyang lepas dari 2 minggusebelum tarikh pemerhatian ke atas proses penyediaan dokumen bayaran Panduan NAZIRAN eSPKBOBJEKTIFNAZIRAN e-SPKBPERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEJABAT PERAKAUNAN DAN PEJABAT PEMBAYAR (JANM & JMS)ARAHAN OPERASI PEJABAT PERAKAUNAN BIL.

6 7/20035. Kekerapan NAZIRAN adalah sekurang-kurangnya sekali setahunke atas setiap PTJ eSPKB dibawah kawalan e-SPKBPERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEJABAT PERAKAUNAN DAN PEJABAT PEMBAYAR (JANM & JMS)ARAHAN OPERASI PEJABAT PERAKAUNAN BIL. 7/2003 PROSES NAZIRANSESI IIIPANDUAN NAZIRANB ertujuan untuk menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yang harus dilaksanakan oleh Pejabat Perakaunan bagi menentukan program ini dikendalikan dengan jayanyaPROSES NAZIRANNAZIRAN e-SPKBLATAR BELAKANGP rogram ini diwujudkan di semua Pejabat Perakaunan selaras dengan kewajipan Akauntan Negara iaitu;1. AP1382. SP ANM Tahun 2003 RASIONALM enjalankanpengawasanyangsesuaiuntukmenge lakkankehilangankeranapenipuanataukecuai andi NAZIRANNAZIRAN NAZIRAN sekurang-kurangnya Sekali Setahun bagi setiap PTJ di bawah kawalan. NAZIRAN sekurang-kurangnya 20% dari setiap dokumen Kewangan iaitu:i. Waran Peruntukanii- Baucar Bayaraniii-Baucar Jurnaliv- Penyata PemungutYang berstatus8dalam e-SPKBPROSES NAZIRANNAZIRAN NAZIRAN ke atas proses semasa penyediaan dokumen kewangan e-SPKB NAZIRAN ke atas penyelenggaraan dan penyimpanan Laporan NAZIRAN ke atas penyelenggaraan Panduan Pengguna NAZIRAN ke atas Penyimpanan Dokumen Kewangan e-SPKB PROSES NAZIRANNAZIRAN e-SPKBLAPORAN NAZIRAN eSPKBL aporan NAZIRAN dikeluarkan kepada PTJ dalam tempoh 14 hari bekerjadari tarikh berakhirnya lawatan NAZIRAN ke atas PTJ NAZIRANNAZIRAN e-SPKBPROSES SEBELUM NAZIRANCARTA ALIR PROSES PRA NAZIRAN eSPKBMulaSedia programEdarAdakan PerbincanganCetak MaklumkanMuat TurunPindahkan dataAPROSES SEBELUM NAZIRANP rogram Tahunan EGAG BPOC Bentuk Pasukan Lantik Ketua Pasukan Agihan TugasLembaran Kerja Pentadbir Sistem Program Apache/MYSQLT amatCetak senaraiSedia suratTandatanganHantar suratHubungi PTJAPROSES SEBELUM NAZIRANCARTA ALIR PROSES PRA

7 NAZIRAN eSPKB Buat Persampelan 20% bagi setiap dokumen kewangan 14 hari sebelum naziranHantar Senarai Sampel 1 harisebelum naziranPROSES SEBELUM NAZIRANTINDAKAN dan Edar Program NAZIRAN eSPKB untuk NAZIRAN Tahun Berikutnya kepada EGAG dan BPOCP rogram Unit Program NAZIRAN Tahunan eSPKB kepada setiap Ketua Pasukan NAZIRAN -Ketua Unit Perbincangan Mengenai Agihan Tugas antara Ketua Pasukan NAZIRAN bersama Ahli NAZIRAN -Ketua Pasukan NAZIRAN - NAZIRAN e-SPKBPROSES SEBELUM NAZIRANTINDAKAN dan Cetak Lembaran KerjaLembaran kepada Pentadbir Sistem untuk proses Muat Turun data PTJ NAZIRAN mengikut Parameter Memo NAZIRAN Unit Turun Data Dokumen Kewangan PTJ NAZIRAN dari Server eSPKB ke dalam Disket. -Pentadbir Sistem- NAZIRAN e-SPKBPROSES SEBELUM NAZIRANTINDAKAN data dari disket ke Program APACHE/MYSQL untuk tentukan sampel dokumen NAZIRAN -Pentadbir Sistem--Ahli Senarai Dokumen Kewangan NAZIRAN dan lain-lain Senarai Dokumen yang diperlukanLAIN surat dan hantar kepada PTJ 14 hari sebelum lawatan NAZIRAN bersama lain-lain senarai dokumen.

8 Pasukan NAZIRAN - NAZIRAN e-SPKBPROSES SEBELUM NAZIRANTINDAKAN PTJ mengesahkan tarikh dan masa lawatan-Ahli senarai Sampel Dokumen Kewangan NAZIRAN selewat-lewatnya 1 hari sebelum lawatan NAZIRAN . Pasukan NAZIRAN - NAZIRAN e-SPKBPROSES PENYEDIAAN PROGRAM NAZIRAN TAHUNAN PTJ PTJ eSPKB mengikut Pasukan NAZIRAN tempoh NAZIRAN bagi setiap PTJ eSPKBPROSES SEBELUM NAZIRANNAZIRAN e-SPKBTINDAKANPROSES PENYEDIAAN PROGRAM NAZIRAN TAHUNAN Program NAZIRAN Tahunan Program NAZIRAN Tahunan eSPKB untuk kelulusan Pengarah Negeri/ Pengarah Cawangan/ Ketua salinan Program NAZIRAN Tahunan eSPKB kepada BPOC pada atau sebelum 31 Disembersetiap tahunPROSES SEBELUM NAZIRANNAZIRAN e-SPKBTINDAKANPROSES PENYEDIAAN PROGRAM NAZIRAN TAHUNAN eSPKB Pasukan NAZIRAN terdiri sekurang-kurangnya 2orang Ahli Ketua Pasukan Gred W27 ke atas NAZIRAN sekurang-kurangnya 1 kalidalam 1 tahunbagi 1 PTJ Program NAZIRAN Tahunan eSPKB perlu disedia pada bulan Oktobertahun sebelum NAZIRAN dijalankanPROSES SEBELUM NAZIRANNAZIRAN e-SPKBNOTA PENTINGPROSES PERSAMPELANPROSES EKSTRAKSI DAN MUAT TURUN DATA DOKUMEN KEWANGAN PTJ NAZIRAN DARI SERVER eSPKB KE

9 DISKETSURAT ARAHAN OPERASI BIL 2/2003 ARAHAN UNTUK INSTALASI APLIKASI APACHE DAN MYSQLT ujuannya aplikasi ini adalah untuk menentukan sample dokumen kewangan NAZIRAN eSPKBPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBPROSES MEMINDAHKAN DATA DARI DISKET KE APACHE/MYSQL UNTUK TENTUKAN SAMPEL DOKUMEN KEWANGAN NAZIRAN eSPKBTUJUAN Arahan ini adalah bertujuan untuk memberi panduan mengenai langkah-langkah yang perlu diambil oleh Ahli NAZIRAN dalam memindahkan data dari disket ke Apache/MySQL untuk menentukan sampel dokumen kewangan NAZIRAN eSPKBNota : Pastikan instalasi Apache dan MySQL telah dilakukan sebelum melakukan proses pemindahan data dari disketPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBGFMAS alternatif dalam menyediakan Sampel Dokumen Kewangan bagi tujuan Lawatan NAZIRAN Pegawai yang menyediakan sampel mempunyai peranan bagi T-Code alternatif ini hanya sementaraPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBPROSES EKSTRAKSI DAN MUAT TURUN DATA DOKUMEN KEWANGAN PTJ NAZIRAN DARI SERVER eSPKB KE DISKETPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBZRFI005-Senarai FI Dokumen ElektronikNAZIRAN e-SPKBP enjenisan Dokumen KewanganPROSES PERSAMPELANPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBP astikan Lengkap:- Kod Entiti Jenis Dokumen Tahun Kewangan Kod Jab.

10 & PTJ Jenis Kod Status Proses = 8 Pastikan Lengkap:- Pejabat Perakaunan Tempoh PersampelanPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBS emak: Kod Jabatan Kod PTJ/PK Tarikh DokumenPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBKlik:- LIST SAVE/SEND FILEPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBTick pada SpreadsheetPROSES PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBD irectory : DesktopFile Name : Dokumen Kewangan bagi tujuan Lawatan PERSAMPELANNAZIRAN e-SPKBPROSEDUR SEMASA NAZIRANPROSES SEMASA NAZIRAN eSPKBMulaNaziran ke PTJA dakan entrance meetingDapatkan dokumenDapatkan penjelasan PTJAL engkap?YATIDAKNAZIRAN DOKUMENKEWANGANBERSAMAKETUA PTJS emak dokumen kewangan Kumpulkan pemerhatianDapatkan senarai nama PegawaiPerhati & Catat pemerhatianABPROSES SEMASA NAZIRAN eSPKBPROSES SEMASA PENYEDIAAN DOK. WARAN PERUNTUKAN BAUCAR BAYARAN BAUCAR JURNAL PENYATA PEMUNGUT NAZIRAN05 NAZIRAN06 PROSES SEMASA NAZIRAN eSPKBL akukan NaziranCatat PemerhatianLakukan NaziranCatat PemerhatianCPENYELENGGARAAN & PENYIMPANAN LAPORANBPENYELENGGARAAN PANDUAN PENGGUNAeSPKBL akukan NaziranCatat PemerhatianPENYIMPANAN DOKUMEN KEWANGANeSPKB NAZIRAN07 NAZIRAN08 NAZIRAN09 PROSES SEMASA NAZIRAN eSPKBK umpul semua pemerhatianTamatSedia penemuan naziranAdakan exit meetingCAdakan perbincanganBersama Ketua PTJ @Wakil Berdasar KekakananTindakan Oleh Ketua PasukanTINDAKANi.