ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE : …

1 CSOEC / 2012 1 ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE : PROCEDURES A L USAGE DU CREATEUR D ENTREPRISE Guide r alis et mis disposition par le Comit Cr ation du Conseil Sup rieur de l Ordre des Experts-Comptables CSOEC / 2012 2 SOMMAIRE I LES OBJECTIFS D UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE 3 II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE 3 S paration des fonctions .. 3 D finition des fonctions .. 4 Enregistrement correct et sans d lai des op rations .. 5 Protections mat rielles et juridiques.

2 5 III - PROCEDURES GENERALES .. 5 L importance du 5 Traitement du courrier .. 6 du courrier re u .. 6 du courrier d part .. 6 La tr sorerie .. 7 gles de base .. 7 de la caisse .. 7 des disponibilit s .. 8 de ch ques .. 8 de la tr sorerie et rapprochement bancaire .. 9 Les achats de marchandises et de frais g n raux .. 9 .. 9 ception des marchandises .. 9 ception des factures .. 10 .. 10 glement .. 10 des retours de marchandises .. 11 Les ventes, prestations de services et les clients .. 11.

3 11 .. 11 .. 11 glements et gestion des comptes clients .. 12 clients .. 13 .. 13 Inventaire physique .. 13 La gestion du personnel et des charges sociales .. 14 gles de base .. 14 .. 15 des fiches de paie et charges sociales .. 15 -Gestion des cong s et absences .. 16 disciplinaires .. 16 des maladies .. 16 obligatoires .. 17 obligatoires .. 17 des v hicules .. 17 La fiscalit .. 18 la TVA .. 18 Exon rations .. 18 Le juridique .. 18 IV - COMPTABILIT INFORMATIS E .. 19 V - 20 VI LES BONS CONSEILS DE L EXPERT COMPTABLE .

4 20 VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS .. 21 CSOEC / 2012 3 Avant-propos Ce recueil des proc dures est destin aux cr ateurs (entreprises de moins de vingt salari s) afin de les aider dans la mise en place de l ORGANISATION de leur entreprise. Il ne peut tre exhaustif et chaque entreprise est tenue d tablir son propre manuel des proc dures en fonction de son activit . Il devra faire l objet d une mise jour r guli re afin de tenir compte des changements de l gislation et de l volution de l entreprise.

5 I LES OBJECTIFS D UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne ORGANISATION ADMINISTRATIVE et COMPTABLE afin de : - ne perdre aucun document - gagner du temps - sauvegarder le patrimoine de l entreprise - suivre sereinement la gestion de son entreprise - viter les rappels en mati re fiscale et sociale II -RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE S paration des fonctions La comptabilit a une dimension mat rielle : elle r sulte de toute une s rie d enregistrements qui repr sentent des op rations multiples.

6 La fiabilit d une comptabilit d pend du syst me et des proc dures de contr le interne. Les objectifs du contr le interne sont les suivants : Pr venir les erreurs et les fraudes Prot ger l int grit des biens et des ressources de l entreprise G rer rationnellement les biens de l entreprise CSOEC / 2012 4 Assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les op rations La r alisation de ces objectifs se fera notamment par la s paration des t ches. Quatre fonctions peuvent tre distingu es au sein d une entreprise.

7 Fonction de d cision Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant leur charge la conservation ou l entretien des immobilisations, des stocks, des liquidit s) Fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux qui affectent les biens de l entreprise, des correctifs d inventaire, et tablissement des tats financiers) Fonction de contr le La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contr le interne parce qu une s paration des t ches (impossibilit de cumuler deux de ces fonctions) permet de r aliser un auto-contr le efficace.

8 D finition des fonctions L affectation des t ches chaque personne doit tre claire et pr cise. Cette d finition comprend : la description de la place qu occupe l int ress dans l entreprise ses attributions et responsabilit s l origine des documents qu on lui transmet les documents cr er et leur destination La formalisation de ce descriptif est souvent d licate obtenir dans une PME. CSOEC / 2012 5 Enregistrement correct et sans d lai des op rations La comptabilit doit tre jour en permanence. Les proc dures utilis es doivent garantir que la comptabilit r pond aux crit res : d exhaustivit : toutes les op rations font l objet d un enregistrement COMPTABLE de r alit : tout enregistrement est justifi par une op ration d exactitude : il n y a pas d erreur dans la comptabilisation des montants de bonne p riode : chaque op ration est enregistr e dans la p riode laquelle elle se rattache.

9 Protections mat rielles et juridiques Les biens mat riels et immat riels doivent tre prot g s d une mani re efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intemp ries. Les protections sont mat rielles (magasin fermant clef, caisses enregistreuses, machine affranchir, coffres, ..) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats, ..) III-PROCEDURES GENERALES L importance du classement Malgr un d veloppement de l informatisation, les documents papiers sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de.

10 - gagner du temps - suivre les ch ances - anticiper les paiements - am liorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son expert- COMPTABLE et ses autres partenaires CSOEC / 2012 6 Le classement doit tre effectu par nature de document (courrier, banque, achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre chronologique. Nous pr conisons l utilisation de classeurs deux trous afin d viter la perte de documents et de bien s parer l aide d intercalaires en fonction du volume de chaque entreprise.