Padova, ottobre 2015 - padovanet.it

1 COMUNE DI PADOVA Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Padova, ottobre 2015 Questo manuale stato scritto dal gruppo di lavoro composto da: Valeria Pavone Daniele Rampin Bruna Ferro Nicola Carraro Alessandro Businaro Si ringrazia per la collaborazione: Michele Guerra, Capo Settore Servizi istituzionali e Avvocatura Alberto Cor , Capo Settore Servizi informatici e telematici Andrea Desolei, Servizio archivistico - Archivio generale Martina Mazzucato, Servizio archivistico - protocollo generale IL PRESENTE MANUALE STATO APPROVATO E ADOTTATO CON DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 658 DEL 6 ottobre 2015. INDICE 1. PRINCIPI GENERALI Premessa Ambito di applicazione del manuale Definizioni e norme di riferimento Aree organizzative omogenee (AOO), Unit Organizzative Responsabili (UOR) e modelli organizzativi Servizio archivistico comunale per la gestione informatica del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Sistema di protocollo informatico unico e strumenti per il suo funzionamento Misure per l eliminazione di protocolli di settore Politiche di gestione e conservazione documentale 2.

2 PIANO DI SICUREZZA Obiettivi del piano di sicurezza Contesto di riferimento Formazione dei documenti - aspetti di sicurezza gestione dei documenti informatici - aspetti di sicurezza Componente organizzativa della sicurezza Componente fisica e infrastrutturale della sicurezza Componente logica della sicurezza gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza Criteri di utilizzo degli strumenti tecnologici Trasmissione e interscambio dei documenti informatici - aspetti di sicurezza Accesso ai documenti informatici Politiche di sicurezza adottate dall ente 3. MODALIT DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI I documenti del Comune di Padova Formazione dei documenti - aspetti diplomatici Elementi informativi essenziali dei documenti prodotti Formazione dei documenti - aspetti operativi generali Formazione del documento amministrativo analogico Formazione del documento informatico e del documento amministrativo informatico La firma elettronica (avanzata, qualificata e digitale)

3 La marcatura temporale Tipologie di formato del documento informatico DI SCAMBIO DEI DOCUMENTI Documenti in entrata ricevuti o prodotti su supporto analogico ricevuti o prodotti su supporto informatico Documenti inviati inviati su supporto analogico inviati su supporto informatico Documenti interni documenti interni formali documenti interni informali Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti Flusso in entrata Flusso in uscita 5. MODALIT DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI protocollo INFORMATICO Registrazione dei documenti Registro di protocollo Elementi della registrazione di protocollo Modalit di registrazione a protocollo La segnatura di protocollo Documenti soggetti a registrazione particolare Procedure specifiche nella registrazione di protocollo Protocolli riservati Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo protocollo differito Annullamento delle registrazioni di protocollo Casi particolari di registrazioni di protocollo Lettere anonime Lettere prive di firma Corrispondenza personale o riservata Documenti inerenti a gare di appalto confezionati su supporti cartacei Integrazioni documentarie Documenti pervenuti per errore al comune di Padova Trattamento dei documenti con oggetto o smistamento plurimo Documenti in partenza con pi destinatari

4 Regole di smistamento e assegnazione 6. MODALIT DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA DEL SISTEMA DI protocollo INFORMATICO Descrizione funzionale ed operativa Rilascio delle abilitazioni di accesso Abilitazioni interne ad accedere ai servizi di protocollo Modalit di creazione e gestione delle utenze e dei relativi profili d accesso Ripristino delle credenziali private d accesso Abilitazioni alle registrazioni di protocollo riservato 8. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE Protezione e conservazione degli archivi pubblici Premessa Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici Titolario o piano di classificazione Titolario Classificazione dei documenti Fascicolazione Fascicolazione dei documenti Processo di assegnazione dei fascicoli Repertorio dei fascicoli Serie archivistiche e repertori Il fascicolo informatico, l aggregazione documentale informatica e il fascicolo ibrido Organizzazione, gestione e strumenti dell archivio di deposito Definizione delle responsabilit delle Unit organizzative Il versamento dei fascicoli Strumenti per la gestione dell archivio di deposito La movimentazione dei fascicoli Selezione dei documenti per la conservazione/scarto.

5 Procedure e definizioni di responsabilit interne alle unit organizzative Il versamento dell archivio di deposito dei settori presso l Archivio generale e la sua gestione Organizzazione, gestione e strumenti dell archivio storico Obbligo di conservazione, ordinamento e inventariazione dell archivio storico Stumenti di gestione dell archivio storico 9. PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI, ACCESSO AI DOCUMENTI E TUTELA DELLA RISERVATEZZA Premessa Procedure di accesso ai documenti e di tutela della riservatezza 10. APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE, NORME TRANSITORIE E FINALI Modalit di approvazione e aggiornamento del manuale del presente manuale 11. ALLEGATI 1 - Definizioni 2 - Individuazione Area organizzativa omogenea (AOO unica) 3 - Organigramma del Comune di Padova 4 - Istituzione del Servizio archivistico comunale e individuazione del responsabile 5 - Titolario di classificazione 6 - Oggettario 7 - Modello di Repertorio dei fascicoli 8 - Piano di fascicolazione 9 - Piano di conservazione 10 - Modello di segnalazione data breach Pa 11 - Documenti soggetti a registrazione particolare 12 - Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo 13 - Modello del Registro di emergenza 14 - Manuale utente di p@doc 15 - Modello di elenco di versamento dei fascicoli AC-AD 16 - Elenco di consistenza dei fascicoli archivio di deposito 17 - Registro dei versamenti dei fascicoli 18 - Modello di Richiesta di consultazione interna del fascicolo conservato nell AD 19 - Modello di Registro di consultazione interna 20 - Procedura per la selezione 21 - Modello di elenco di versamento 22 - Modello di

6 Elenco di scarto 23 - Registro dei versamenti e spostamenti 24 - Modello di etichetta per unit da versare 25 - Modello di Cartello per unit da scartare 26 - Norme generali per l accesso alla Sala di studio 27 - Modello Registro giornaliero delle presenze 28 - Codice di Deontologia GENERALI Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 concernente le Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, all art. 3, comma 1, lettera d), prevede per tutte le amministrazioni di cuiall art. 2, comma 2, del Codice l adozione del Manuale di gestione . Quest ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, descrive il sistema di gestione , anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

7 In questo ambito previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o pi Aree Organizzative Omogenee, all interno delle quali sia nominato un responsabile della gestione documentale, cos come gi previsto dall art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa- Decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 20 dicembre 2000. Obiettivo del manuale di gestione descrivere il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di registrazione a protocollo della corrispondenza in ingresso, in uscita e di quella interna; inoltre elencare le ulteriori funzionalit disponibili nel sistema, finalizzate alla gestione di particolari tipi di documenti, alla pubblicit legale degli atti e documenti nelle modalit previste dalla normativa vigente e alla acquisizione e gestione di documenti redatti mediante i moduli e formulari disponibili sul portale istituzionale del Comune di Padova.

8 Il protocollo informatico e il sistema di gestione documentale costituiscono il fulcro della struttura tecnologica ed organizzativa dell Ente con riferimento alla gestione dei documenti, dei flussi documentali, dei processi e dei procedimenti amministrativi, nel rispetto della normativa vigente. Ambito di applicazione del Manuale Il Manuale destinato alla pi ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per la corretta gestione dei documenti, che comprende le attivit di: formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione e conservazione dei documenti. Come prescritto dall art. 5, comma 3 del DPCM 13 novembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico , pubblicato sul sito istituzionale del Comune di Padova. Esso disciplina: il piano di sicurezza dei documenti le modalit di formazione e scambio dei documenti l utilizzo del sistema di protocollo informatico e gestione documentale 7 la gestione dei flussi documentali, sia cartacei che digitali, e le aggregazioni documentali (fascicoli) l uso del titolario di classificazione e del piano di conservazione le modalit di accesso ai documenti e alle informazioni e le relative responsabilit la gestione dei procedimenti amministrativi Il presente Manuale di gestione adottato dal Comune di Padova ai sensi dell art.

9 3, comma 1, lettera d) del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche per il protocollo informatico e sostituisce il Manuale di gestione adottato con determinazione del Capo Settore Organi Istituzionali e Affari generali n. 6 del 19 maggio 2003. L adozione del Manuale di gestione si pone l obiettivo di raggiungere, attraverso i sistemi che l Ente ha a disposizione per la gestione documentale, una corretta ed uniforme metodologia per il trattamento dei documenti sia analogici che digitali, una serie di procedure condivise per la gestione dei procedimenti amministrativi, l accesso agli atti ed alle informazioni e l archiviazione e la conservazione dei documenti. Definizioni e norme di riferimento Ai fini delle definizioni del presente Manuale si fatto riferimento alla seguente normativa e documentazione: Decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n.

10 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 - Codice dell amministrazione digitale Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali Legge 7 agosto 1990 n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi Legge 11 febbraio 2005, n. 15 - Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241, concernenti norme generali sull'azione amministrativa Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 11 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonch di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni 8 Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate.