Proceso de Compras Licitaciones Envío de …

1 Licitaciones Env o de cotizaciones 1/43 L i c i t a c i o n e s E n v o d e C o t i z a c i ones Proceso de Compras Licitaciones Env o de cotizaciones N mero de versi n: 001 Autor: Direcci n de Abastecimientos Gerencia de Compras Fecha: Junio de 2015 Instrucci n de trabajo Licitaciones Env o de cotizaciones 2/43 Objetivos 1. Elaborar correctamente cotizaciones . 2. Crear, modificar y visualizar cotizaciones en SAP-SRM. 3. Acceder a los reportes de cotizaciones . 4. Solicitar la creaci n de nuevas personas de contacto.

2 Beneficios: Registro electr nico de todo el Proceso de recepci n de requerimientos, licitaci n y env o de cotizaciones , para finalizar con la generaci n de pedidos o contratos. Documentaci n en el sistema de todos los anexos que adjunta el usuario solicitante, as como cualquier otro que pudiera ser agregado por el comprador en el Proceso de licitaci n, o por el proveedor licitante al momento de cotizar. Comunicaci n y retroalimentaci n con el proveedor en la misma herramienta. Iniciador del Proceso : El Proceso se inicia con la publicaci n de una licitaci n por parte del comprador.

3 Prerrequisitos: 1. Contar con un usuario y contrase a en SAP-SRM, asignados por SPCC. 2. Estar inscrito en el maestro de proveedores o en la web de autorregistro con un correo electr nico v lido. 3. Como empresa proveedora debe estar habilitada para brindar los bienes y servicios licitados. Ruta de Men : En SAP-SRM: Proveedor / Licitante: Lista de Licitaciones y cotizaciones . Gestionar Personas de Contacto de mi Empresa. C digo de Transacciones en SAP-ECC: No existen. El Proceso de Licitaciones se da solamente en SAP-SRM. Consejos tiles: Utilice los reportes o filtros para extracci n a fin de contar con un listado actualizado de las Licitaciones publicadas por el comprador.

4 Utilice las ayudas y men es desplegables en cada campo cuando tenga dudas. Revise bien los cronogramas establecidos, no ser posible cargar una oferta luego de vencido el plazo. Identifique si la licitaci n ser del tipo sobre cerrado verificando que el campo de Fecha de Apertura est lleno. El comprador no podr abrir su oferta hasta que no se haya cumplido la fecha y hora indicada en dicho campo. Instrucci n de trabajo Licitaciones Env o de cotizaciones 3/43 Revise sus ventas hist ricas, SPCC no aceptar incrementos injustificados de precios. Revise a detalle las descripciones y alcances (en el campo Texto Pedido de Compras ), cantidades requeridas y anexos que recibir.

5 Esta misma herramienta es utilizada por el Departamento de Contratos y Servicios, es por ello que existen funcionalidades que no ser n utilizadas por el Departamento de Compras . Notas: Es mandatorio que cada proveedor tenga registrado una direcci n de correo electr nico v lida en el maestro de proveedores ya que en adelante todas las Licitaciones se har n nica y exclusivamente a trav s de la plataforma de SAP-SRM. Por cada licitaci n, el proveedor recibir una invitaci n del comprador v a correo electr nico. Puestos a los que aplica la transacci n / Proceso : Proveedores licitantes. Contenido: El presente manual incluye: Licitaciones .

6 - Listado de solicitudes de cotizaci n recibidas. - Visualizar licitaci n. - Env o de mensajes de Participaci n o No Participaci n . - Mensajero entre el proveedor y el comprador - Creaci n de oferta. - Enviar oferta. - Modificar una oferta ya enviada. - Grabar oferta. - B squeda de ofertas. - A adir posiciones nuevas a una oferta. - A adir posici n alternativa. - Cotizar una licitaci n de servicios. - A adir sub-posiciones a una cotizaci n de servicios. - Reportes. Gestionar personas de contacto. Instrucci n de trabajo Licitaciones Env o de cotizaciones 4/43 Procedimiento Licitaciones Listado de Solicitudes de Cotizaci n Recibidas: Para iniciar con el Proceso , ingrese a la web de SAP-SRM.

7 Ingrese al sistema con su usuario y contrase a. Seleccione el idioma y pulse el bot n [Acceder al sistema]. Ingrese a la opci n Lista de Licitaciones y cotizaciones . Instrucci n de trabajo Licitaciones Env o de cotizaciones 5/43 Pulse el bot n [Actualizar] para refrescar el listado. Haga clic en el n mero de licitaci n para ingresar al detalle. Esta pantalla muestra el listado de todas las Licitaciones a las que ha sido invitado. Instrucci n de trabajo Licitaciones Env o de cotizaciones 6/43 Visualizar Licitaci n: En la pantalla de visualizaci n, se muestran algunos datos generales a nivel cabecera.

8 Campo Descripci n N mero de licitaci n N mero secuencial asignado por el sistema al momento de su creaci n por el comprador. Estatus de la licitaci n Mientras mantenga es estatus Publicado significa que todav a es posible presentar ofertas. Plazo para presentaci n de la oferta Fecha y hora l mite para cotizar. Tiempo restante Tiempo que queda para el cierre de la licitaci n. Responsable de la licitaci n Comprador. Oferta N mero de cotizaci n asignado por el sistema, en caso el proveedor haya enviado una propuesta. Adicionalmente se cuentan con los siguientes botones de acci n: Bot n Descripci n Previsualizaci n Puede ver un borrador de impresi n en formato PDF.

9 Actualizar Refresca la visualizaci n de los datos de la licitaci n. Crear cotizaci n o justificar su no participaci n Permite ingresar al detalle para cotizar o para justificar que no va a participar en esta licitaci n. Preguntas y respuestas Permite acceder a un mensajero en l nea con el comprador. Las conversaciones en esta herramienta quedan grabadas como parte del Proceso de licitaci n. Exportar Cuando la licitaci n contenga muchas l neas, ser posible exportarla a un archivo en formato MS Excel. Datos generales a nivel cabecera. Instrucci n de trabajo Licitaciones Env o de cotizaciones 7/43 La informaci n detallada se muestra en 3 pesta as: (a) Informaci n sobre la licitaci n, (b) Posiciones y (c) Notas y anexos.

10 En la pesta a Informaci n sobre la licitaci n, en la parte Par metros de la licitaci n encontrar : Pase a la parte de Preguntas para continuar con la visualizaci n: Fecha de cierre de la licitaci n. Preguntas del comprador. El campo de Fecha de Apertura aparecer lleno para Licitaciones del tipo sobre cerrado . Instrucci n de trabajo Licitaciones Env o de cotizaciones 8/43 Pase a la pesta a de Posiciones: El detalle por posici n ( tem) se agrupa a su vez en 3 pesta as: (a) Datos posici n, (b) Preguntas y (c) Notas y anexos. Haga clic para ingresar al detalle de cada posici n Mu vase entre posiciones con estos botones.