PROSEDUR - akmal.gov.my

1 NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 1 / 27 PROSEDUR PERANCANGAN LATIHAN PK(O) Disediakan oleh Diluluskan oleh Nama HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK PENGARAH AKMAL Tanda Tangan Tarikh No Salinan Kawalan :- Dikeluarkan kepada :- NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 2 / 27 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya Tarikh surat Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan NO.

2 RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 3 / 27 OBJEKTIF PROSEDUR ini menyediakan garis panduan untuk memastikan program latihan tahunan disediakan dengan tepat berdasarkan kajian keperluan latihan yang berkesan. SKOP PROSEDUR ini digunapakai oleh Pengarah AKMAL/Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan & Pembangunan untuk mengenalpasti dan menganalisis keperluan latihan untuk anggota Kastam Diraja Malaysia dalam tempoh dua tahun sekali/atas arahan pihak atasan bagi menyediakan Buku Program Latihan Tahunan AKMAL. DOKUMEN RUJUKAN Seksyen Kawalan Proses Seksyen Validasi Proses Penyediaan dan Pengendalian Latihan DEFINISI Tiada SINGKATAN PA - Pengarah Akmal KPP - Ketua Pusat Pengajian KP P&P - Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan PKN - Pengarah Kastam Negeri NO.

3 RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 4 / 27 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNG JAWAB TINDAKAN PA 1. Tentukan keperluan untuk menjalankan kajian keperluan latihan bagi anggota Kastam melalui: a. Maklumat dari kajian keperluan latihan yang lalu b. Keperluan Latihan Semasa 2. Arahkan KPP untuk sediakan senarai kursus yang dicadangkan berdasarkan laporan hasil kajian yang lepas, dan juga keperluan semasa, jika pada tahun berkenaan tiada kajian keperluan latihan dijalankan. 3. Arahkan KP P&P untuk adakan mesyuarat dengan KPP, jika perlu. KP P&P 4. Adakan mesyuarat dengan semua KPP berkenaan kajian keperluan latihan mengenai perkara-perkara berikut: i. Pendekatan kajian ii. Lokasi kajian iii. Tarikh dan Tempoh masa iv. Peruntukan kewangan v. Cadangan bilangan responden 5.

4 Sediakan kertas cadangan kajian keperluan latihan berdasarkan perkara-perkara yang telah dibincangkan di para 4. 6. Majukan kertas cadangan kajian keperluan latihan kepada PA untuk pertimbangan dan kelulusan. NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 5 / 27 TANGGUNG JAWAB TINDAKAN 7. Bincang semula dengan KPP dan buat pindaan mengikut keputusan PA, jika tidak bersetuju,. 8. Sediakan draf Borang Soal Selidik Kajian Keperluan Latihan dan edarkan kepada KPP untuk semakan dan cadangan pindaan, jika melibatkan Borang Soal Selidik. 9. Pinda Borang Soal Selidik, jika perlu mengikut cadangan/maklumbalas KPP. 10. Sediakan Borang Soal Selidik seperti di Lampiran 1 dan 2 dalam bilangan yang mencukupi untuk edaran. 11. Serahkan Borang Soal Selidik kepada KPP bersama-sama dengan surat arahan PA untuk menjalankan kajian.

5 12. Sediakan surat makluman mengenai kajian keperluan latihan kepada semua pihak yang dikenalpasti seperti di para 4. KPP 13. Tentukan pegawai-pegawai (Pasukan Kajian) yang akan menjalankan kajian keperluan latihan. KP P&P 14. Uruskan persiapan pengangkutan dan penginapan untuk laksanakan kajian seperti yang dijadualkan. Pasukan Kajian 15. Ambil tindakan-tindakan seperti berikut: i. Temuduga responden bagi mendapatkan maklumat keperluan latihan, dan/atau ii. Edarkan Borang Soal Selidik Keperluan Latihan kepada responden dan kumpulkan borang-borang soal selidik pada masa yang ditetapkan dan serahkan kepada KP P&P. NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 6 / 27 TANGGUNG JAWAB TINDAKAN KP P&P 16. Terima data kajian. 17. Buat analisis. 18. Serahkan salinan laporan keperluan latihan kepada KPP.

6 KPP 19. Senaraikan kursus-kursus yang hendak dijalankan mengikut pusat pengajian. 20. Kemukakan senarai kursus yang dicadangkan kepada KP P&P. KP P&P 21. Senaraikan keseluruhan kursus yang akan dijalankan oleh AKMAL untuk tahun berikut berdasarkan kepada senarai-senarai kursus yang dikemukakan oleh KPP. 22. Adakan mesyuarat dengan PA, KPP dan Pendaftar untuk menyediakan draf program latihan tahunan AKMAL. 23. Majukan draf program latihan tahunan AKMAL kepada Cawangan Latihan Ibu Pejabat. PA, KPP, KP P&P 24. Bentangkan draf program latihan tahunan AKMAL dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Latihan Ibu Pejabat. KP P&P 25. Senaraikan kursus-kursus yang diluluskan oleh Jawatankuasa Latihan Ibu Pejabat. 26. Bincang dengan PA dan KPP bagi menyediakan Buku Program Latihan Tahunan AKMAL. 27. Sediakan draf akhir Buku Program Latihan Tahunan AKMAL untuk tujuan percetakan.

7 28. Bincang dengan syarikat percetakan mengenai spesifikasi kerja-kerja percetakan dan anggaran kos. 29. Isikan Borang 284 Borang Permohonan Pembelian dan dapatkan kelulusan PA. 30. Maklumkan Pendaftar untuk menguruskan perolehan NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 7 / 27 TANGGUNG JAWAB TINDAKAN perkhidmatan. 31. Hantar draf akhir buku Program Latihan Tahunan kepada syarikat percetakan. 32. Terima pruf Buku Program Latihan Tahunan AKMAL daripada syarikat percetakan. 33. Semak pruf Buku Program Latihan Tahunan AKMAL bagi memastikan selaras dengan spesifikasi keperluan percetakan. 34. Tandakan di atas pruf dan kembalikan kepada syarikat percetakan, jika terdapat kesilapan. 35. Terima Buku Program Latihan Tahunan yang telah siap dicetak mengikut pesanan. 36.

8 Sediakan surat iringan dan edarkan Buku Program Latihan Tahunan AKMAL kepada Ibu Pejabat, PKN dan lain-lain di dalam senarai edaran yang ditetapkan seperti di Lampiran 3. NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 8 / 27 CARTA ALIRAN PROSEDUR PERANCANGAN LATIHAN MULA Tentukan keperluan latihan Sediakan kertas cadangan Majukan kepada Pengarah AKMAL untuk kelulusan Ya Edarkan borang soalselidik kepada semua KPP Tidak Diluluskan ? PA PA KP P&P KP P&P KP P&P Sediakan draf borang soalselidik (jika perlu) dan edarkan kepada KPP KP P&P Pindaan?Tiada Ada Perlu kajian Ya BKP P&P adakan mesyuarat dengan KPP jika perlu Tidak Serahkan surat arahan untuk kajian dan Borang Soalselidik kepada KPP KPP sediakan cadangan kursus Buat pindaan B NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 9 / 27 B B Sediakan surat makluman kepada pihak-pihak yang dikenalpasti Tentukan pegawakai-pegawai yang an menjalankan kajian keperluan latihan Sediakan laporan keperluan latihan dan serahkan kepada KPP Jalankan kajian Edarkan Borang Soal Selidik kepada responden Temuduga responden Senaraikan kursus-kursus yang hendak dijalankan Kemukakan senarai kursus kepada KP P&P Sediakan senarai keseluruhan kursus tahunan Adakan mesyuarat dengan semua PA, KPP & Pendaftar untuk menyediakan draf buku Program Latihan Tahunan AKMAL KP P&P KPP Pasukan Kajian Pasukan Kajian KPP KPP Uruskan persiapan pengangkutan dan penginapan.

9 Terima data kajian dan buat analisa KP P&P KP P&P KP P&P KP P&P KP P&P C NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 10 / 27 C KP P&P Senaraikan kursus-kursus yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Latihan Ibu PejabatBentangkan draf program latihan tahunan AKMAL dalam mesyuarat Jawatankuasa Latihan Majukan draf Program Latihan Tahunan AKMAL kepada Cawangan Latihan Ibu Pejabat PA/KPP/KP P&P KP P&P Adakan perbincangan dengan PA dan KPP untuk menyediakan Buku Program Latihan Tahunan AKMAL KP P&P Sediakan draf akhir Buku Program Latihan Tahunan AKMAL KP P&P KP P&P Berbincang dengan syarikat percetakan Isikan borang 284 untuk mendapat kelulusan Pengarah AKMALKP P&P Maklumkan kepada Pendaftar setelah kelulusan diperolehi untuk menguruskan perolehan perkhidmatan KP P&P KP P&P Hantar draf akhir buku program latihan tahunan kepada syarikat percetakan.

10 KP P&P Terima pruf Buku Program daripada syarikat percetakan D NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 11 / 27 D Ada kesilapan ? AdaTiada Semak pruf Buku Program Latihan Tahunan AKMAL KP P&P Buat pembetulan Hantar pruf yang telah disemak/dibetulkan kepada syarikat percetakan Terima Buku Program Latihan Tahunan AKMAL yang telah siap dicetak KP P&P Buat edaran Buku Program Latihan Tahunan AKMAL bersama surat iringan. KP P&P Selesai NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O). NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004 PROSEDUR OPERASI PERANCANGAN LATIHAN MUKASURAT : 12 / 27 REKOD KUALITI Bil Rekod Lokasi Tempoh 1. Fail Program Latihan AKMAL Tahunan Pejabat P&P 5 Tahun 2. Buku Program Latihan Tahunan AKMAL Pejabat P&P 5 Tahun 3.