RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACI N DE …

1 RReeccoommeennddaacciioonneess ppaarraa llaa ddiiggiittaalliizzaaccii nn ddee ddooccuummeennttooss eenn llooss AArrcchhiivvooss 22001111 Versi n: 4 Fecha: octubre 2010 Palacio Licenciado Butr n. Plaza Santa Br gida, s/n 47003 Valladolid. Tel fono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19 2 Informaci n de control del documento Versi n: Descripci n: RECOMENDACIONES para la DIGITALIZACI n de documentos en los archivos Elaborado por: Grupo de trabajo para la elaboraci n de RECOMENDACIONES para la DIGITALIZACI n de documentos en los archivos Fecha: julio-noviembre 2010 Revisado por: Jos Antonio Cuesta (Jefe del Servicio de Inform tica de la Consejer a de Cultura y Turismo) Fecha: noviembre 2010 Revisado por: Servicio de Archivos y Bibliotecas Fecha: enero 2011 Aprobado por: Grupo de trabajo para la elaboraci n de RECOMENDACIONES para la DIGITALIZACI n de documentos en los archivos Fecha: marzo 2011 Miembros del Grupo de Trabajo para la elaboraci n de RECOMENDACIONES para la DIGITALIZACI n de documentos en los Archivos.

2 Nombre Localizaci n Dolores Carnicer Arribas Archivo General de Castilla y Le n Cristina Solana Hern ndez Archivo General de Castilla y Le n Juan Jos Ruano Cerezo Archivo Hist rico Provincial de Palencia Inmaculada San Jos Negro Archivo Hist rico Provincial de Palencia Carmen V zquez Mateo Archivo Hist rico Provincial de Soria Mar a L pez Morales Archivo Hist rico Provincial de Soria Mar a Reyes L pez Grande Archivo Hist rico Provincial de vila Luis Miguel Rodr guez Alfageme Archivo Hist rico Provincial de Salamanca Coordina: Archivo General de Castilla y Le n Versi n: 4 Fecha: octubre 2010 Palacio Licenciado Butr n. Plaza Santa Br gida, s/n 47003 Valladolid. Tel fono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19 3 CRITERIOS GENERALES Y RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACI N DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS NDICE INTRODUCCI N 1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO 2. CONCEPTOS B SICOS a) Imagen digital b) Resoluci n digital c) Profundidad de bits o resoluci n crom tica d) Tama o del fichero e) Compresi n f) Formatos de ficheros 3.

3 PLAN DE DIGITALIZACI N a) Finalidad de la DIGITALIZACI n en los archivos b) Nociones b sicas: qu se entiende por Plan de DIGITALIZACI n Objetivos y justificaci n del Plan en cada centro Establecimiento de prioridades Criterios de selecci n del material objeto de la DIGITALIZACI n c) RECOMENDACIONES previas Configuraci n del hardware Software de visualizaci n y tratamiento de im genes d) Establecimiento de Proyectos de DIGITALIZACI n particulares para cada fondo e) Solicitudes de DIGITALIZACI n bajo demanda f) Gesti n de las im genes digitales g) Metadatos 4. ASPECTOS T CNICOS DE LA DIGITALIZACI N a) Protocolo de actuaci n. Versi n: 4 Fecha: octubre 2010 Palacio Licenciado Butr n. Plaza Santa Br gida, s/n 47003 Valladolid. Tel fono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19 4 Consideraci n de la descripci n Preparaci n de los originales Condiciones de visualizaci n y calibraci n del monitor Obtenci n de las im genes Control de la calidad de la imagen Tratamiento de las im genes Creaci n de los ficheros de consulta y ficheros de divulgaci n Marca de agua b) Optimizaci n de ficheros gr ficos y restauraci n digital 5.

4 EL MARCO LEGAL: DERECHOS DE AUTOR a) La aplicaci n de los derechos de autor sobre obras digitales b) Licencias para contenidos libres c) Gesti n de obras ajenas GLOSARIO ANEXO I ANEXO II BIBLIOGRAF A Versi n: 4 Fecha: octubre 2010 Palacio Licenciado Butr n. Plaza Santa Br gida, s/n 47003 Valladolid. Tel fono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19 5 INTRODUCCI N A modo de introducci n y antes de entrar en materia ser a conveniente justificar la necesidad de la DIGITALIZACI n en los archivos. Aunque m s adelante se especificar n las distintas finalidades de la DIGITALIZACI n, resulta evidente que la primera de ellas responde a la necesidad de realizar copias de los fondos que se conservan en un archivo. Las fotocopias en papel y en microfilm han dado paso al formato digital que, si bien a n tiene como asignatura pendiente demostrar su perdurabilidad en el tiempo (a largo plazo), por el contrario presenta ventajas lo suficientemente significativas como para que tanto las administraciones como el sector privado hayan depositado en el entorno digital todas sus expectativas.

5 Como primera de las ventajas de este formato se puede se alar una mayor rapidez en la recuperaci n de la copia digital deseada, recuperaci n que depender en todo momento de los metadatos que se asocien a dicha imagen. Existen, adem s, sistemas de Reconocimiento ptico de Caracteres (OCR) mediante los que se pueden extraer caracteres de la imagen digital y, sobre ellos, realizar b squedas a texto completo. No obstante estos sistemas no son v lidos para gran parte de la documentaci n hist rica, que se conserva en otros tipos de escritura anteriores a la human stica actual. Por otro lado, la importancia que el entorno digital ha adquirido en los ltimos a os, impulsado por la legislaci n desarrollada en torno a l (Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electr nico de los ciudadanos a los Servicios P blicos; Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administraci n de la Comunidad de Castilla y Le n y de Gesti n P blica), proporciona a los documentos digitales unas garant as b sicas de supervivencia, mantenimiento tecnol gico e innovaci n.

6 Otra de las ventajas que ofrecen estos formatos es la posibilidad de que la copia digital sea firmada electr nicamente, origin ndose as la autenticaci n de dicha copia y siendo susceptible, en tal caso, de entrar a formar parte de la producci n documental derivada de la administraci n electr nica. Finalmente, la necesaria migraci n a otros soportes o cambios de formato es mucho m s sencilla y r pida cuando nos movemos en el entorno digital que con el antiguo microfilm. En definitiva, el salto al futuro y la incorporaci n de las Tecnolog as de la Informaci n y la Comunicaci n en los archivos del Sistema puede aportar mejoras importantes para ellos, abriendo un amplio abanico de oportunidades y propiciando adem s una mayor visibilidad de nuestros centros en la sociedad. Versi n: 4 Fecha: octubre 2010 Palacio Licenciado Butr n. Plaza Santa Br gida, s/n 47003 Valladolid.

7 Tel fono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19 6 1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO El III Plan de Intervenci n en el Patrimonio Documental de Castilla y Le n para el periodo 2010-2015 desarrolla, en su Programa de DIGITALIZACI n de documentos, las siguientes l neas de actuaci n: An lisis de las necesidades t cnicas del programa de DIGITALIZACI n y dise o de un proyecto piloto que permita conocer la viabilidad del mismo. Establecimiento de los requisitos t cnicos, definiendo la calidad de la imagen, la resoluci n, la profundidad del bit, los procesos de optimizaci n de la imagen, las t cnicas de compresi n y los equipos a utilizar. Establecimiento de est ndares para la evaluaci n de la calidad de la imagen, al objeto de garantizar la integridad y consistencia de los ficheros de im genes. El programa de DIGITALIZACI n incluir el necesario control de calidad de las digitalizaciones que se lleven a cabo. Evaluaci n de las necesidades de DIGITALIZACI n de documentos en todos los archivos del Sistema.

8 Con car cter anual se seleccionar n los documentos a digitalizar, considerando siempre la relevancia hist rica y estado de conservaci n de los mismos, as como la demanda de que sean objeto, y conjugando las necesidades de los usuarios actuales con las necesidades potenciales de los futuros; en la selecci n de documentos se prestar especial atenci n a la situaci n legal de los documentos que se pretenda digitalizar en relaci n con los derechos de autor, as como los aspectos legales referidos al acceso de los usuarios a las im genes y cualesquiera otros condicionamientos jur dicos. En la selecci n de documentos a incluir cada a o, adem s de los fondos custodiados en los archivos hist ricos provinciales y en el Archivo General de Castilla y Le n, se tendr n en cuenta los fondos documentales de especial valor hist rico custodiados en los archivos municipales y de las instituciones eclesi sticas de la comunidad.

9 Para la gesti n de las im genes en cada archivo o del banco de im genes colectivo para todo el Sistema, se publicar la correspondiente convenci n redactada por el grupo de trabajo que se cree a tal efecto. Selecci n del est ndar de metadatos necesario para hacer accesibles los fondos digitalizados. Establecimiento de una pol tica de uso y acceso a los documentos digitalizados. Se impulsar la formaci n del personal de los archivos para la gesti n de los fondos digitalizados, mediante la implementaci n de las correspondientes acciones docentes. Enmarcado en este mbito normativo, se ha formado un grupo de trabajo con la finalidad de elaborar unos criterios comunes para la DIGITALIZACI n de documentos en los archivos. Se pretende, con la redacci n de este protocolo de actuaci n, ofrecer unas pautas normalizadas para todos los archivos del Sistema, pautas que deben ser, adem s, f cilmente asumibles por aquellos centros que no cuenten con t cnicos especializados en DIGITALIZACI n.

10 Versi n: 4 Fecha: octubre 2010 Palacio Licenciado Butr n. Plaza Santa Br gida, s/n 47003 Valladolid. Tel fono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19 7 No se plantea este documento con el prop sito de incitar a la realizaci n de proyectos de DIGITALIZACI n masivos en todos los Archivos del Sistema1, sino que, a trav s de su difusi n, se aspira a normalizar aquellos procedimientos de DIGITALIZACI n que ya se est n llevando a cabo en los centros gestionados por la Administraci n Auton mica. L gicamente, un Plan de DIGITALIZACI n entendido como tal ( DIGITALIZACI n de fondos, series, etc.) s lo podr ser abordado por aquellos centros que cuenten con las infraestructuras tecnol gicas y los recursos humanos necesarios. Por el contrario, aquellos centros que no dispongan del equipamiento necesario no podr n plantearse el emprender Planes de DIGITALIZACI n.