Recommandations pour appr cier les besoins en …

1 Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 1/48 Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Directeurs des soins Conseillers techniques en soins Janvier 2009 Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 2/48 Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 3/48 SOMMAIRE RESUME .. 5 5 INTRODUCTION .. 7 I METHODOLOGIE DE DETERMINATION DES EFFECTIFS .. 8 II METHODES DE CALCUL DES 14 III 18 REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES ET REGLEMENTAIRES .. 24 LISTE DES 26 ANNEXES .. 27 GROUPE DE TRAVAIL .. 47 GROUPE DE LECTURE .. 47 Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 4/48 Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 5/48 RESUME Les ressources humaines sont une des pr occupations essentielles dans le syst me de l offre de soins.

2 Dans le contexte financier contraint, que rencontrent les tablissements de sant , les d cideurs ont non seulement la responsabilit de g rer au mieux les enveloppes budg taires mais galement de garantir la qualit et la s curit des prises en charge des personnes accueillies. Le but de ce travail est de s appuyer sur des r f rences communes afin d avoir des pratiques harmonis es en mati re de d finition, par qualification, des postes de travail n cessaires la continuit des soins et de calcul d effectifs. Il ne s agit pas d imposer une m thode. Les Recommandations sont disposition des professionnels (conseillers techniques r gionaux ou nationaux en soins, directeurs des soins, directeurs des ressources humaines, conseillers g n raux des tablissements de sant , charg s de mission ) amen s appr cier les effectifs en personnel pour un secteur d activit . Le travail r alis nonce des crit res susceptibles d influer sur la quantification et la qualification des besoins en personnel param dical, d crit trois m thodes de calcul et recense les r f rences r glementaires disponibles.

3 Recommandations 1. Pr ciser le motif de l appr ciation des effectifs (cr ation d un service et/ou d une nouvelle activit , restructuration, v rification de l ad quation entre un effectif existant et l activit ..) 2. Recueillir les donn es du contexte (caract ristiques de la population accueillie, configuration architecturale, organisation, projet et objectifs vis s ..) 3. D finir le nombre de postes n cessaires qualitativement et quantitativement en fonction de l analyse du contexte et des objectifs d accueil des malades 4. Calculer les effectifs en explicitant la m thode 5. Ajuster les effectifs en fonction du contexte et des projets d volution Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 6/48 Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 7/48 INTRODUCTION Les ressources humaines sont une des pr occupations essentielles dans le syst me de l offre de soins.

4 Dans le contexte financier contraint, que rencontrent les tablissements de sant , les d cideurs ont non seulement la responsabilit de g rer au mieux les enveloppes budg taires mais galement de garantir la qualit et la s curit des prises en charge des personnes accueillies. De plus en plus sollicit s pour appr cier les effectifs des services de soins, les directeurs des soins - conseillers techniques ont prouv le besoin de cr er un outil pragmatique permettant le calcul du nombre de personnels param dicaux n cessaires au bon fonctionnement de l'entit sur laquelle porte l'appr ciation des effectifs (unit de soins, p le d'activit ..). pour un certain nombre de disciplines m dico-chirurgicales il existe des textes r glementaires pr cisant les ratios en personnels n cessaires en fonction du nombre de malades et/ou places (selon qu'il s'agit d'hospitalisation conventionnelle ou d'autres formes d'accueil des malades) (cf.)

5 Annexes 1 et 2). Mais pour la majorit des situations aucune indication formelle n est avanc e. Aussi, compte tenu de la diversit des services, des disparit s existantes entre tablissements, de l absence d indication de ratio, de l existence ou non de pr cisions r glementaires, d finir quantitativement et qualitativement la pr sence quotidienne des personnels param dicaux est parfois tr s complexe et l gitime cette tude. Le but de ce travail n est pas d imposer une m thode unique mais de s appuyer sur des r f rences communes afin d avoir des pratiques harmonis es en mati re : de d finition par qualification des postes de travail n cessaires la continuit des soins, de calcul d effectifs. Ce document est un outil disposition des professionnels (conseillers techniques r gionaux ou nationaux en soins, directeurs des soins, directeurs des ressources humaines, conseillers g n raux des tablissements de sant , charg s de mission ARH.

6 Amen s appr cier les effectifs en personnel pour un secteur d activit . Il nonce des crit res susceptibles d influer sur la quantification et la qualification des besoins en personnel param dical et d crit trois m thodes de calcul. Et, il recense les r f rences r glementaires disponibles. Ainsi, les l ments contenus dans le dossier permettent de lister les param tres qui influent sur la d finition du nombre de postes de travail au-del des effets de la r glementation. Ces Recommandations sont l aboutissement d une analyse de la litt rature bien que peu document e, d une expertise professionnelle et d une r flexion commune valid e par la Direction de l hospitalisation et de l organisation des soins (DHOS). Il a t voulu pragmatique, facilement utilisable et non exclusif. Il peut compl ter utilement d autres documents : diagnostic flash (cf. annexe 3), tudes men es par le La premi re partie du document porte sur la m thodologie de d termination des postes de travail et la seconde sur le calcul des effectifs proprement dits.

7 Des exemples illustrent les m thodes d crites. Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 8/48 I METHODOLOGIE DE DETERMINATION DES EFFECTIFS La question des effectifs s'inscrit dans un processus dynamique n cessitant des ajustements en fonction de l' volution des situations et des contextes. Elle n'est pas une finalit mais un des l ments majeurs de fonctionnement d'un tablissement et de l'organisation de l'offre de soins. La d termination des effectifs n cessite de passer par deux tapes successives : 1) d finir le nombre de postes (en quantit et en fonction des qualifications) 2) calculer les effectifs en quivalent temps plein (ETP) en fonction du nombre de postes d finis La d termination d un effectif tient compte d un certain nombre de param tres dont la combinaison permet l appr ciation les postes de travail journaliers. Une fois le nombre et la qualification des professionnels tablis il est possible de calculer les effectifs en ETP n cessaires pour occuper les postes de travail identifi s.

8 Les principaux param tres prendre en compte sont : 1. La r glementation : - Le temps de travail : o R glementation en vigueur : d finissant le temps de travail o D cret n 2002-9 du 4 janvier 2002 relatif au temps de travail et l organisation du travail o D cret n 2003-507 du 11 juin 2003 relatif la compensation et l'indemnisation du service d'astreinte - Les textes r glementant les normes en personnels dans certaines sp cialit s m dicales - La dur e quotidienne du temps de travail, et la dur e annuelle du temps de travail dont la base l gale est de : o 1600 h /an pour les personnels en repos fixes travaillant de jour (hors journ es hors saison et fractionnement) o 1575 h /an (hors journ es hors saison et fractionnement) et 1547 h /an (avec journ es hors saison et fractionnement) pour un agent travaillant le jour en repos variables qui effectue au moins 20 dimanches ou jours f ri s dans l'ann e civile o 1470 h /an (hors journ es hors saison et fractionnement) 1456 h / an (avec journ es hors saison et fractionnement) pour un agent travaillant de nuit dans le secteur publique.

9 Dans le secteur priv le temps de travail est le m me de jour comme de nuit savoir 1547 h /an. - Le mode de prise en charge des patients dans la structure consid r e : consultations, hospitalisation de jour, de nuit de semaine ou hospitalisation traditionnelle Recommandations pour appr cier les besoins en personnels param dicaux Janvier 2009 9/48 2. Les param tres non r glement s : L'organisation du parcours du malade doit prendre en compte de nombreux param tres. A priori aucun des param tres n est pr pond rant, c est le r sultat de leur analyse qui conduit caract riser un contexte et d duire le nombre de postes de travail n cessaires, pour chacune des cat gories professionnelles (infirmi res, aides soignantes, kin sith rapeutes, ergoth rapeutes, di t ), pour le bon fonctionnement de l entit consid r e (service, unit de soins ..) ; ainsi que leur r partition sur les horaires de travail et/ou les jours de la semaine.

10 Par exemple : une infirmi re matin apr s-midi - nuit ; deux aides soignantes le matin et une l apr s-midi et la nuit, une di t ticienne deux demi journ es par semaine. La liste ci-dessous n est pas exhaustive. Cependant, ces l ments peuvent impacter plus ou moins lourdement l organisation des soins et avoir par cons quent une incidence sur les effectifs n cessaires, aussi bien en qualification qu en quantit , en les majorant ou en les minorant. Par ailleurs, il peut tre utile, en fonction des situations, de comparer deux ou trois organisations identiques, m me si en raison des sp cificit s il n est pas possible dans l absolu de dupliquer une organisation dans un autre tablissement. Cette d marche permet uniquement d avoir des rep res et de se poser des questions en amont particuli rement dans les situations de cr ations de services ou d activit s.