TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN - …

1 1 QU SON LOS EIS? Por: Reynaldo Montelongo Valencia, y El objetivo de este art culo es contestar a la pregunta anterior. Presentar qu son los EIS, sus caracter sticas, ventajas, requerimientos de implementaci n y mostrar la importancia de su utilizaci n en las organizaciones. INTRODUCCI N. Para todos es conocida, la importancia de los SISTEMAS de informaci n en las organizaciones. pero m s importante, es la capacidad de manipulaci n de la informaci n por parte de los usuarios. Para lograr que los SISTEMAS de informaci n apoyen de manera directa en la toma de decisiones, surgen diferentes TIPOS de ellos. (Fig. 1). TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACI NTIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACI NU SOFU N CI NAU T O M AT I Z AR PRO CESO SB SI CO CESART R AN SACCI O N ESM I S( SI ST EM A D E I N FO RM ACI N AD M I N I ST RAT I V O )SAT I SFACCI N D E LAS N ECESI D AD ESD E I N FO RM ACI N.

2 SO PO R T AR O D AR FO RM A A LA EST R AT EGI ACO M PET I T I V A. CU EST I O N AM I EN T OYAN LI SI S(S IS T E M A S D E A P O Y O A D M IN IS T R A T IV O S ) M SS( D SS -EI S -GD SS)( SI S)SI ST EM A S D E I N FO RM A CI N EST RA T GI CO S. 2 Los m s importantes dentro de la toma de decisiones son los que conocemos como SISTEMAS de apoyo a las decisiones (DSS por siglas en Ingl s , Decisi n Support Systems). Sin embargo, de acuerdo al considerado padre de los DSS John F. Rockart, estos han evolucionado, debido a las necesidades de un nuevo tipo de sistema de apoyo a la informaci n ejecutiva (EIS). Lo anterior se debe a un cambio que va desde las inadecuaciones del t pico sistema de informaci n para la administraci n, hasta lo incompleto de los SISTEMAS de soporte a las decisiones.

3 DEFINICI N Y CARACTER STICAS Un EIS (Executive Information Systems) se puede definir como un sistema que presenta informaci n interna y externa, en forma gr fica, que permite profundizar en datos detallados y capacita al usuario para manipular f cilmente la informaci n . El prop sito de un EIS es permitir a los altos ejecutivos accesar datos de inter s, crear informaci n til y agrupar los resultados en una forma clara. En la mayor a de las veces tiende a confundirse el concepto de EIS con el DSS, sin embargo, la diferencia estriba en que los EIS son presentadores de informaci n y van dirigidos a la alta gerencia de la organizaci n. 3 Fig. 2 EISS istema de Informaci n a EjecutivosGerencia AltaSistema de Soporte alas Decisiones (DSS) SISTEMAS Transaccionales(Nivel Operativo)Gerencia MediaGerencia Operativa Los objetivos que persigue un EIS dentro de una organizaci n son los siguientes: Mantener informados a los ejecutivos sobre su divisi n, departamento, empresa y el entorno en que se encuentra.

4 Simplificar y organizar el acceso de la informaci n. Descubrir o identificar problemas que puedan surgir. Generar informaci n acerca del desempe o de sus subordinados. Establecer medidas de eficiencia en los factores cr ticos. Concretamente el sistema es una pir mide de informaci n actualizada con pantallas que se forman indicando cada concepto dentro de un ambiente gr fico y amigable, es decir que el usuario accesa la informaci n seleccionando los datos que requiere. En ocasiones se utilizan indicadores para se alar las situaciones m s importantes de las que el ejecutivo debe de enterarse. Las caracter sticas b sicas que debe de reunir un EIS son: 4 Dise o ad hoc para un ejecutivo en particular. Consolidaci n de la informaci n interna y externa.

5 Dise o altamente gr fico y visual. Debe constituir un term metro para el ejecutivo. Permite al alto ejecutivo realizar inferencias y extrapolaciones. Debe ser sencillo. Debe estar disponible. Debe ser r pido, flexible y adaptable. Las principales ventajas que proporcionan los EIS pueden resumirse en los siguientes puntos: La disponibilidad de informaci n relevante y confiable que representa un ahorro de tiempo para cada ejecutivo, el cual puede dedicar m s tiempo a la planeaci n estrat gica del negocio que a la obtenci n de informaci n. La empresa se asegura que todos sus ejecutivos se enteren de la informaci n m s importante para la toma de decisiones. La implementaci n de los EIS en las organizaciones puede llegar a crear ventajas competitivas, ya que se pueden tomar decisiones m s r pidas y acertadas que la competencia.

6 IMPLEMENTACI N. De acuerdo a John F. Rockart los puntos claves que debemos considerar en la implementaci n de un EIS son: La existencia de un promotor ejecutivo informado y enterado de los SISTEMAS que se involucrar n en el proyecto y desarrollo del sistema. La existencia de un promotor operacional quien se encargar del aspecto t cnico del desarrollo del sistema. Contar con un equipo de trabajo apropiado que consolidar tanto el aspecto t cnico como el de negocios para facilitar la interacci n de los usuarios con el sistema. Contar con la tecnolog a adecuada, seleccionar el software y hardware id neo para el funcionamiento del EIS tomando en cuenta factores como estilo directivo y el entorno. Una administraci n de datos que se encargue de obtener informaci n, procesarla, filtrarla y suministrarla al sistema.

7 Un v nculo claro del EIS y los objetivos del negocio. Administraci n de la resistencia organizacional. Administraci n y seguimiento de la evoluci n del sistema. Cabe se alar que un EIS genera informaci n a partir de datos, pero son los ejecutivos los que deben transformar esta informaci n en conocimiento, con los que podr n efectuar an lisis, extrapolaciones, pron sticos, proyecciones, etc. Fig. 3 IN FO RM A C I NC O N OC IM IE N TOD ATO SDATOSDATOS Por lo tanto, la informaci n en si misma no es suficiente para asegurar el xito del sistema, ya que tambi n es necesario contar con la gente capaz de 6tomar la informaci n obtenida del EIS, procesarla para planear estrat gicamente con un grado de certidumbre y confiabilidad aceptado. Con un EIS, la alta gerencia debe de enfocar su estilo directivo hac a el proceso de interpretaci n de la informaci n y planeaci n por parte de los ejecutivos, es decir, que en las juntas de trabajo ya no se hablar de la informaci n en si misma, si no de lo que cada quien realiz con esa informaci n.

8 CONCLUSIONES. Los SISTEMAS de informaci n ejecutivos (EIS, Executive Information Systems) son presentadores de informaci n que van dirigidos a los altos ejecutivos de la organizaci n, con la finalidad de proporcionar informaci n relevante y oportuna para facilitar el proceso de la toma de decisiones. El xito en la implementaci n de un EIS se basa en contar con el recurso humano y tecnolog a adecuada, las actitudes y habilidades id neas y las necesidades y compromisos de la alta gerencia de la organizaci n. Actualmente ante el entorno cambiante en el que competimos, es necesario crear ventajas competitivas y tomar las decisiones en forma r pida y eficiente, para identificar y desarrollar las reas de oportunidad primero que los competidores, lo que le proporcionar a la organizaci n un mayor crecimiento econ mico y asegurar su permanencia en el mercado.

9 7 BIBLIOGRAF A Cohen Daniel. SISTEMAS de Informaci n para la Toma de Decisiones . Mc Graw Hill 1993. Kuehn, Ralph y Robert A. Fleck Jr. Implementing an EIS is a Large Insurance Corporation. Journal of Systems Management. January 1991. Lucas, Henry Jr. Information Systems Concepts for Management . Mc Graw Hill 1990. Rochester, Jack y David P. Douglas. The New Role for Executive Information System. I/S Analyzer, Vol. 30 , , January 1992. Rockart John F. y David W. Delong . Executive Support Systems. Dow Jones - Irwin, 1988. Wiseman, Charles. Strategic Information Systems. Richard D. Irwin Inc. 1988.