www.mpips.gov.pl

1 Rozporz dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawc w dokumentacji w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z dnia 1 czerwca 1996 r., Nr 62, poz. 286, zmiany: Dz. U. z 2002 r., Nr 214, poz. 1812, Dz. U. z 2003 r., Nr 230, poz. 2293, Dz. U. z 2006 r., Nr 125, poz. 869, Dz. U. z 2009 r., Nr 115, poz. 971). Na podstawie art. 2981 Kodeksu pracy zarz dza si , co nast puje: Rozdzia 1. Dokumentowanie podj cia pracy przez pracownika 1. 1. Pracodawca mo e da od osoby ubiegaj cej si o zatrudnienie z o enia nast puj cych dokument w: 1) wype nionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegaj cej si o zatrudnienie, 2) wiadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokument w potwierdzaj cych okresy zatrudnienia, obejmuj cych okresy pracy przypadaj ce w roku kalendarzowym, w kt rym pracownik ubiega si o zatrudnienie, 3) dokument w potwierdzaj cych kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, 4) wiadectwa uko czenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegaj cej si o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, 5) orzeczenia lekarskiego stwierdzaj cego brak przeciwwskaza do pracy na okre lonym stanowisku, 6) innych dokument w, je eli obowi zek ich przed o enia wynika z odr bnych przepis w.

2 2. Osoba ubiegaj ca si o zatrudnienie mo e dodatkowo przed o y dokumenty potwierdzaj ce jej umiej tno ci i osi gni cia zawodowe, wiadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzaj ce okresy zatrudnienia, obejmuj ce okresy pracy przypadaj ce w innym roku kalendarzowym ni rok, w kt rym pracownik ubiega si o zatrudnienie oraz dokumenty stanowi ce podstaw do korzystania ze szczeg lnych uprawnie w zakresie stosunku pracy. 2a. Pomocniczy wz r kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegaj cej si o zatrudnienie stanowi za cznik nr 1 do rozporz dzenia. 2b. Pracodawca mo e da od pracownika z o enia kwestionariusza osobowego w przypadkach, o kt rych mowa w art. 221 2 Kodeksu pracy. 3. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie sk adanych dokument w. Pracodawca mo e da od pracownika przed o enia orygina w tych dokument w tylko do wgl du lub sporz dzenia ich odpis w albo kopii. 4. Pomocniczy wz r kwestionariusza osobowego dla pracownika stanowi za cznik nr 1a do rozporz dzenia.

3 2. 1. Pracodawca sporz dza umow o prac co najmniej w dw ch jednobrzmi cych egzemplarzach, z kt rych jeden dor cza si pracownikowi, a drugi w cza do jego akt osobowych. 2. Przepis ust. 1 stosuje si odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawc rodzaju umowy o prac zawartej z pracownikiem i warunk w tej umowy. Potwierdzenie to dor cza si pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru. 3. Pomocniczy wz r umowy o prac stanowi za cznik nr 2 do rozporz dzenia. 3. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania si z tre ci regulaminu pracy, a w przypadku okre lonym w art. 29 3 Kodeksu pracy - z informacj , o kt rej mowa w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami dotycz cymi bezpiecze stwa i higieny pracy, z zakresem informacji obj tych tajemnic okre lon w obowi zuj cych ustawach dla um wionego z pracownikiem rodzaju pracy, a tak e z obwieszczeniem, o kt rym mowa w art. 150. Kodeksu pracy. 4.

4 Je eli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w zwi zku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymacj s u bow , przepustk albo inny dokument upowa niaj cy pracownika do przebywania na terenie zak adu pracy lub za atwiania spraw s u bowych poza zak adem. 5. Je eli wiadectwo pracy przed o one przez pracownika zawiera wzmiank o zaj ciu wynagrodzenia za prac , pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadz cego post powanie egzekucyjne oraz pracodawc , kt ry wyda wiadectwo (art. 884 3 Kodeksu post powania cywilnego). Rozdzia 2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy 6. 1. Pracodawca zak ada i prowadzi oddzielne dla ka dego pracownika akta osobowe. 2. Akta osobowe pracownika sk adaj si z 3 cz ci i obejmuj : 1) w cz ci A - dokumenty zgromadzone w zwi zku z ubieganiem si o zatrudnienie, okre lone w przepisach 1 ust. 1 i 2;. 2) w cz ci B - dokumenty dotycz ce nawi zania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) umow o prac , a je eli umowa nie zosta a zawarta na pi mie - potwierdzenie ustale co do rodzaju umowy oraz jej warunk w, a tak e zakres czynno ci (zakres obowi zk w), je eli pracodawca dodatkowo w tej formie okre li zadania pracownika wynikaj ce z umowy o prac , aa) dokumenty dotycz ce wykonywania pracy w formie telepracy, b) pisemne potwierdzenie zapoznania si przez pracownika z przepisami i informacjami okre lonymi w 3 oraz za wiadczenia o uko czeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpiecze stwa i higieny pracy, c) o wiadczenie pracownika b d cego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnie okre lonych w przepisach wymienionych w art.

5 1891 Kodeksu pracy, d) dokumenty dotycz ce powierzenia pracownikowi mienia z obowi zkiem zwrotu albo do wyliczenia si , e) dokumenty zwi zane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, f) o wiadczenia dotycz ce wypowiedzenia pracownikowi warunk w umowy o prac . lub zmiany tych warunk w w innym trybie, g) dokumenty zwi zane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyr nienia oraz wymierzeniem kary porz dkowej, h) pisma dotycz ce udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzy skiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzy skiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezp atnego, ha) dokumenty zwi zane z obni eniem wymiaru czasu pracy, w przypadku okre lonym w art. 1867 Kodeksu pracy, i) orzeczenia lekarskie wydane w zwi zku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, j) umow o zakazie konkurencji, je eli strony zawar y tak umow w okresie pozostawania w stosunku pracy, ja) wnioski pracownika dotycz ce ustalenia indywidualnego rozk adu jego czasu pracy (art.

6 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skr conego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a tak e stosowania do niego systemu czasu pracy, w kt rym praca jest wiadczona wy cznie w pi tki, soboty, niedziele i wi ta (art. 144 Kodeksu pracy), b j ) wniosek pracownika o poinformowanie w a ciwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracownik w pracuj cych w nocy oraz kopi informacji w tej sprawie skierowanej do w a ciwego inspektora pracy, k) korespondencj z reprezentuj c pracownika zak adow organizacj zwi zkow . we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagaj cych wsp dzia ania pracodawcy z t organizacj lub innymi podmiotami konsultuj cymi sprawy ze stosunku pracy, a k ) (uchylona), l) informacje dotycz ce wykonywania przez pracownika powszechnego obowi zku obrony;. 3) w cz ci C - dokumenty zwi zane z ustaniem zatrudnienia, w tym: a) o wiadczenie o wypowiedzeniu lub rozwi zaniu umowy o prac , aa) dotycz ce dania wydania wiadectwa pracy (art. 97 11 Kodeksu pracy) oraz zwi zane z niewyp aceniem pracownikowi ekwiwalentu pieni nego za urlop wypoczynkowy (art.

7 171 3 Kodeksu pracy), b) kopi wydanego pracownikowi wiadectwa pracy, c) potwierdzenie dokonania czynno ci zwi zanych z zaj ciem wynagrodzenia za prac w zwi zku z prowadzonym post powaniem egzekucyjnym (art. 884 2. Kodeksu post powania cywilnego), d) umow o zakazie konkurencji po rozwi zaniu stosunku pracy, je eli strony zawar y tak umow , e) orzeczenia lekarskie wydane w zwi zku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwi zaniu stosunku pracy. 3. Dokumenty znajduj ce si w poszczeg lnych cz ciach akt osobowych powinny by u o one w porz dku chronologicznym oraz ponumerowane; ka da z tych cz ci powinna zawiera pe ny wykaz znajduj cych si w nich dokument w. 4. Pomocnicze wzory pism dotycz cych o wiadcze pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o prac , wypowiedzeniu warunk w umowy o prac oraz rozwi zaniu umowy o prac bez wypowiedzenia stanowi za czniki nr 3-6 do rozporz dzenia. 7. Pracodawca prowadzi dokumentacj dotycz c podejrze o choroby zawodowe, chor b zawodowych, wypadk w przy pracy oraz wypadk w w drodze do pracy i z pracy, a tak e wiadcze zwi zanych z tymi chorobami i wypadkami.

8 8. Pracodawca zak ada i prowadzi odr bnie dla ka dego pracownika: 1) kart ewidencji czasu pracy w zakresie obejmuj cym: prac w poszczeg lnych dobach, w tym prac w niedziele i wi ta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikaj ce z rozk adu czasu pracy w przeci tnie pi ciodniowym tygodniu pracy, a tak e dy ury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecno ci w pracy; w stosunku do pracownik w m odocianych pracodawca uwzgl dnia w ewidencji tak e czas ich pracy przy pracach wzbronionych m odocianym, kt rych wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, 2) imienn kart (list ) wyp acanego wynagrodzenia za prac i innych wiadcze . zwi zanych z prac , 3) kart ewidencyjn przydzia u odzie y i obuwia roboczego oraz rodk w ochrony indywidualnej, a tak e wyp aty ekwiwalentu pieni nego za u ywanie w asnej odzie y i obuwia oraz ich pranie i konserwacj . 8a.

9 Do karty ewidencji czasu pracy pracownika do cza si jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. 9. W sytuacji okre lonej w art. 231 Kodeksu pracy albo w odr bnych przepisach przewiduj cych nast pstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawi zanych przez poprzedniego pracodawc , dotychczasowy pracodawca jest obowi zany przekaza akta osobowe pracownika oraz pozosta dokumentacj w sprawach zwi zanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmuj cemu tego pracownika. 10. Przepisy rozporz dzenia dotycz ce dokumentacji w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownik w zatrudnionych na podstawie umowy o prac stosuje si odpowiednio w razie nawi zania stosunku pracy na podstawie innych akt w ni umowa o prac , z zastrze eniem odr bno ci wynikaj cych z tych akt w. Rozdzia 3. Przepisy przej ciowe i ko cowe 11. W okresie 6 miesi cy od dnia wej cia w ycie rozporz dzenia pracodawcy dostosuj prowadzon dokumentacj w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownik w do przepis w tego rozporz dzenia.

10 12. Rozporz dzenie wchodzi w ycie z dniem 2 czerwca 1996 r. ZA CZNIKI. ZA CZNIK Nr 1. KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJ CEJ SI O ZATRUDNIENIE. 1. Imi (imiona) i nazwisko .. 2. Imiona rodzic w .. 3. Data urodzenia .. 4. Obywatelstwo .. 5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji).. 6. Wykszta cenie .. (nazwa szko y i rok jej uko czenia).. (zaw d, specjalno , stopie naukowy, tytu zawodowy, tytu naukowy). 7. Wykszta cenie uzupe niaj ce .. (kursy, studia podyplomowe, data uko czenia nauki lub data rozpocz cia nauki w przypadku jej trwania). 8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia .. (wskaza okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawc w oraz zajmowane stanowiska pracy). 9. Dodatkowe uprawnienia, umiej tno ci, zainteresowania .. (np. stopie znajomo ci j zyk w obcych, prawo jazdy, obs uga komputera). 10. O wiadczam, e dane zawarte w pkt 1-3 s zgodne z dowodem osobistym seria .. nr .. wydanym przez .. lub innym dowodem to samo ci .. (miejscowo i data) (podpis osoby ubiegaj cej si o zatrudnienie).