Tema 11. Análisis de las necesidades de información ... - UV

1 Biblioteconom a. Segundo cuatrimestre. Curso 2004-2005. tema 11 Profesora asociada: Lourdes Castillo 1 tema 11 . An lisis de las necesidades de informaci n de la organizaci n Conceptos Los flujos de la informaci n en las organizaciones El an lisis de las necesidades de informaci n en los sistemas de informaci n M todos para el estudio de necesidades de informaci n Conceptos Una organizaci n es un sistema sociot cnico compuesto por una serie de subsistemas (humano, de decisi n, estructural, econ mico-tecnol gico, documental, etc.) que deben integrarse y coordinarse para el logro de un objetivo o fin organizativo espec fico.

2 El t rmino organizaci n es m s amplio que el de empresa, ya que comprende tambi n a las organizaciones no lucrativas. La organizaci n es una entidad con sus metas y objetivos, los cuales alcanza con el esfuerzo de un conjunto de especialistas y t cnicos distribuidos en las distintas reas de la estructura de la misma o concentrados en grupos de trabajo. Line define necesidad de informaci n como aquello que un individuo debe poseer para la realizaci n de su trabajo, su investigaci n, su realizaci n . A fines de los 60 se inicia un cambio en el planteamiento de los estudios de necesidades de informaci n.

3 Este cambio supone un enfoque diferente en el estudio del proceso de trasferencia de la informaci n, que cambia desde una concepci n de necesidad de informaci n como un tipo de necesidad f sica (deseo) que acomete a los usuarios, y que los conduce a formular una demanda de informaci n (deseo de informaci n); hasta una situaci n donde el foco de atenci n no es la necesidad de un individuo sino el individuo en s mismo y el individuo dentro de su entorno de trabajo y del papel que all desempe a. Necesidad de informaci n, es por tanto un concepto m s amplio que aquello que demandan los usuarios.

4 Un individuo puede necesitar informaci n que no sabe que existe e incluso que no sabe que necesita. El estudio de las necesidades de informaci n incluye tambi n el de aquellas personas que no formulan peticiones de informaci n y forman parte de la organizaci n. Los estudios de necesidades de informaci n se aplican a todas las reas de la ciencia, la tecnolog a y tambi n en el entorno de las organizaciones. Los estudios de necesidades de informaci n se incluyen con frecuencia bajo la denominaci n gen rica de estudios de usuarios, entendidos como la investigaci n sistem tica de las caracter sticas, necesidades y conducta de los usuarios (reales y potenciales) de los sistemas de informaci n.

5 Biblioteconom a. Segundo cuatrimestre. Curso 2004-2005. tema 11 Profesora asociada: Lourdes Castillo 2 Usuario: son individuos o grupos de personas que enfrentan una realidad que les plantea un problema y que tienen una capacidad para resolverlos, lo que supone la identificaci n de requerimientos de informaci n y la utilizaci n de dicha informaci n. Son quienes definen las pol ticas y productos de un sistema de informaci n. Es un componente activo, participativo y determinante en los sistemas de informaci n. Son quienes utilizan la informaci n para la toma de decisiones o aplicarla en procesos de decisi n.

6 Existen usuarios de distintos tipos. Usuarios reales: personas o instituciones que hacen un uso efectivo de los recursos y servicios de una unidad de informaci n. Pueden ser: Usuarios irregulares o espor dicos Usuarios frecuentes: estos saben lo que necesitan, usan directamente los servicios Usuarios potenciales: aquellos que por diferentes razones no hacen uso de los recursos. Sistema de informaci n: Un sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a un determinado objetivo. Un sistema de informaci n (SI) es una entidad abstracta de la que dependen, en mayor o menor medida, todos los sistemas organizacionales.

7 Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacena, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informaci n a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente. Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicaci n interna entre los diferentes componentes de la organizaci n y l neas telef nicas hasta sistemas de c mputo que generan reportes peri dicos para varios usuarios. Un sistema de informaci n (SI) es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colecci n de datos estructurada seg n las necesidades de la organizaci n, recopilan, elaboran y distribuyen la informaci n (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha organizaci n y para las actividades de decisi n y control correspondientes (decisiones) para desempe ar su actividad de acuerdo a sus objetivos.

8 Un sistema de informaci n est formado por los siguientes componentes: Los procedimientos y pr cticas habituales de trabajo Equipos de soporte La informaci n Las personas Conocimientos Biblioteconom a. Segundo cuatrimestre. Curso 2004-2005. tema 11 Profesora asociada: Lourdes Castillo 3 Usuarios Datos- informaci n-Conocimientos Datos: Observaciones sencillas de hechos reales que se estructuran f cilmente ; se almacenan mediante el uso de tecnolog as ; son cuantificables; se transfieren con facilidad. Demasiados datos hacen m s complicado identificar aquellos que son relevantes.

9 Los datos no tienen significado en s mismo informaci n: Datos dotados de prop sito y pertinencia Requieren de su an lisis Necesitan consenso sobre el significado La intermediaci n humana es imprescindible Mensaje utilizado para representar un hecho o un concepto en un proceso de comunicaci n, con el fin de aumentar los conocimientos (UNE 50-113-92) Normalmente adopta la forma de un documento o alg n tipo de comunicaci n audible o visible Los mensajes tienen un emisor y un receptor Conocimiento: Mezcla de experiencia, valores, informaci n y saber hacer que es til para la acci n. Se origina y aplica en la mente de las personas.

10 Es la capacidad de resolver un determinado problema con una efectividad determinada. El conocimiento existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana. Los conocimientos forman parte de los recursos intangibles de las Los flujos de la informaci n en las organizaciones En las organizaciones existen recursos visibles o tangibles como el capital, los materiales o las m quinas necesarias para llevar a cabo las operaciones diarias, y recursos invisibles o intangibles como la imagen de marca, la habilidad tecnol gica, el dominio de los canales de distribuci n, la informaci n y el conocimiento.