Chapitre 3 - qualiteofficine.univ-lille2.fr

1 Chapitre 3. Proc dure d'archivage en officine 1- Pourquoi ? - Parce que c'est obligatoire. - Parce que la pharmacie d'officine est un m tier risques, pouvant un jour me mener devant les tribunaux. - Pour pouvoir d montrer que la qualit requise par l'activit officinale est obtenue et que le syst me mis en place fonctionne efficacement. - Pour faire face divers types de contr le, inspection ou mise en cause (gagner du temps). 2- Comment ? 2-1- Projet Organiser la gestion des flux papier . 2-1-1- Identification du besoin - L'archivage est l'action de conserver et de classer des documents ne pr sentant plus un int r t imm diat. Archiver, c'est l'ensemble des moyens mis en place pour conserver un document de mani re le rendre facilement accessible dans le futur. - Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support mat riel, produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l'exercice de leur activit.

2 - Les d lais de conservation des documents sont d termin s soit par la loi, soit en fonction des d lais de prescription applicables et des p riodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contr les. Diff rents d lais peuvent tre oppos s aux entreprises. a- Le d lai trentenaire La prescription est trentenaire en mati re civile (article 2262 du code civil). Elle commence courir . compter du jour o l'acte est pass ou, s'il s'agit d'un acte ex cution chelonn e, du jour o il a cess de produire ses effets. Les entreprises sont donc tenues de garder les contrats et les documents relatifs leurs titres de propri t pendant trente ans ou plus, s'il s'agit des contrats . ex cution chelonn e. b- Le d lai de dix ans Les documents et les pi ces justificatives aff rentes aux l ments de la comptabilit des commer ants doivent tre conserv s dix ans.

3 Le d lai de reprise de l'administration est de dix ans en cas d'omissions, d'erreurs ou d'insuffisance d'imposition dans le cas des droits d'enregistrement, de la taxe de publicit fonci re, des droits de timbre et des taxes et redevances assimil es. c- Le d lai de six ans En mati re fiscale, les livres, registres et documents (annexes, pi ces de recettes et de d penses). sur lesquels peut s'exercer le droit de communication, d'enqu te et de contr le de l'administration, doivent tre conserv s pendant un d lai de six ans partir de la date de la derni re op ration mentionn e, ou de la date laquelle le document a t tabli. Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilis pour la conservation des documents, y compris lorsqu'il est magn tique. Il en est de m me des pi ces justificatives d'origine relatives des op rations ouvrant M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l'officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 1.

4 droit d duction en mati re de taxes sur le chiffre d'affaires, des informations chang es entre les entreprises mettrices et r ceptrices d'informations transmises par voie t l matique dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique, la liste r capitulative s quentielle des messages re us et mis et les anomalies ventuelles lors de la t l transmission des factures. d- Le d lai de cinq ans Doivent tre conserv s par l'entreprise pour pouvoir tre pr sent s l'administration fiscale, les documents relatifs son r sultat fiscal des trois ou cinq derni res ann es, en cas de d ficit ant rieur imput sur une de ces trois ou cinq derni res ann es ou en cas d'amortissements diff r s. e- Le d lai de trois ans C'est le d lai g n ral de reprise de l'administration fiscale et le d lai pendant lequel elle peut se faire communiquer : La documentation comptable (livres, registres.)

5 Tablie sur support informatique ;. La documentation relative aux analyses, la programmation et l'ex cution des traitements informatiques. f- Cas particulier : les documents m dicaux En mati re de responsabilit civile professionnelle, la prescription des actions est de 30 ans, et s'agissant d'un enfant, le d lai ne court que de la majorit de celui-ci. De plus, le d lai commence . courir compter du jour o l'acte a cess de produire ses effets (consolidation). Par ailleurs, il n'existe pas de d lai de prescription pour la responsabilit disciplinaire (conseil de l'ordre). Les tableaux ci-dessous indiquent les dur es de conservation des principaux documents. Il faut noter que : Lorsque plusieurs dur es de conservation s'appliquent un m me document, c'est la dur e la plus longue qui a t retenue.

6 La dur e de conservation de certains documents est pr vue au-del de la dur e l gale, ceci en raison de l'int r t durable des documents pour l'entreprise ou pour la recherche historique ;. Les tableaux indiquent galement la forme de conservation des documents (original ou reproduction). DOCUMENTS COMPTABLES. Dur e l gale de conservation Dur e de Code du conservation Forme de Code Travail et sugg r e dans conservation Code Code de des de la l'int r t de Civil Commerce Imp ts S curit l'entreprise Sociale Livres l gaux (livre-journal, grand livre, livre 10 ans apr s dur e de la d'inventaire) et ditions comptables annexes (grands la cl ture de 6 ans original soci t . livres g n raux et auxiliaires, journaux, balances) l'exercice Comptes annuels (bilan, compte de r sultat et dur e de la " " ".)

7 Annexes) soci t . Document d crivant les proc dures comptables dur e de la (lorsqu'il est n cessaire la compr hension du " " ". soci t . syst me). M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l'officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 2. DOCUMENTS SOCIAUX. Dur e l gale de conservation Dur e de Code du conservation Forme de Code Travail et sugg r e dans conservation Code Code de des de la l'int r t de Civil Commerce Imp ts S curit l'entreprise Sociale Registre des titres nominatifs 30 ans apr s dissolution 6 ans illimit e original de la soci t . Statuts et actes de soci t , actes de fusion ou de " " " ". cession Registres souche (actions et obligations) " " " ". Registre des pr sences au conseil d'administration " " " ". Proc s-verbaux des assembl es d'actionnaires " " " ". (registre cot et paraph ).

8 Proc s-verbaux des d lib rations du conseil d'administration, du directoire et du conseil de " " " ". surveillance (registre cot et paraph ). Rapports des g rants, du conseil d'administration ou " " " ". de surveillance ou du directoire Rapports des commissaires aux comptes " " " ". Comptes annuels soumis l'approbation des " " " ". assembl es g n rales Feuilles de pr sence aux assembl es g n rales et 30 ans 6 ans 30 ans ". pouvoirs DOCUMENTS COMMERCIAUX. Dur e l gale de conservation Dur e de Code du conservation Forme de Code Travail et sugg r e dans conservation Code Code de des de la l'int r t de Civil Commerce Imp ts S curit l'entreprise Sociale Dossiers de clients et correspondance commerciale 10 ans 10 ans reproduction 30 ans Contrats commerciaux importants " dur e soci t original (2).

9 Contrats commerciaux g n raux(ex : contrats de 5 ans apr s original coop ration commerciale, g n riques ) expiration Accords industriels " original Commandes fournisseurs 30 ans " 10 ans original Commandes clients " " " ". Transport : tous documents int ressant le Service de Douanes (lettre de voiture, facture, feuille de 10 ans (code des " 6 ans original chargement, connaissement, billet de bord, avis douanes: 3 ans). d'exp dition, ordreM moires du DUE M moires du DUEC Qualit l'officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2. de livraison) 3. PIECES COMPTABLES JUSTIFICATIVES. Dur e l gale de conservation Dur e de Code du conservation Forme de Code Travail et sugg r e dans conservation Code Code de des de la l'int r t de Civil Commerce Imp ts S curit l'entreprise Sociale Investissements Contrats d'acquisition et de cession de biens dur e de la 30 ans 10 ans 6 ans original fonciers et immobiliers soci t.

10 Contrats et documents concernant les participations dur e de la (bulletins de souscription, registres de transfert, 30 ans " " ". soci t . d clarations notari es). Contrats divers Contrats de pr ts, d'emprunts et d'avances 10 ans . compter de 6 ans 10 ans ou plus original la fin du contrat Contrats d'assurance " " " ". Contrats de leasing " " " ". March s " " " ". original/repro Factures fournisseurs " " 10 ans duction Factures clients " " " ". Bons de commande, bons de r ception et de " " " ". livraison Documents bancaires " " " ". Fiscalit . D clarations d'imp ts (IS, IR) 3 ans (1) 10 ans reproduction D clarations et calculs de TVA " 10 ans reproduction Autres imp ts, taxes et droits " 10 ans reproduction DOCUMENTS RELATIFS AUX LOCAUX. Dur e l gale de conservation Dur e de Code du conservation Forme de Code Travail et sugg r e dans conservation Code Code de des de la l'int r t de Civil Commerce Imp ts S curit l'entreprise Sociale Dernier V rification des extincteurs rapport Illimit (*) original Dernier Maintenance portes automatiques Illimit (*).