CODIGO: 60.038.01-009-10 CARACTERIZACION DE …

1 Caracterizaci n Proceso: P gina 1 de 10 Cod Fto: CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE LA CONTABILIDAD CODIGO: Fecha: 23/10/2012 Reviso y Aprob : COORD. GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO GESTION DE LA CONTABILIDAD COORDINADOR GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA SOPORTE PROPOSITO Implementar las pol ticas y un sistema integral de informaci n contable del Instituto que garantice la oportuna preparaci n, consolidaci n y an lisis de la contabilidad general y de presupuesto, los estados contables del instituto b sicos para establecer indicadores de gesti n, la rentabilidad y la productividad que evidencia la realidad financiera y econ mica de la entidad.

2 Acorde con el plan general de contabilidad p blica, la ley de presupuesto, ley de carrera administrativa y normas legales vigentes, garantizando el cumplimiento de la Constituci n, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas t cnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000 ALCANCE Aplica para todas las transacciones realizadas por el Instituto, para cumplir con las obligaciones contra das. PROVEEDOR O PROCESO FUENTE ENTRADAS DOCUMENTOS Y REGISTROS PHVA ACTIVIDADES DEL PROCESO (METODOS- DOCUMENTOS) RESPONSABLES SALIDAS DOCUMENTOS Y REGISTROS PUNTOS DE CONTROL CLIENTE PROCESO QUE REQUIERE LA SALIDA Clientes Gesti n de contabilidad NORMA ISO-9001:2000 REQUISITOS Necesidades de los clientes y los diferentes procesos relacionados P PLANIFICACION Y DOCUMENTACION DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO.

3 GESTION DE LA CONTABILIDAD Participar en la elaboraci n de los Procedimientos, registros, caracterizaci n, Mapa de procesos y en general los diferentes documentos del proceso con el fin de lograr su eficaz implementaci n y mantenimiento en el Participar en la definici n de metas financieras. COORDINADOR GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA Procedimientos. Registros. Mapa de Procesos. Documentos del relacionados con el proceso Cuadro de Indicadores de Gesti n. Plan de acci n. Listado maestro de Documentos. Listados de distribuci n Acto administrativo de adopci n.

4 Documentos originales firmados GESTI N DE LA CONTABILIDAD PLANEACI N, MEJORA Y ADMINISTRACI N DEL Gesti n gerencial y Estrategia Empresarial. Planificaci n, Mejora y administraci n del Misi n, Visi n, Pol tica, Objetivos de calidad, Plan de implementaci n y mejoramiento del , direccionamiento de la gerencia H IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES DEL INSTITUTO PARA EL COORDINADOR GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA Reorganizaci n operativa, conocimiento y apropiaci n de la Pol tica de calidad, objetivos, misi n y visi n del instituto por parte de los funcionarios.

5 Misi n, vision , Pol tica de calidad, manual de calidad actualizado y conocido por el area contable GESTI N DE LA CONTABILIDAD Caracterizaci n Proceso: P gina 2 de 10 Cod Fto: PROVEEDOR O PROCESO FUENTE ENTRADAS DOCUMENTOS Y REGISTROS PHVA ACTIVIDADES DEL PROCESO (METODOS- DOCUMENTOS) RESPONSABLES SALIDAS DOCUMENTOS Y REGISTROS PUNTOS DE CONTROL CLIENTE PROCESO QUE REQUIERE LA SALIDA -DIAN -Alcald a de Bucaramanga -C mara de Comercio -Proveedores -Calendario Tributario y Contable -Facturas de Proveedores -Contratos P PLANEACI N GESTI N CONTABLE procedimiento.

6 Proceso contable Al comienzo del a o la Jefe de Contabilidad y la auxiliar contable hacen la planeaci n de vencimientos tributarios en el formato CRONOGRAMA DE INFORMES Y OBLIGACIONES DEL AREA CONTABLE POR VIGENCIA teniendo en cuenta las fechas fijadas por los organismos correspondientes para el pago de Impuestos (Retenci n en la Fuente, IVA, Declaraci n de Renta, Presentaci n de Medios Magn ticos), Seguridad Social (EPS, ARP, AFP, Cajas de Compensaci n Familiar), permisos de funcionamiento (Industria y Comercio), y otras obligaciones contra das por la organizaci n, teniendo en cuenta las fechas establecidas por estas entidades.

7 En caso de que estas entidades no tengan definidas fechas de pago, IDESAN, cancelar estas cuentas, dependiendo de las condiciones de pago pactadas, del tipo de proveedor o de la disponibilidad de recursos. Igualmente, determina las fechas para la entrega de los soportes e informes contables, con el fin de optimizar el manejo interno de la contabilidad y evitar sanciones que perjudiquen la empresa. COORDINADOR GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA -Calendario Contable -Pagos de las obligaciones CRONOGRAMA DE INFORMES Y OBLIGACIONES DEL AREA CONTABLE POR VIGENCIA GESTI N DE LA CONTABILIDAD GERENCIA TESORER A Todos los procesos del Calendario Contable Estado de Cuenta de Proveedores H PAGO OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y CONTABLES Una vez coordinados los pagos de las diferentes obligaciones contra das por la organizaci n, seg n las fechas fijadas en el Calendario Contable.

8 Se procede a la elaboraci n de los Comprobantes de Pago, los cuales son aprobados por la Gerencia COORDINADOR GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA TESORERO Comprobantes de Egreso Facturas y/o Cuentas de Cobro Formatos de Pago de Impuestos Autoliquidaci n de Pago de Seguridad Social Obligaciones canceladas a proveedores, contratistas y otras entidades. Registros de pagos de obligaciones archivados, legalizados, sellados. DIAN ALCALD A DE BUCARAMANGA C MARA DE COMERCIO PROVEEDORES CLIENTES PROVEEDORES Cuentas de Cobro, Facturas.

9 Soportes enviados por las oficinas gestoras y /o supervisores de contratos -Facturas de compra -Cuentas de Cobro -Contratos -Chequeras H COMPROBANTES DE PAGO Esta actividad se realiza de acuerdo con el procedimiento: Registro de compras de productos o servicios y cancelaci n de facturas y otras obligaciones se reciben las facturas y se revisa que cumplan los requisitos exigidos por la Ley. Se ingresan al sistema para su pago posterior, de acuerdo a las condiciones pactadas. COORDINADOR GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA TESORERO Comprobante de egreso.

10 NC- Nota Contable. Soportes enviados por las oficinas gestoras y /o supervisores de contratos Sistema Xeo. Revisiones coord. grupo gesti n financiera y administrativa CAPITACI N, COLOCACI N Y ADM N. DE RECURSOS FINANCIEROS. GESTI N DE LA CONTABILIDAD. GESTI N GERENCIAL Y ESTRATEGIA EMPRESARIAL. Capitaci n, colocaci n y adm n. De recursos Financieros Soportes de transacciones del d a. H COMUNICACIONES ENTRE MODULOS CAPTACIONES CONTABILIDAD Esta actividad se realiza de acuerdo con el procedimiento: COORDINADOR GRUPO GESTI N FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA TESORERO Bolet n diario de caja.