Dienstwagen - wilhelm-data.de

1 Dienstwagen Sie stellen Ihren Arbeitnehmern, dazu z hlt auch der Gesellschafter-Gesch ftsf hrer, betriebliche Fahrzeuge zur Verf gung. Werden diese Fahrzeuge nur f r berufliche Fahrten genutzt, m ssen Sie hier keine steuerlichen Besonderheiten beachten. Meist werden Ihre Arbeitnehmer ein solches Fahrzeug aber auch zu privaten Zwecken nutzen, und Sie bernehmen dann diese Kosten. Sp testens dann sollten Sie an die Lohnsteuer denken. Was Sie bei der berlassung von betrieblichen Fahrzeugen (meist bezeichnet als Dienst-, Firmen- oder Gesch ftswagen) beachten sollten, welche steuerlichen Folgen sich hieraus f r Sie und Ihre Arbeitnehmer ergeben und wie Sie diese vermeiden k nnen, finden Sie nachfolgend.

2 Das sind die Themen: - Betriebsausgaben oder Werbungskosten - Fahrtenbuch-Methode oder 1 %-Regelung - Geldwerter Vorteil f r Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsst tte - Mitarbeiter beteiligt sich an Anschaffungskosten - Kfz-Nutzungsvertrag 1. Betriebsausgaben/ Werbungskosten Das Fahrzeug geh rt zum steuerlichen Betriebsverm gen Kosten f r Fahrzeuge, die zum steuerlichen Betriebsverm gen geh ren, sind Betriebsausgaben. In vielen F llen werden diese Fahrzeuge, wenn es sich um Pkws handelt, sowohl vom Arbeitgeber selbst wie auch von den Arbeitnehmern genutzt. Doch gerade diese gemischte Nutzung eines Fahrzeugs ist immer wieder Grund f r Reibereien zwischen dem Finanzamt und dem Steuerzahler, sei es als Arbeitgeber/Unternehmer oder als Arbeitnehmer.

3 Die private Nutzung Gleichg ltig wer ein betriebliches Fahrzeug privat nutzt, der Wert der Nutzung schl gt sich auf das Einkommen und damit auf die Einkommen- oder Lohnsteuer nieder. Beim Unternehmer wirkt sie Gewinn erh hend Nutzen Sie selbst oder eine dritte, nicht bei Ihnen angestellte Person das Fahrzeug zu privaten Zwecken, wird der schon vorgenommene Betriebsausgabenabzug per Saldo wieder r ckg ngig gemacht. Die auf diese privaten Fahrten entfallenden anteiligen Kosten werden gewinnerh hend zugerechnet. Dies kann zum einen durch einen pauschalen Ansatz, der so genannten 1 %-Regelung (vergleichbar mit der Arbeitnehmer-Regelung) geschehen, oder aber durch die konkreten, auf die privaten Fahrten entfallenden anteiligen Kosten nach einer genauen Methode entsprechend der Fahrleistung.

4 Beim Arbeitnehmer wirkt sie Lohn erh hend Nutzt dagegen Ihr Arbeitnehmer ein von Ihnen gestelltes betriebliches Fahrzeug f r private Zwecke, bleibt der Betriebsausgabenabzug bei Ihnen unver ndert, auch wenn Sie die Kosten der privaten Fahrten tragen. Hier ndert sich nur am Arbeitslohn des Arbeitnehmers etwas. Die berlassung des betrieblichen Fahrzeugs wird als geldwerter Vorteil in Form eines Sachbezugs dem Arbeitslohn hinzugerechnet. Diese Regelung wird auch f r die F lle der Fahrzeugnutzung durch den GmbH-Gesch ftsf hrer bernommen. Der Betriebsausgabenabzug bei der GmbH bleibt unver ndert, w hrend sich der Arbeitslohn beim Gesch ftsf hrer entsprechend erh ht.

5 2. Berufliche Fahrten des Arbeitnehmers Ihr Mitarbeiter macht die beruflichen Fahrten mit dem Privat-Pkw Sind Ihre Arbeitnehmer verpflichtet, ausw rts t tig zu werden, m ssen sie entweder ihr eigenes Fahrzeug oder ffentliche Verkehrsmittel nutzen oder Sie als Arbeitgeber stellen ihnen einen Dienstwagen zur Verf gung. Bei der Benutzung des arbeitnehmereigenen Fahrzeugs werden Sie meist verpflichtet sein, dem betreffenden Arbeitnehmer die entstandenen Kosten f r diese Fahrten zu erstatten. Praxis-Tipp: Wie Ihre Mitarbeiter die tats chlichen Kosten f r ihr Fahrzeug ermitteln k nnen, finden Sie in der Formulierungshilfe: Dienstwagen Fahrzeuggesamtkosten am Ende dieses Beitrags.

6 Gleichg ltig welchen Kilometersatz Sie Ihren Arbeitnehmern erstatten: Der erstattete Betrag bleibt bei Ihnen als Betriebsausgabe abzugsf hig. Sie k nnen Ihren Arbeitnehmern auch einen ber 0,30 /km oder dem tats chlichen Kilometersatz liegenden Betrag erstatten. Allerdings wird der bersteigende Betrag beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn gewertet und der Lohnsteuer unterworfen. 2 Erstattungsm glichkeiten: Sie zahlen Pauschalbetr ge .. Sie k nnen die beruflich gefahrenen Kilometer mit einem pauschalen Betrag erstatten. Dabei sollten Sie aber beachten, dass diese Erstattungen nur dann steuerfrei bleiben, wenn Sie den beim Arbeitnehmer als Werbungskosten abzugsf higen Kilometersatz von 0,30 nicht berschreiten.

7 Oder tats chliche Kosten Sie haben aber auch die M glichkeit, die auf die beruflichen Kilometer entfallenden anteiligen tats chlichen Kosten zu ersetzen. Der Arbeitnehmer kann diese Fahrtkosten alternativ als Werbungskosten in seiner Steuererkl rung geltend machen. Praxis-Tipp: Zur Erstattung der tats chlichen Kosten ist allerdings erforderlich, dass der Arbeitnehmer Ihnen oder im Fall des Werbungskostenabzugs dem Finanzamt eine Einzelberechnung der tats chlichen Kosten vorlegt. Sie m ssen dann in Erstattungsf llen die Berechnung als Beleg zum Lohnkonto nehmen. Die Alternative zur Erstattung von Kilometers tzen: berlassen Sie ein Firmenfahrzeug berlassen Sie Ihren Arbeitnehmern ein zum Betriebsverm gen geh rendes Fahrzeug, sind die auf dieses Fahrzeug entfallenden Kosten auf jeden Fall als Betriebsausgaben zum Abzug zugelassen.

8 Daran ndert auch die Tatsache nichts, dass Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug f r private Zwecke mitbenutzt. Die Korrektur der auf private Zwecke entfallenden anteiligen Kosten wird dann nicht bei Ihnen im Rahmen Ihrer Gewinnermittlung vorgenommen, sondern direkt bei demjenigen, der in den Genuss dieses Vorteils kommt, bei Ihrem Arbeitnehmer. Bei ihm geh rt der Wert dieser privaten Mitbenutzung zum Arbeitslohn und unterliegt daher der Lohnsteuer, wenn er das Fahrzeug f r die folgenden Fahrten benutzt: - Privatfahrten - Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsst tte - Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsf hrung 3.

9 Privatfahrten So berechnen Sie die private Mitbenutzung korrekt Sobald Sie einem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Nutzung berlassen, wird das Finanzamt auch eine private Mitbenutzung annehmen. Wollen Sie und Ihr Arbeitnehmer diese Annahme entkr ften, sollte f r das berlassene Fahrzeug ein Fahrtenbuch gef hrt werden. Die gleiche Annahme gilt nat rlich bei dem betrieblichen Fahrzeug, das Sie als Arbeitgeber/Unternehmer selbst nutzen. Daher werden die Methoden f r die Berechnung der privaten Fahrleistung auch in beiden F llen vom Grundsatz her gleich vorgenommen. Entscheidend f r den Ansatz eines geldwerten Vorteils ist f r die Finanzverwaltung die objektive Betrachtungsweise.

10 Subjektive Elemente spielen keine Rolle. Es kommt also nicht darauf an, - ob sich Ihr Arbeitnehmer ein billigeres Fahrzeug angeschafft h tte, wenn ihm nicht das Firmenfahrzeug berlassen worden w re, - ob Ihr Arbeitnehmer aufgefordert wurde, einen Firmenwagen zu nutzen ( als Autoverk ufer ein Fahrzeug mit teurer Sonderausstattung), obwohl er privat lieber einen Kleinwagen fahren w rde. Objektiver Ma stab Diese subjektiven Elemente l sst das Finanzamt bei der Bewertung des geldwerten Vorteils au en vor. Ber cksichtigt wird lediglich die objektive Bereicherung. Und die richtet sich stets am tats chlich benutzten Fahrzeug aus.