FORMULAR FÜR DIE ABRECHNUNG VON …

1 FORMULAR F R DIE ABRECHNUNG VON VERPFLEGUNGSMEHRAUFWENDUNGEN Name des Reisenden: _____ Abrechnungszeitraum Vom _____ bis _____ ( ) T a g Abreise W= Wohnung A=Arbeitsst tte R ckkehr Std Ziel oder Land um 24h Kunde Veranstaltung T gitkeit / Zweck VMA In Euro W A Zeit W A Zeit Ort / Land 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 _____ _____ _____ BETRAG.

2 _____ Datum Abrechnungserstellung Unterschrift Mitarbeiter Unterschrift Vorgesetzter FORMULAR F R DIE ABRECHNUNG VON VERPFLEGUNGSMEHRAUFWENDUNGEN Diese Information erhebt keinen Anspruch auf Vollst ndigkeit sowie auf rechtliche Beratung. Sie dient lediglich der Orientierung. Verbindliche Ausk nfte erteil Ihnen die f r Sie zust ndige Finanzverwaltung oder Steuerberater. Stand 01/2009 Ausw rtst tigkeit Seit Anfang 2008 gelten neue Regeln f r die ABRECHNUNG betrieblicher Reisen. Neu ist unter anderem, dass das neue Reisekostenrecht nur noch eine Reiseart kennt: Eine berufliche Ausw rtst tigkeit liegt vor, wenn jemand vor bergehend au erhalb der Wohnung und der regelm igen Arbeitsst tte beruflich t tig wird.

3 Eine regelm ige Arbeitsst tte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten T tigkeit des Arbeitnehmers. Handelt es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers, so ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer diese Einrichtung im Jahresdurchschnitt mindestens einmal die Woche aufsucht. Fahrtkosten Fahrtkosten mit einem betrieblichen Fahrzeug werden grunds tzlich als Betriebsausgaben behandelt. Werden die Fahrten mit einem privaten Fahrzeug durchgef hrt, k nnen je Fahrtkilometer entweder Pauschalen oder die tats chlichen nachgewiesenen Kosten geltend gemacht werden.

4 Die Pauschalen betragen: 0,30 bei einem PKW, erh ht um 0,02 f r die Mitnahme weiterer Personen 0,13 bei einem Motorrad oder Motorroller 0,08 bei einem Moped oder Mofa 0,05 bei einem Fahrrad Mit diesen Pauschbetr gen sind s mtliche mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen gew hnlichen Aufwendungen wie Versicherungen, Steuern, Reparaturen und sonstige laufende Kosten abgegolten. Nicht abgegolten sind die Aufwendungen, die au ergew hnlich und nicht vorhersehbar sind, wie beispielsweise Unfallsch den im Rahmen der Ausw rtst tigkeit. Diese sind separat abzugsf hig. Werden bei Reisen ffentliche Verkehrsmittel benutzt, k nnen die tats chlichen Fahrtauslagen ( Bahnfahrkarten, Flugtickets, Taxiquittungen etc.)

5 Gegen Nachweis angesetzt werden. Die Wahl des Verkehrsmittels steht dem Reisenden grunds tzlich frei. Verpflegungsmehraufwendungen Der Mehraufwand f r Verpflegung anl sslich einer Ausw rtst tigkeit im Inland kann abh ngig von der Abwesenheitszeit von der Wohnung bzw. regelm igen Arbeitsst tte nur in H he von folgenden Verpflegungspauschbetr gen geltend gemacht werden: Abwesenheitspauschbetrag bei mindestens 8 Stunden 6,00 mindestens 14 Stunden 12,00 mindestens 24 Stunden 24,00 F r Auslandsreisen werden j hrlich l nderspezifische Pauschbetr ge von der Finanzverwaltung festgesetzt.

6 Falls der Reisende im Rahmen der Ausw rtst tigkeit unentgeltliche Mahlzeiten erh lt ( von einem Gesch ftspartner zum Essen eingeladen wird), erfolgt keine K rzung der Pauschalen. Verpflegungsmehraufwendungen f r dieselbe Ausw rtst tigkeit k nnen h chstens f r einen Zeitraum von drei Monaten geltend gemacht werden. bernachtungskosten Die bernachtungskosten des Unternehmers k nnen zuk nftig nur noch in H he der tats chlich entstandenen und nachgewiesenen Kosten ( Hotelrechnung) geltend gemacht werden. Die bernachtungspauschale von 20 bzw. die jeweilige Auslandspauschale kann jedoch weiterhin im Rahmen des steuerfreien Ersatzes durch den Arbeitgeber geltend gemacht werden.

7 Wie bisher schon kann innerhalb derselben Ausw rtst tigkeit die Abrechnungsart gewechselt werden. Da eine Hotel bernachtung oftmals ein Fr hst ck oder gar ein Mittag- bzw. Abendessen mitumfasst, ist die Hotelrechnung um die anteiligen Kosten f r Mahlzeiten zu k rzen. Kann der Wert der Mahlzeiten den Hotelrechnungen nicht entnommen werden, so sind Hotelrechnungen welche einen Gesamtpreis f r Unterkunft und Verpflegung ausweisen, f r ein Fr hst ck um 20 %, und f r ein Mittag- oder Abendessen um je 40 % der jeweiligen vollen Verpflegungspauschalen zu k rzen, die an dem jeweiligen bernachtungsort gelten.

8 Reisenebenkosten Ebenfalls ansatzf hig sind tats chlich entstandene Reisenebenkosten, soweit diese mit Belegen nachgewiesen werden k nnen. Hier sind insbesondere Kosten der Gep ckaufbewahrung, Parkplatzgeb hren, Kosten f r Stra enmaut, Telefonkosten oder Kosten f r eine Reisegep ckversicherung zu nennen. Umsatzsteuer Umsatzsteuerlich kann die Vorsteuer grunds tzlich nur aus tats chlich entstandenen Kosten geltend gemacht werden, welche durch ordnungsgem e Rechnungen nachgewiesen sind. Eine Geltendmachung von Vorsteuern aus Pauschalen ist dagegen nicht m glich. Zu beachten ist, dass eine ordnungsgem e Rechnung unter anderem nur dann vorliegt, wenn diese auf den Unternehmer bzw.

9 Das Unternehmen ausgestellt ist. Dies bedeutet, dass sich auch Arbeitnehmer auf Reisen entsprechende Rechnungen auf ihren Arbeitgeber ausstellen lassen m ssen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150,00 kann die Angabe des Unternehmers oder Unternehmens als Leistungsempf nger entfallen.