DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ET …

1 Audit Conseils Travaux d'Expertise Comptable Inscrite au tableau de l'ordre des Experts Comptables r gion Paris Ile-de-France. Commissaire aux comptes Cie de Versailles Si ge social / 16, rue du Bois - 78390 Bois d'Arcy Courrier, correspondance, contact / 57, rue de la commune - 93300 Aubervilliers mail : DUREE DE C ON SERVAT I ON DES DOC UMEN T S E T DELAI S DE PRESC RIPTI ON La loi impose aux entreprises de conserver un certain nombre de DOCUMENTS . Ces DOCUMENTS archiv s peuvent vous permettre d'ailleurs de faire la preuve de vos droits ou d' tablir le contenu d'une obligation votre charge.

2 Mais la masse des DOCUMENTS administratifs, juridiques et comptables est telle que vous vous interrogez peut- tre sur l'opportunit d'un grand nettoyage. C'est pourquoi nous avons fait le point de vos obligations l gales en la mati re. Voici les principaux DOCUMENTS que vous devez tout prix pr server de votre l gitime tentation de faire le vide. Attention, cette pr sentation n'est pas exhaustive. Hormis les pi ces comptables et les DOCUMENTS sociaux, certains autres DOCUMENTS doivent en effet tre pr cieusement archiv s (1).

3 Nous conseillons de prolonger les d lais de prescription d une ou deux ann es, afin de couvrir certaines prescriptions plus longues, comme par exemple dans certains cas la prescription fiscale, qui peut s av rer plus longue que la prescription commerciale. Les DOCUMENTS comptables Les commer ants doivent conserver le livre-journal, le grand livre, le livre d' inventaire , pendant 5 ans compter de la date de la derni re op ration qui y est enregistr e. La loi du 17 juin 2008 r duit de dix cinq ans le d lai de la prescription commerciale.

4 Les comptes annuels bilan, comptes de r sultat et annexes doivent tre conserv s en original 6 ans (au minimum) compter de la date de cl ture de l'exercice consid r . Si vos DOCUMENTS comptables sont tenus sur des livres cot s et paraph s, ils doivent tre conserv s sous cette forme. Si ces livres sont tenus sur des DOCUMENTS informatiques crits, ils doivent tre conserv s sur support informatique les 3 premi res ann es, et sur tout support au choix du commer ant les ann es suivantes (listing, microfilms, microfiches, disquettes, bandes magn ).

5 Les factures Vos factures clients doivent galement tre conserv es pendant 5 ans compter de la date de cl ture de l'exercice sur lequel elles ont t comptabilis es. La loi du 17 juin 2008 r duit de dix cinq ans le d lai de la prescription commerciale. Action d'une entreprise contre un particulier : d lai r duit deux ans Le double qui vous est destin peut tre archiv , sur microfilms ou microfiches par exemple. Vos factures fournisseurs, v ritables pi ces comptables justificatives, doivent tre conserv es pendant 5ans compter de la date de cl ture de l'exercice de comptabilisation.

6 Par prudence, conservez toujours les originaux de vos factures fournisseurs. Car de toute mani re, celles qui vous ont donn droit d duction de TVA doivent tre conserv es pendant 3 ans en original pour tre transmises, le cas ch ant, l'Administration fiscale. Ce d lai peut- tre port six ans dans des situations tr s sp cifiques. Les factures relatives l'achat de biens figurant dans votre bilan doivent tre conserv es durant : 3 ans apr s l'ach vement de la p riode d'amortissement, IMPORTANT : dans les relations avec vos clients, archiver les seules factures n'est pas suffisant.

7 Conservez toujours les bons de commande, et surtout les bons de livraison, sign s par vos clients. Ils sont indispensables pour prouver le bien-fond d'une facture ou l'acceptation d'une clause de r serve de propri t . Apr s avoir obtenu la condamnation d'un d biteur : d lai de dix ans .. Lorsqu'une entreprise a obtenu un titre ex cutoire (en pratique, une condamnation d finitive) l'encontre d'un de ses d biteurs, elle ne peut poursuivre l'ex cution de ce titre que pendant dix ans (sauf si, cas th orique, l'action en recouvrement de la cr ance constat e dans le titre se prescrit par un d lai plus long) (loi 91-650 du 9 juillet 1991, art.)

8 3-1). Les principaux DOCUMENTS sociaux Le livre de paie peut tre conserv sous forme num rique, mais il convient de disposer d un dispositif de sauvegarde et d archivage qui permettra une restitution avec des logiciels, ordinateurs et syst mes d exploitation diff rents. Il doit tre conserv sous cette forme, en tant que pi ce comptable, pendant 5 ans compter de la date de sa cl ture (2). Les bulletins de paie sont des pi ces justificatives de comptabilit qui doivent galement tre conserv es en copie pendant 5 ans, compter de l'exercice de comptabilisation.

9 L'original du registre unique du personnel doit, lui, tre conserv pendant 5 ans compter de la date de sa cl ture(2). Enfin, le double des bordereaux des cotisations sociales est conserver pendant 5 ans compter du paiement. DOCUMENTS juridiques Les statuts de soci t d'origine et, le cas ch ant, modifi s, le registre des proc s-verbaux cot s et paraph s, le registre et les DOCUMENTS relatifs aux actions, parts sociales, tre conserv s 5 ans compter de la liquidation. Les actes de propri t immobili re ou de bien figurant au bilan doivent tre conserv s perp tuellement, les contrats commerciaux 5 ans compter de leur terme et les contrats avec des non commer ants 5 ans compter de leur terme.

10 Si vous tenez votre livre de paie et votre registre unique du personnel sur informatique, vous devez d clarer ce fichier nominatif la Commission Nationale Informatique et Libert (CNIL) sous peine de sanction p nale (amende de F et/ou emprisonnement de 3 ans). Prescription fiscale Principes g n raux La prescription fiscale est de 3 ans apr s la d claration des revenus pour l'imp t sur le revenu et l'imp t professionnel. Ce d lai est ramen deux ans en cas d adh sion un centre de gestion. Le d lai de prescription peut tre allong jusqu dix ans dans certaines situations (non d p t des d clarations) Il en est de m me pour les droits de succession et l ISF.